Archiwum Autora: admin

Dostęp do rzetelnych informacji jest istotnym czynnikiem w nowoczesnym i szybkim zarządzaniu przedsiębiorstwem. Rynek potrzebuje narzędzi do przekrojowego analizowania przedsiębiorstwa nie tylko w obszarze finansów.

W dzisiejszych czasach sama informacja z obszaru finansów to zbyt mało. Analizy wielowymiarowe są zaawansowanym narzędziem analitycznym przeznaczonym dla kadry zarządzającej, która w łatwy sposób chce zebrać wszystkie informacje w jednym miejscu. Widzimy potrzebę zestawiania danych z różnych obszarów w tym w szczególności z produkcji oraz logistyki.  Całość oparta jest na zasadzie działania kostki OLAP, gdzie w szybki i prosty sposób można tworzyć dowolne jej układy. Ważną kwestią jest również możliwość pracy na wcześniej zamodelowanych modelach danych, bez potrzeby korzystania z zewnętrznych aplikacji.

Stąd nasza oferta na MAAT Analizy Wielowymiarowe, które doskonale wpisują się w potrzeby rynku. Są narzędziem autorskim, które bezpośrednio integruje się z naszym systemem MAAT. Dzięki temu użytkownicy systemu mogą w szybki i prosty sposób tworzyć dowolne kombinacje danych w oparciu o rzeczywiste informacje wcześniej zarejestrowane w systemie. Użytkownicy posiadają możliwość doczytywania dodatkowych danych za pomocą wcześniej przygotowanych tablic w EXCELU. Oprócz tego istnieje możliwość eksportu danych w formie tabeli przestawnej. Analizy prezentowane są w sposób tabelaryczny z zastosowaniem mechanizmu drill-down.

Takie rozwiązanie pozwala na analizę informacji syntetycznej i analitycznej jednocześnie.  Elastyczność i łatwość obsługi to nie jedyne jego zalety. Kluczowa funkcjonalność została skupiona na rzetelnej  i przekrojowej informacji z każdego modułu w systemie. Jeśli dane są zarejestrowane to możemy je w dowolny sposób obrabiać. 

Każdy użytkownik w dowolnej chwili może interaktywnie zmieniać zakres przeglądanej informacji, oraz wskazać, jakie wymiary chce analizować i w jakiej kolejności. Każda analiza może być wyeksportowana w postaci tabeli przestawnej do arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel.

Daje to ogromne możliwości przekazywania raportów dla kadry zarządczej bez konieczności udostępniania interfejsu sytemu. Każdy, kto dostanie taką analizę może ją przetwarzać w trybie offline bez konieczności łączności z systemem.

Analizy mogą być również prezentowane w formie standardowych raportów przesyłanych na drukarkę. Układ informacji na tych raportach jest w pełni definiowalny przez użytkownika.

Moduł MAAT Analizy Wielowymiarowe stanowi doskonałe narzędzie do generowania własnych raportów bez konieczności udziału konsultantów. Każdy użytkownik po krótkim przeszkoleniu, może samodzielnie definiować raporty na potrzeby firmy. Zachęcam do skorzystania z naszego doświadczenia, oprogramowania i pomocy. Dostęp do rzetelnych danych jest na wyciągnięciu ręki. 

Jedynie umowa, odpowiednio zabezpieczająca w zakresie prawnym przedsiębiorcę oraz przygotowana w sposób należyty analiza przedwdrożeniowa pozwoli zminimalizować ryzyka prawne związane z procedurą zakupową systemów informatycznych.

DOKŁADNIE OPISZ PRZEDMIOT UMOWY

Momentem, w którym winno nastąpić określenie przedmiotu umowy (obejmującego m.in. sposób i harmonogram wdrożenia, przeprowadzenia szkoleń oraz usług serwisowych) jest okres, w którym następuje kształtowanie zapisów umownych. Sytuacja, w której jedna ze stron dwa lata po zawarciu umowy występuje z żądaniem jej zmiany w zakresie poszczególnych zobowiązań wchodzących w przedmiot umowny świadczy jednoznacznie o błędach popełnionych na wstępnym etapie, wynikających niejednokrotnie z działania pod presją czasu, braku wizji biznesowej, uzgadniania zmian bez zachowania formy pisemnej (np. ustnie) lub też po prostu braku wsparcia działu prawnego. 

Wskazać zatem należy, iż przedmiot umowy winien zostać opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. Jednocześnie zwrócić należy uwagę na występujące przy opisie przedmiotu umowy zwroty „w szczególności”, „między innymi”, które tworzą katalog otwarty zobowiązań i mogą w rezultacie stanowić instrument interpretacyjny służący rozszerzaniu przedmiotu umowy. Bezpiecznym rozwiązaniem z punktu widzenia każdej ze stron jest zatem dokładne opisanie zobowiązań umownych, bądź to w jej tekście, bądź w załączniku do niej.

Powyższe staje się istotne zwłaszcza w kontekście należytego określenia sposobu rozliczania świadczonych usług wspomagających proces nabycia systemu informatycznego np. możliwe jest ich rozliczenie za całokształt lub  godzinowe. 

