Rynek systemów wspierających workflow w Polsce jest mocno nasycony. Istnieją zarówno rozwiązania specjalizowane, wyłącznie w zakresie obiegu i akceptacji faktur, jak i systemy elektronicznego obiegu dokumentów i ich archiwizacji. Dostępne są także odrębne platformy, które wspierają nie tylko obieg dokumentów i prace z nim związane, lecz także dostarczają dodatkowe funkcje. Są to np. analityka zarządcza (BI), zarządzanie projektami, kontroling.
Producenci systemów klasy ERP starają się odpowiadać na potrzeby przedsiębiorstw w zakresie obiegu dokumentów. W tym celu wprowadzają do swojej oferty rozwiązania modułowe. Te z kolei najczęściej są okrojone funkcjonalnie w porównaniu z aplikacjami dedykowanymi. Jest to jednak niewątpliwie atrakcyjna alternatywa dla tych przedsiębiorstw, które operują na małym wolumenie dokumentów i/lub zainteresowanych zarządzaniem „prostym” procesem obiegu dokumentów.
Zapraszamy do zapoznania z najnowszym numerem BPC GUIDE: Inteligentne zarządzanie dokumnetacją
Comarch, jako jedyna firma informatyczna z pierwszej dziesiątki zestawienia „Najwięksi dostawcy systemów ERP w 2020 roku” opublikowanym w tegorocznym raporcie Computerworld TOP200, osiągnęła dwucyfrowy wzrost sprzedaży. W 2020 roku przychody w tym segmencie wzrosły o 11%
i osiągnęły wartość 240,8 mln złotych, co dało firmie drugie miejsce wśród producentów rozwiązań do zarządzania przedsiębiorstwem w Polsce.
Comarch po raz pierwszy w historii osiągnął lepszy wynik sprzedaży systemów ERP niż firma SAP. Na dalszych pozycjach są m.in. Unit4 Polska, Sage i IFS. Firma utrzymuje dobry wynik również w 2021 roku
i po pierwszych sześciu miesiącach odnotowuje nadal dwucyfrowy wzrost sprzedaży oprogramowań klasy ERP.
Coraz silniejsza pozycja Comarch to efekt konsekwentnie realizowanej od wielu lat strategii inwestycji w innowacje (najwyższe nakłady na wydatki R&D w zestawieniu Computerworld TOP 200), rozwoju oferty odpowiadającej na potrzeby przedsiębiorstw w dobie pandemii koronawirusa, rosnącego popytu ze strony średnich i dużych firm na realizację projektów ERP oraz sprzedaży systemów dostępnych w Chmurze Comarch, która w pierwszym półroczu 2021 urosła o prawie 40%.
- Poprawiamy swoją pozycję w zestawieniu dostawców systemów ERP przygotowanym przez redakcję magazynu Computerworld. Przez kilka lat zajmowaliśmy trzecie miejsce, a rok 2020 był przełomowy
i zdobyliśmy srebrny medal. Myślę, że w 2021 roku sięgniemy po mistrzowski tytuł, bo jesteśmy w bardzo dobrej kondycji. W pierwszych miesiącach tego roku utrzymujemy dwucyfrowy wzrost, stąd ta ambitna prognoza pozycji w przyszłorocznym raporcie – zapowiada Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes zarządu Comarch oraz dyrektor Sektora ERP.
Comarch od kilkunastu lat notuje nieprzerwany wzrost sprzedaży w sektorze rozwiązań ERP. Spółka planuje dalszy rozwój w segmencie systemów do zarządzania przedsiębiorstwem, realizując przyjętą na najbliższe lata strategię. Plan biznesowy zakłada kilka podstawowych elementów: większy nacisk na zastosowanie sztucznej inteligencji i aspekt UX w systemach klasy ERP, dalszy rozwój usług chmurowych oraz działalność w segmencie e-commerce.
