Jedynie umowa, odpowiednio zabezpieczająca w zakresie prawnym przedsiębiorcę oraz przygotowana w sposób należyty analiza przedwdrożeniowa pozwoli zminimalizować ryzyka prawne związane z procedurą zakupową systemów informatycznych.
DOKŁADNIE OPISZ PRZEDMIOT UMOWY
Momentem, w którym winno nastąpić określenie przedmiotu umowy (obejmującego m.in. sposób i harmonogram wdrożenia, przeprowadzenia szkoleń oraz usług serwisowych) jest okres, w którym następuje kształtowanie zapisów umownych. Sytuacja, w której jedna ze stron dwa lata po zawarciu umowy występuje z żądaniem jej zmiany w zakresie poszczególnych zobowiązań wchodzących w przedmiot umowny świadczy jednoznacznie o błędach popełnionych na wstępnym etapie, wynikających niejednokrotnie z działania pod presją czasu, braku wizji biznesowej, uzgadniania zmian bez zachowania formy pisemnej (np. ustnie) lub też po prostu braku wsparcia działu prawnego.
Wskazać zatem należy, iż przedmiot umowy winien zostać opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. Jednocześnie zwrócić należy uwagę na występujące przy opisie przedmiotu umowy zwroty „w szczególności”, „między innymi”, które tworzą katalog otwarty zobowiązań i mogą w rezultacie stanowić instrument interpretacyjny służący rozszerzaniu przedmiotu umowy. Bezpiecznym rozwiązaniem z punktu widzenia każdej ze stron jest zatem dokładne opisanie zobowiązań umownych, bądź to w jej tekście, bądź w załączniku do niej.
Powyższe staje się istotne zwłaszcza w kontekście należytego określenia sposobu rozliczania świadczonych usług wspomagających proces nabycia systemu informatycznego np. możliwe jest ich rozliczenie za całokształt lub godzinowe.
Nadto podkreślić należy, czego świadomości przedsiębiorcy nie mają, iż dopuszczalność zmian określonych umów jest przez prawo co do zasady niedopuszczalna (dotyczy to umów zawieranych w trybie zamówień publicznych).
Zatem wskazania wymaga potwierdzony w praktyce fakt, że niezwykle istotne dla późniejszego okresu realizacji umowy jest uprzednie należyte, szczegółowe i jednoznaczne dokonanie analizy przedwdrożeniowej, uwzględniającej zapewnienie integralności wszystkich systemów informatycznych przedsiębiorcy. Tylko bowiem prawidłowa analiza „przed” będzie skutkowała pełną satysfakcją przedsiębiorcy ze wdrożonego rozwiązania informatycznego „po”.
PRAWA AUTORSKIE – SKALA NIEUDOLNOŚCI PRZEDSIEBIORCÓW
Odnosząc się do ochrony prawnoautorskiej, strony muszą przede wszystkim określić, czy w wyniku zawarcia umowy ma dojść do przeniesienia autorskich praw majątkowych do systemu informatycznego, czy też jedynie umożliwienie do korzystania z niego, a zatem udzielenie licencji na system informatyczny.
Powyższe ustalenie to jednakże dopiero początek w sferze unormowania zagadnień prawnoautorskich. Przedsiębiorcy bowiem wielokrotnie nie precyzują pól eksploatacji systemów informatycznych (lub precyzują je wadliwie), co może prowadzić nawet do niemożności uruchomienia tego systemu (np.: w sytuacji wyłączania możliwości zwielokrotniania programu i tworzenia jego kopii zapasowych). Wyjątkowo kosztowna może być również kwestia nieunormowania w umowie zagadnienia przeniesienia praw autorskich do kodu źródłowego. Brak dostępu do kodu źródłowego może bowiem stanowić istotne praktyczne ograniczenie np. w rozwoju oprogramowania.
Analiza umów zawieranych przez przedsiębiorców generalnie (także np.: w inwestycjach budowlanych, nawet przy projekcie EURO 2012) wskazuje, iż kwestia prawnoautorska jest wielokrotnie pomijana, zapewne z uwagi na brak kompetencji przedsiębiorców a w rzeczywistości jest to jedno z najważniejszych zagadnień, które strony stosunku cywilnoprawnego winny unormować.
PODSUMOWANIE
Z powyższych rozważań należy zapamiętać jedną, zasadniczą kwestię. Jedynie umowa, odpowiednio zabezpieczająca w zakresie prawnym przedsiębiorcę oraz przygotowana w sposób należyty analiza przedwdrożeniowa pozwoli zminimalizować ryzyka prawne związane z procedurą zakupową systemów informatycznych. Próba przeprowadzenia tegoż procesu bez udziału działu prawnego wielokrotnie kończy się niepowodzeniem, co praktyka i skala spraw sądowych pokazuje dosyć często.