Nadto podkreślić należy, czego świadomości przedsiębiorcy nie mają, iż dopuszczalność zmian określonych umów jest przez prawo co do zasady niedopuszczalna (dotyczy to umów zawieranych w trybie zamówień publicznych). 

Zatem wskazania wymaga potwierdzony w praktyce fakt, że niezwykle istotne dla późniejszego okresu realizacji umowy jest uprzednie należyte, szczegółowe i jednoznaczne dokonanie analizy przedwdrożeniowej, uwzględniającej zapewnienie integralności wszystkich systemów informatycznych przedsiębiorcy. Tylko bowiem prawidłowa analiza „przed” będzie skutkowała pełną satysfakcją przedsiębiorcy ze wdrożonego rozwiązania informatycznego „po”.

PRAWA AUTORSKIE – SKALA NIEUDOLNOŚCI PRZEDSIEBIORCÓW

Odnosząc się do ochrony prawnoautorskiej, strony muszą przede wszystkim określić, czy w wyniku zawarcia umowy ma dojść do przeniesienia autorskich praw majątkowych do systemu informatycznego, czy też jedynie umożliwienie do korzystania z niego, a zatem udzielenie licencji na system informatyczny.

Powyższe ustalenie to jednakże dopiero początek w sferze unormowania zagadnień prawnoautorskich. Przedsiębiorcy bowiem wielokrotnie nie precyzują pól eksploatacji systemów informatycznych (lub precyzują je wadliwie), co może prowadzić nawet do niemożności uruchomienia tego systemu (np.: w sytuacji wyłączania możliwości zwielokrotniania programu i tworzenia jego kopii zapasowych). Wyjątkowo kosztowna może być również kwestia nieunormowania w umowie zagadnienia przeniesienia praw autorskich do kodu źródłowego. Brak dostępu do kodu źródłowego może bowiem stanowić istotne praktyczne ograniczenie np. w rozwoju oprogramowania.

Analiza umów zawieranych przez przedsiębiorców generalnie (także np.: w inwestycjach budowlanych, nawet przy projekcie EURO 2012) wskazuje, iż kwestia prawnoautorska jest wielokrotnie pomijana, zapewne z uwagi na brak kompetencji przedsiębiorców a w rzeczywistości jest to jedno z najważniejszych zagadnień, które strony stosunku cywilnoprawnego winny unormować.

PODSUMOWANIE

Z powyższych rozważań należy zapamiętać jedną, zasadniczą kwestię. Jedynie umowa, odpowiednio zabezpieczająca w zakresie prawnym przedsiębiorcę oraz przygotowana w sposób należyty analiza przedwdrożeniowa pozwoli zminimalizować ryzyka prawne związane z procedurą zakupową systemów informatycznych. Próba przeprowadzenia tegoż procesu bez udziału działu prawnego wielokrotnie kończy się niepowodzeniem, co praktyka i skala spraw sądowych pokazuje dosyć często.

Oprogramowanie „pudełkowe”.

W tym przypadku klient kupuje duże narzędzie, które posiada szereg mechanizmów mających wspierać zespół IT klienta w samodzielnym projektowaniu formularzy i procesów. Narzędzia takie dają szeroką możliwość dostosowania do potrzeb organizacji, ale ze względu na swoją złożoność konieczne będzie pozyskanie w organizacji wysoko specjalistycznej wiedzy. Wdrożenie tego typu rozwiązania wiąże się najczęściej z koniecznością zakupu dużo droższej licencji niż w przypadku oprogramowania specjalistycznego. 

Oprogramowanie „dedykowane”.

Tworzenie nowego systemu, dokładnie pod potrzeby klienta to bardzo kosztowne przedsięwzięcie, daje ono jednak możliwość budowania systemu bez żadnych ograniczeń. Takie podejście ma uzasadnienie w przypadku, gdy nasze wymagania biznesowe nie mogą być zrealizowane przy pomocy dostępnych na rynku rozwiązań. Realizacja tego typu projektu wymaga solidnego i doświadczonego partnera technologicznego. 

Outsourcing wiedzy i technologii.

Korzystając z tego modelu klient w ramach miesięcznego abonamentu ustalonego z dostawcą otrzymuje dostęp do specjalistycznej wiedzy jak i do technologii dostawcy. Wdrażanie obiegu dokumentów w ten sposób pozwala na rozłożenie kosztów w czasie. Klient płaci tylko i wyłącznie za zrealizowaną pracę. W tym modelu może wypożyczać wszystkie zasoby potrzebne do realizacji wdrożenia, od analityków, programistów, testerów i szkoleniowców, na help desku i wsparciu kończąc. W efekcie klient otrzymuje rozwiązanie „szyte na miarę” korzystające z gotowych komponentów oraz przygotowanych specjalnie dla niego mechanizmów. Jest to ciekawa alternatywa dla organizacji, które nie chcą rozwijać własnych działów IT, ale chcą mieć możliwość realizacji swoich specyficznych potrzeb. 