– Intensywnie pracujemy nad rozwojem istniejących oraz nowych systemów informatycznych. Stale inwestujemy w prace badawczo-rozwojowe z obszaru szerszego zastosowania technologii sztucznej inteligencji, tak aby systemy ERP były wiarygodniejszym wsparciem dla przedsiębiorców przy podejmowaniu decyzji biznesowych oraz pozwalały na automatyzację jeszcze większej ilości procesów z obszaru zarządzania w firmie. Kontynuujemy rozbudowę ofertę narzędzi informatycznych dla branży
e-commerce. To segment, który mocno rozwinął się w czasie pandemii koronawirusa i zwyczaj robienia zakupów online z pewnością się utrzyma. Chcemy być firmą innowacyjną, dzięki tak dobrym wynikom stać nas na inwestycje w autorskie rozwiązania – podkreśla Zbigniew Rymarczyk.
W 2020 roku Comarch wydał na działania R&D 263 mln złotych, z czego 75,5 mln złotych zostało przeznaczonych na rozwój nowych rozwiązań w systemach klasy ERP.
Stabilnym filarem biznesu Comarch jest również sprzedaż rozwiązań informatycznych w modelu chmurowym, co pokazują wyniki zestawienia w kategorii „Największy dostawca usług w modelu cloud”
w tegorocznej edycji raportu Computerworld TOP200 – firma zajęła w nim pierwsze miejsce. Comarch stale rozwija ofertę systemów dostępnych w chmurze oraz rozbudowuje własne ośrodki przetwarzania danych. W modelu cloud przedsiębiorcy mogą zakupić wszystkie rozwiązania producenta.
– Przedsiębiorcy coraz chętniej wybierają systemy dostępne w chmurze z kilku prostych powodów, m.in.: eliminuje to wydatki inwestycyjne związane z zakupem infrastruktury serwerowe i koszty pracy informatyków, zapewnia znacznie większy poziom bezpieczeństwa danych niż lokalne serwerownie oraz daje mobilność i możliwość pracy zdalnej. Jak duże jest zainteresowanie chmurą ze strony polskich firm usługami cloudowymi pokazują wyniki sprzedaży produktów i usług sektora ERP w modelu cloud, która
w pierwszym półroczu 2021 roku wzrosła o prawie 40 procent w porównaniu z 2020 – mówi Zbigniew Rymarczyk.
Aktualnie, po 20 latach konsekwentnego rozwoju biznesu cloud computing, z systemów do zarządzania przedsiębiorstwem dostępnym w Chmurze Comarch korzysta ponad 28 tys. firm.
Przedsiębiorstwa produkcyjne często pytają, jak wygląda typowe wdrożenie systemu ERP. Prawda jest taka, że wszystkie wdrożenia ERP 4FACTORY różnią się od siebie w szczegółowym zakresie, ale wszystkie rozpoczynają się od zaangażowania dostawcy wdrażającego rozwiązanie oraz wewnętrznych zespołów biznesowych i IT przedsiębiorstwa. Wybór odpowiedniego oprogramowania ERP jest bardzo ważną decyzją, potrzeba więc dużo czasu na szerokie i głębokie analizy, aby wiedzieć, który z systemów jest najlepszy funkcjonalnie dla danej firmy. Równie ważna jest łatwość wdrożenia i to, jak szybko można reagować na zmiany lub czynniki zakłócające działalność w trakcie i po wdrożeniu. Jak w przypadku każdego większego projektu, określenie planu strategicznego i właściwe przygotowanie jego realizacji jest kluczowym warunkiem sukcesu wdrożenia.
Jakie są kroki wdrożenia systemu ERP 4FACTORY?
Firma QAD stworzyła strategię zwaną Effective On Boarding (EOB), która sprawia, że wdrożenie jest tak szybkie i efektywne, jak to jest tylko możliwe. Na każdym etapie, zespoły wdrożeniowe wewnętrzne i zewnętrzne, dokonują przeglądu realizacji wszystkich kamieni milowych, wyników i zobowiązań. Raportują postępy, odnotowując wszelkie wyzwania i problemy. EOB obejmuje skuteczną metodologię: szybkie narzędzia wdrożeniowe oraz wstępnie zdefiniowane standardowe procesy branżowe i instrukcje robocze, które pozwalają na zwinną i skuteczną transformację cyfrową przedsiębiorstw. QAD i jedyna autoryzowana firma wdrożeniowa w Polsce – DSR S.A., zapewniają normatywne podejście i szybkie uaktualnienia przy wdrożeniach dla firm o niższej złożoności procesów biznesowych oraz dostosowane i skalowalne podejście dla firm o bardziej złożonych strukturach.
