Informatyzacja, digitalizacja, cyfryzacja to słowa odmieniane obecnie w przedsiębiorstwach przez wszystkie przypadki. Wszyscy potrzebują, wszyscy chcą, wszyscy deklarują gotowość, wszyscy się boją. A boją się przede wszystkim dlatego, że statystyki nie zachęcają.
W zależności od wybranego zakresu wdrożenia i obszarów biznesowych, wskaźniki sukcesu wdrożeń systemów informatycznych rzadko przekraczają 50%. Oczywiście klienci najchętniej obarczają za to winą nierzetelnych dostawców (a takich również nie brakuje). Ja uważam, że przyczyny zazwyczaj leżą w działaniach podejmowanych jeszcze przed wyborem dostawcy, a dokładniej podczas przygotowywania się do projektu. Poniżej postaram się wskazać kilka obszarów zagrożeń, których unikanie znacząco zwiększa szansę na poprawienie wskaźników sukcesu.
Mierz siły na zamiary, czyli pułapka podstaw
Początki zawsze są entuzjastyczne. Zastanawiając się nad zmianą rozwiązania informatycznego w firmie, często od razu myślimy o efektach i w łatwy sposób potrafimy je zwizualizować. Wykorzystując system sprzed 10 lat, który utrzymywany jest na serwerze tylko trochę wydajniejszym od współczesnych smartfonów (a cała konfiguracja funkcjonuje jeszcze głównie dzięki niezwykłej sile woli naszego informatyka), przystępujemy do projektowania rozwiązania informatycznego, którego nie powstydziłby się Amazon w 2035 roku. To oczywiście przejaskrawienie, ale w moim odczuciu dość wiernie oddające nagminnie występującą sytuację – chcemy wprowadzać rozwiązania, na które nie jesteśmy gotowi. Wbrew pozorom finanse są tu najmniejszym problemem, bo o ich pozyskanie w dzisiejszych czasach wcale nie jest aż tak trudno. Dlatego zanim przystąpisz do informatyzacji jakiegokolwiek procesu biznesowego, zadaj sobie kilka pytań:
- Czy wiem jak ten proces powinien przebiegać?
- Czy wiem jak faktycznie przebiega?
- Jakie dane z tego procesu gromadzę?
- Gdzie i w jakiej formie je ewidencjonuję?
- Co mierzę w tym procesie?
- Jakie dane są potrzebne do podjęcia decyzji w tym procesie?
Dopiero pozyskanie tej wiedzy pozwoli Ci określić, w jakim stopniu Twoja organizacja jest gotowa do digitalizacji danego obszaru i w jakim stopniu będzie możliwe zautomatyzowanie go.
Co łysemu po grzebieniu, czyli pułapka celu
Posiadasz odpowiednią wiedzę potrzebną do rozpoczęcia projektu? Świetnie! Pora odpowiedzieć sobie na najważniejsze pytanie, które pojawia się w każdym projekcie informatycznym (bez wyjątku) – po co właściwie go realizujemy? Niezmiennie zadziwia mnie, jak rzadko udaje się uzyskać jakąkolwiek odpowiedź na to pytanie, i to zarówno ze strony klientów, jak i dostawców, wykraczającą poza stwierdzenie, że „celem projektu jest wdrożenie systemu”. Jeśli chcesz odnieść sukces – zdefiniuj czym on jest i upewnij się, że wszyscy uczestnicy projektu rozumieją go w ten sam sposób. Firma, która wdraża dany system i realizuje projekt, powinna skupić się na tym, aby przedsiębiorstwo działało lepiej, szybciej, taniej i dostarczało większą wartość swoim klientom. Samo odfajkowanie wdrożenia kolejnego systemu informatycznego to za mało.
Przerost formy nad treścią, czyli pułapka zakresu
Pułapka zakresu wynika głównie z braku określonego celu wdrożenia, czyli z punktu poprzedniego. Jeśli już wiesz co chcesz osiągnąć, projektując zakres wdrożenia – skupiaj się na punktach, które to umożliwiają. Przy każdej nowododawanej, niejednokrotnie bardzo pracochłonnej funkcjonalności, sprawdź, czy rzeczywiście przybliża Cię ona do celu. Zadawaj sobie pytania także w trakcie wdrożenia:
- ile zarobisz na dodatkowej funkcjonalności?
- ile będzie kosztować jej wdrożenie?
Funkcjonalności, dla których nie znajdziesz uzasadnienia – wykreślaj bez litości. A jeśli sam wykreślasz – pilnuj też tego u innych.
Pańskie oko konia tuczy, czyli pułapka kontroli
Ludzie mają naturalną tendencję do ułatwiania sobie życia. Wielokrotnie spotykałem się z rozszerzaniem zakresu projektu przez pracowników, którzy chcieli zautomatyzować pewne żmudnie wykonywane czynności (np. przygotowanie specyficznego raportu). Po zgłębieniu tematu okazywało się, że wymagany jest on raz w roku, a łączna pracochłonność ręcznego przygotowania go to kilkanaście godzin roboczych. Czy na pewno warto na jego automatyzację wydawać nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych?
Przyzwyczajenie drugą naturą człowieka, czyli pułapka rutyny
Ostatni aspekt utrudniający wdrożenie i określenie celów to rutyna. Ludzie boją się nowych rozwiązań, dlatego nie tylko sami ich nie poszukują aktywnie, ale także często krytykują pomysły i chęci innych osób. A przecież nie chcesz wprowadzać nowych rozwiązań po to, aby działać według starych przyzwyczajeń. Ważne jest zatem, aby na każdym kroku edukować pracowników – pokazywać, że zmiana wcale nie musi oznaczać czegoś złego.
Co dwie głowy to nie jedna, czyli pułapka samodzielności
Jak to wszystko osiągnąć? Najprościej wybierając odpowiedniego partnera biznesowego. Odpowiedniego, czyli takiego, który będzie z Tobą konstruktywnie rozmawiał o tym, co chcesz uzyskać, a nie jedynie bezrefleksyjnie przyjmował zamówienia na realizację Twoich pomysłów. Jeśli Twój partner zamyka się w biurze i po kilku miesiącach oddaje gotowy projekt wdrożeniowy tzn., że nie wykonał podstawowego zadania – nie poznał Twojej organizacji, nie poznał Twoich celów, nie wie czego oczekujesz od systemu. Bez współpracy obu stron, opartej na licznych analizach, warsztatach, konsultacjach, zostaniesz z kolejnym mało użytecznym narzędziem zamiast fundamentu, na którym możesz dalej rozwijać swój biznes.