Rozwiązania chmurowe i outsourcing wiedzy i technologii.

W mojej opinii rynek systemów do elektronicznej obsługi dokumentów będzie rozwijał się w kierunku rozwiązań chmurowych i outsourcingu wiedzy i technologii. Ze względu na ograniczone
możliwości dostosowania, rozwiązania chmurowe przeznaczone będą przede wszystkim dla mniejszych firm.

Natomiast outsourcing wiedzy i technologii sprawdzi się w przypadku dojrzałych organizacji, których specyfika działania daje im na rynku przewagę konkurencyjną i które potrzebują odpowiednio dostosowanych, wysoko wyspecjalizowanych narzędzi informatycznych.

Żródło: BPC GUIDE-LISTOPAD/GRUDZIEŃ 2016 str. 14

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu do obiegu dokumentów, ponieważ ogrom dokumentów w pewnym momencie nas przerósł i nie było możliwości, żeby móc je wszystkie wydajnie obrabiać. Mieliśmy problemy przede wszystkim z szybkim identyfikowaniem i akceptacją dokumentów, a także z dostępem do dokumentów przekazanych do archiwum.

Przed wybraniem systemu trzeba było się zastanowić, czego dokładnie oczekujemy od takiego rozwiązania. 

Oglądaliśmy cztery różne oferty, aż w ostatnim momencie na jednej z konferencji Synergy Poland dostaliśmy kontakt do jednego z dostawców, który posiadał prawie idealne dla nas rozwiązanie. Nasze wymagania przedstawione dostawcy rozwiązania, zostały wcześniej skonsultowane i przygotowane przede wszystkim z działem księgowości i kontrolingu. Po zatwierdzeniu koncepcji rozwiązania, zdecydowaliśmy się na wdrożenie. 

Dla nas istotne było to, że narzędzie, które wybraliśmy nie jest przesadnie rozbudowane, jest w pełni konfigurowalne i przejrzyste. 
Dodatkowym wymogiem była współpraca z kontrolerem domeny. System w swojej podstawowej formie praktycznie spełniał już wszystkie nasze oczekiwania, a otwarta architektura dająca możliwość przyszłej rozbudowy, była dodatkowym atutem rozwiązania. 

Z uwagi na to, że dokument musi „przejść” przez całą ścieżkę akceptacji, istotne jest, aby osoby uczestniczące w tym procesie, miały do dyspozycji tylko te opcje zarządzania dokumentem, które wynikają z roli w ścieżce akceptacji.

Ważna była możliwość akceptacji lub przekazania dokumentu z powiadomieniem mailowym, możliwość odrzucenia oraz opcja wprowadzania komentarzy na bieżąco. 

Nie skorzystaliśmy z modułu OCR, służącego do rozpoznawania tekstu w czasie rzeczywistym. 

Oglądaliśmy podobne rozwiązania na rynku i stwierdziliśmy, że przy naszej ilości dokumentów, proces OCRowania dokumentu zajmuje tyle samo czasu co ręczne wprowadzenie danych z faktury do systemu. Niewykluczone, że w przyszłości skorzystamy z OCR oraz oznaczania dokumentów kodem kreskowym. 

Stworzyliśmy swego rodzaju macierz, gdzie definiowaliśmy wszystkie obiegi które aktualnie funkcjonowały w firmie. 

Dane te zostały zweryfikowane i zoptymalizowane, a następnie przeniesione i zamodelowane w systemie. Następnie uruchomiliśmy system testowy, do którego zaczęliśmy wprowadzać dokumenty. 

Cały proces implementacji systemu w firmie trwał około trzech miesięcy.

Rozpoczęliśmy od wdrożenia modułu do dokumentów przychodzących, dopiero później wdrożyliśmy moduł, który jest odpowiedzialny za kierowanie wszelkiego rodzaju umowami. W planach mamy przeniesienie do systemu kolejnych typów dokumentów.

Adaptacja z systemem nie stanowiła większego problemu. 

Wcześniej nie posiadaliśmy żadnego systemu informatycznego zarządzającego dokumentami. Po okresie testowym rozwiązania, odbyliśmy szkolenia, jednak obecne rozwiązanie jest na tyle przejrzyste i czytelne, że adaptacja pracowników z systemem nie stanowiła większego problemu. Posiadamy również wsparcie techniczne dostawcy systemu.

U nas nie było takiej sytuacji i pracownicy niemal natychmiastowo rozpoczęli pracę przy użyciu nowego narzędzia. 

Przed wprowadzeniem systemu, obieg dokumentów odbywał się ręcznie. Każdy dokument musiał być dostarczony do odpowiedniej komórki, opisany i zatwierdzony, a następnie przekazany do następnego działu. Do tego celu było wykorzystywane pomieszczenie gdzie odkładano dokumenty dla każdego adresata.

Wdrożenie pozwoliło wyeliminować problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów oraz wprowadziło nową jakość w tym zakresie.

Źródło: BPC GUIDE – MAJ/CZERWIEC 2017