Kluczowe etapy wdrożenia systemu ERP 4FACTORY:
Zaangażowanie
Podczas pierwszego kroku angażujemy strony przedsięwzięcia tzn. firma wdrożeniowa DSR wraz ze swoimi konsultantami biznesowymi ustala z firmą wdrażającą oczekiwania i wymagania systemu, definiuje zakres prac oraz określa czas, koszty i zasoby potrzebne do wdrożenia. Następnie oba zespoły zobowiązują się na piśmie do konkretnego zakresu prac, który stanowi podstawę projektu wdrożeniowego.
Planowanie
Następny etap to wybór członków zespołów i rozpoczęcie projektu. Obejmuje on planowanie szczegółowe z zaangażowaniem wszystkich grup interesariuszy oraz formowanie zespołu projektowego. Zespół opracowuje plan z określeniem projektowych kamieni milowych i oczekiwanych rezultatów, a także identyfikuje wszytkie potrzebne zasoby z firm wdrożeniowej i wdrażającej.
Na tym etapie uzgadnia się i tworzy struktury zarządzania projektem, takie jak komitet sterujący i odpowiednie procesy dotyczące kontroli zmian w projekcie czy zarządzania ryzykiem.
Projektowanie
Następnie organizowane są warsztaty procesów biznesowych. QAD Adaptive ERP posiada wbudowane mapy procesów dostosowane do najlepszych praktyk w głównych branżach produkcyjnych, na przykład w branży urządzeń medycznych, motoryzacyjnej, żywności i napojów, towarów pakowanych, itp. Procesy te zawierają również dopasowane i szczegółowe instrukcje pracy dla każdego etapu procesu.
Podczas warsztatów dotyczących procesów biznesowych sprawdzane jest, jak ściśle przedsiębiorstwo wdrażające przestrzega tych standardowych procesów branżowych. W niektórych przypadkach, przedsiębiorstwa mogą mieć procesy, które różnią się od standardów branżowych lub mogą być całkowicie pozbawione niektórych z nich. QAD Adaptive ERP może wypełnić te luki, co wiąże się z alternatywnymi konfiguracjami procesów lub projektowaniem rozszerzeń systemu przez ekspertów DSR. Zespół DSR zbiera również specyficzne wymagania firmy wdrażającej dla wszelkich usług dodatkowych, takich jak interfejsy do innych systemów, elektroniczną wymianę dokumentów (ang. Electronic Data Interchange – EDI), e-fakturowanie, itp. Wykonuje prace techniczne, aby uwzględnić te usługi dodatkowe.
Na koniec warsztatów dotyczących procesów biznesowych, uzgodniony jest zakres funkcjonalny systemu ERP 4FACTORY na poziomie kroków procesu i instrukcji roboczych. Następnie konfigurowane jest oprogramowanie QAD Adaptive ERP z tymi krokami procesu i odpowiednio zmieniane szczegółowe instrukcje pracy, aby spełnić specyficzne wymagania każdej firmy.
Odbywają się również warsztaty techniczne w celu identyfikacji wszystkich struktur danych oraz ewentualnego czyszczenia i migracji tych już istniejących. Do systemu ładowane są również dane statyczne.
Testowanie
Firma DSR przeprowadza dwa testy oprogramowania CRP (ang. Conference Room Pilot):
- Testuje cały system i przechodzi przez proces testowania z zespołami funkcjonalnymi firmy wdrażającej. Testy CRP są procesem identyfikacji i rozwiązywania błędów. DSR przeprowadza kompleksowe przejście przez każdy proces, aby zarejestrować wszystko, co nie działa, sporządza projekt rozwiązania i zobowiązuje się do dotrzymania terminu rozwiązania. Pierwszy zestaw testów CRP trwa zazwyczaj około trzech lub czterech tygodni.
