Zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu do obiegu dokumentów, ponieważ ogrom dokumentów w pewnym momencie nas przerósł i nie było możliwości, żeby móc je wszystkie wydajnie obrabiać. Mieliśmy problemy przede wszystkim z szybkim identyfikowaniem i akceptacją dokumentów, a także z dostępem do dokumentów przekazanych do archiwum.
Przed wybraniem systemu trzeba było się zastanowić, czego dokładnie oczekujemy od takiego rozwiązania.
Oglądaliśmy cztery różne oferty, aż w ostatnim momencie na jednej z konferencji Synergy Poland dostaliśmy kontakt do jednego z dostawców, który posiadał prawie idealne dla nas rozwiązanie. Nasze wymagania przedstawione dostawcy rozwiązania, zostały wcześniej skonsultowane i przygotowane przede wszystkim z działem księgowości i kontrolingu. Po zatwierdzeniu koncepcji rozwiązania, zdecydowaliśmy się na wdrożenie.
Dla nas istotne było to, że narzędzie, które wybraliśmy nie jest przesadnie rozbudowane, jest w pełni konfigurowalne i przejrzyste.
Dodatkowym wymogiem była współpraca z kontrolerem domeny. System w swojej podstawowej formie praktycznie spełniał już wszystkie nasze oczekiwania, a otwarta architektura dająca możliwość przyszłej rozbudowy, była dodatkowym atutem rozwiązania.
Z uwagi na to, że dokument musi „przejść” przez całą ścieżkę akceptacji, istotne jest, aby osoby uczestniczące w tym procesie, miały do dyspozycji tylko te opcje zarządzania dokumentem, które wynikają z roli w ścieżce akceptacji.
Ważna była możliwość akceptacji lub przekazania dokumentu z powiadomieniem mailowym, możliwość odrzucenia oraz opcja wprowadzania komentarzy na bieżąco.
Nie skorzystaliśmy z modułu OCR, służącego do rozpoznawania tekstu w czasie rzeczywistym.
Oglądaliśmy podobne rozwiązania na rynku i stwierdziliśmy, że przy naszej ilości dokumentów, proces OCRowania dokumentu zajmuje tyle samo czasu co ręczne wprowadzenie danych z faktury do systemu. Niewykluczone, że w przyszłości skorzystamy z OCR oraz oznaczania dokumentów kodem kreskowym.
Stworzyliśmy swego rodzaju macierz, gdzie definiowaliśmy wszystkie obiegi które aktualnie funkcjonowały w firmie.
Dane te zostały zweryfikowane i zoptymalizowane, a następnie przeniesione i zamodelowane w systemie. Następnie uruchomiliśmy system testowy, do którego zaczęliśmy wprowadzać dokumenty.
Cały proces implementacji systemu w firmie trwał około trzech miesięcy.
Rozpoczęliśmy od wdrożenia modułu do dokumentów przychodzących, dopiero później wdrożyliśmy moduł, który jest odpowiedzialny za kierowanie wszelkiego rodzaju umowami. W planach mamy przeniesienie do systemu kolejnych typów dokumentów.
Adaptacja z systemem nie stanowiła większego problemu.
Wcześniej nie posiadaliśmy żadnego systemu informatycznego zarządzającego dokumentami. Po okresie testowym rozwiązania, odbyliśmy szkolenia, jednak obecne rozwiązanie jest na tyle przejrzyste i czytelne, że adaptacja pracowników z systemem nie stanowiła większego problemu. Posiadamy również wsparcie techniczne dostawcy systemu.
U nas nie było takiej sytuacji i pracownicy niemal natychmiastowo rozpoczęli pracę przy użyciu nowego narzędzia.
Przed wprowadzeniem systemu, obieg dokumentów odbywał się ręcznie. Każdy dokument musiał być dostarczony do odpowiedniej komórki, opisany i zatwierdzony, a następnie przekazany do następnego działu. Do tego celu było wykorzystywane pomieszczenie gdzie odkładano dokumenty dla każdego adresata.
Wdrożenie pozwoliło wyeliminować problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów oraz wprowadziło nową jakość w tym zakresie.
Źródło: BPC GUIDE – MAJ/CZERWIEC 2017