- Po przejściu pierwszej serii testów CRP, zespoły spotykają się ponownie w celu przeprowadzenia tego samego procesu rozwiązywania błędów – na tym etapie spodziewana jest bowiem znacznie mniejsza ilość błędów. DSR identyfikuje, czy jakiekolwiek rozszerzenia wymagają korekty. Z doświadczenia QAD i DSR wynika, że to właśnie w tym momencie niektóre przedsiębiorstwa zastanawiają się nad tym, jak bardzo ich działania są zgodne z tymi zaprojektowanymi w QAD Adaptive ERP i mogą dokonać zmian operacyjnych. Zespół projektowy nadal reaguje aktywnie na wszelkie problemy wynikające z testów CRP.
Następnie przeprowadzane są testy akceptacyjne użytkowników oprogramowania UAT (ang. User Acceptance Testing), które prowadzą do wprowadzenia danych i uruchomienia systemu. Testy akceptacyjne użytkowników obejmują rzeczywistych użytkowników i operatorów, a także liderów funkcjonalnych. Podczas UAT, lista potencjalnych problemów powinna być stosunkowo niewielka i możliwa do opanowania. Zespół rozwiązuje problemy w cyklu UAT tak, aby na koniec cyklu nie było żadnych krytycznych lub znaczących problemów. Z naszego doświadczenia wynika, że na koniec UAT zespół może mieć do rozwiązania kilka drobnych problemów, na przykład dotyczących układu ekranów, które nie mają wpływu na harmonogram go-live. Zakończenie UAT prowadzi do podjęcia decyzji typu go/no-go.
Wdrażanie
Po zakończeniu UAT, zespół planuje ostateczne przeniesienie danych (ang. cut-over) i uruchomienie systemu (ang. go-live). DSR przygotowuje szczegółowy plan, kiedy zatrzymać stary system (najlepiej w piątek) i uruchomić nowy (najlepiej w poniedziałek), z okresem krótkiego przestoju w czasie weekendu, kiedy dane dynamiczne są przenoszone i ładowane do wdrożonego systemu (dane statyczne zostały już przeniesione i załadowane kilka razy przed tym krokiem).
Podczas go-live, DSR wprowadza okres wysoce skoncentrowanej opieki i wsparcia klienta, znany jako „hyper-care”. Zespół projektowy przekazuje obsługę QAD Adaptive ERP do zespołu wsparcia i pracuje nad rozwiązaniem wszelkich problemów. W zależności od złożoności zaangażowania, może to trwać od jednego do czterech tygodni. Ostatecznie, zespoły chcą zakończyć opiekę nad systemem i przejść w stan regularnego wsparcia, z systemem w pełni przekazanym firmie wdrażającej. Dla projektów wdrożeń z wieloma zakładami, DSR tworzy model bazowy jako część projektu procesu biznesowego, a następnie przeprowadza CRP. Potem uruchamiany jest pilotaż w głównym zakładzie lub w dwóch lub trzech mniejszych powiązanych zakładach i przeprowadza się analizę „fit-gap”, aby zidentyfikować krytyczne lokalne wymagania w stosunku do modelu bazowego. Te luki, po uzgodnieniu, są odpowiednio konfigurowane/rozszerzane, a pilotażowy cykl UAT i cut-over zakończony. Na koniec projektu pilotażowego powstaje harmonogram wdrożenia, w którym kroki te są powtarzane w kolejnych zakładach.
Po zakończeniu okresu “hyper-care”, DSR przeprowadza obszerny przegląd poprojektowy, aby zidentyfikować wszelkie wyciągnięte wnioski, podkreślić sukcesy projektu i określić ilościowo osiągnięte cele. Zespół przeprowadza szeroko zakrojoną kontrolę, aby upewnić się, że zakładane korzyści biznesowe są realizowane.
Podstawowy warunek sukcesu wdrożenia ERP 4FACTORY
Wdrożenie ERP 4FACTORY kończy się sukcesem, gdy firmy wdrożeniowa i wdrażająca współpracują ze sobą w sposób otwarty i przejrzysty. Zespoły muszą postrzegać udaną implementację ERP jako partnerstwo biznesowe. Podążając za opisanymi 5 krokami procesu wdrożenia QAD Adaptive ERP, przedsiębiorstwa produkcyjne zyskują skuteczne i skalowalne rozwiązanie, pomagające w cyfrowej transformacji, koniecznej zwłaszcza w obecnych czasach dynamicznych zmian rynkowych.
Artykuł powstał w oparciu o materiały QAD Inc. i DSR S.A.