rozmowa ze Sławomirem Puciłowskim, dyrektorem ds. rozwoju i serwisu SAP w SI-Consulting
Jesteście ekspertem w zakresie RPA, czy sami dla siebie budujecie roboty?
Oczywiście. Budujemy z dwóch powodów: po pierwsze dlatego, że mamy takie potrzeby, a co najważniejsze potrafimy i umiemy. Budując roboty dla siebie, jesteśmy sami dla siebie testerem nowych rozwiązań, które dostajemy od producenta. Budujemy wiedzę na potrzeby wdrożeń u klientów, ale również sami z tego korzystamy.
Czyli nie jesteście przysłowiowym szewcem. Buty, a właściwie boty, macie i to w całkiem pokaźnej liczbie… Czy testujecie każdą nowinkę?
Skupiamy się na tych rzeczach, które w danej chwili klienci nam zgłaszają jako najbardziej potrzebne. To, co obecnie wydaje się najważniejsze, to współpraca platformy RPA ze światem zewnętrznym, a szczególnie zagadnienia związane z odczytywaniem informacji z plików pdf, skanów lub formularzy. Na razie to dla nas priorytet, ustalony potrzebą klienta.
W jakim obszarze wdrażacie roboty? Wyłącznie w back-office czy również w obszarze core biznesu?
Mam wątpliwość jak to podzielić, bo to co u nas w zasadzie jest częścią procesu biznesowego, można traktować jako funkcje back-office. Robotyzujemy u siebie procesy, które klienci często nie postrzegają jako procesy oczywiste do automatyzacji, czyli procesy rozliczeniowe, niezwiązane bezpośrednio z księgowością. Dotyczy to naszego portalu helpdesk’owego, który jest podstawą do kontaktu z klientem, ale również do rozliczeń, w tym rozliczeń z podwykonawcami. Przed automatyzacją obsługiwało go 2,5 osoby. Gdy proces przejęły roboty, dwie osoby mogliśmy skierować do innych zadań.
Jakie przykładowe roboty jeszcze zatrudniacie?
Mamy roboty w obszarze HR i finansów, które na przykład wystawiają korekty do faktur. Mamy również takie, które zakładają i drukują listy przewozowe, czy nadają i zdejmują uprawnienia do pracy w naszym środowisku informatycznym. Mamy też bota, który prowadzi rozliczenia wydruków: zbiera dane o tym, kto ile arkuszy drukował w ciągu miesiąca i przygotowuje odpowiednie raporty. Te prace wynikają z kontraktu jaki mamy zawarty z klientem. Z naszego punktu widzenia są to roboty operacyjne, ale powiązane z obszarem back-office.
Rozumiem, że jest to proces trwający…
Tak, wciąż pojawiają się nowe pomysły. Roboty, które już mamy, po prostu działają, oczywiście monitorujemy je i zarządzamy nimi. Ale przygotowujemy kolejne, które ułatwiają pracę pracownikom z Centrum Danych Podstawowych, np. wprowadzanie do systemu SAP informacji o dostawcach czy rozliczenia kart paliwowych. Akurat w tym zakresie ciągle pojawiają się nowe potrzeby …
Czyli w miarę wdrażania rozwiązań RPA apetyt na roboty rośnie?
Oczywiście. Gdy tylko człowiek doświadczy wsparcia ze strony robotów, zaczyna kreatywnie myśleć, co jeszcze mógłby na nie delegować.
Czy roboty u Was w firmie wdrażane są przez te same osoby, które obsługują klientów?
Do wewnętrznych prac bardzo chętnie korzystamy z naszych kolegów juniorów, którzy muszą się doszkalać. Wolimy, by proces szkolenia przechodzili na naszych wewnętrznych procesach. Do projektów u klientów dedykowani są seniorzy, z dużym doświadczeniem w zakresie RPA.
Co było pierwsze – robotyzacja dla siebie czy pomysł na biznes u klientów?
Od początku był to pomysł na biznes u klienta, choć nie tak wprost. Na potrzeby własnego działu wytwarzania oprogramowania stworzyliśmy centrum testowania. Założeniem była, automatyczna realizacja testów. Gdy zajęliśmy się testami, na horyzoncie pojawiły się platformy RPA. Zaciekawiły nas na tyle, że stwierdziliśmy, iż warto zbudować zespół, który będzie w stanie oferować je jako usługę na zewnątrz. Tak też prowadziliśmy cały proces, włącznie ze szkoleniem pracowników, aby zbudować usługę dla klientów.
Czy ten zespół to odrębna jednostka organizacyjna?
Tak, zajmuje się wyłącznie RPA, ale na trzech różnych platformach. Mamy specjalistów w zakresie UiPath, Automation Anywhere i iRPA (SAP), czyli według firmy doradczej Gartner trzech najbardziej znaczących producentów platform RPA na świecie. To pozwala nam na dobór odpowiedniego rozwiązania dla każdego klienta.
Ale też wymaga więcej czasu i nakładów…
To jest pewne utrudnienie, ale my postanowiliśmy nie przywiązywać się tak mocno do technologii. Filozofia przyświecająca platformom RPA, sprowadza się do przesunięcia środka ciężkości projektu, z technologii na proces biznesowy – my konsekwentnie idziemy w tę samą stronę. Bardziej nas interesuje zautomatyzowanie procesu, a to, za pomocą czego to zrobimy, ma znaczenie jedynie z punktu widzenia środowiska klienta. Chcemy mieć wachlarz rozwiązań, z którego możemy wybrać to, co akurat najbardziej pasuje.
I to jest źródło Waszej przewagi nad konkurencją?
Tak i nie tylko. To są twarde fakty, które za nami przemawiają. Dodałbym do tego, iż często w trakcie automatyzacji okazuje się, że co prawda wszystko można zrobić na platformie, ale nie wszystko ma swoje uzasadnienie ekonomiczne. Ale my potrafimy wprowadzić takie zmiany w procesie biznesowym, by jego automatyzacja była bardziej skuteczna.
Zmiany to długotrwały i kosztowny proces…
Nie mogę się nie zgodzić z tym stwierdzeniem, natomiast nie takie zmiany mam na myśli, zwykle nie chcemy przebudowywać wszystkiego. Chodzi bardziej o to, że może się okazać w trakcie wdrożenia, że drobna zmiana w realizacji procesu lub w systemie ERP spowoduje, że proces będzie się wykonywał znacząco szybciej, niż gdybyśmy użyli samej tylko platformy RPA. To często są bardzo proste rzeczy typu formatka w Excelu dla informacji, która wcześniej przychodziła w e-mailu, albo dodatkowe pole w systemie, dzięki czemu informacja będzie się szybciej przetwarzała. Mamy taką możliwość, bo dysponujemy działem programistycznym, działem ERP i developerskim tworzącymi aplikacje w różnych technologiach. Mamy cały wachlarz ludzi, których można włączyć w odpowiednim momencie i dzięki temu możemy się skupić na procesie, a nie na użyciu konkretnej technologii. Choć oczywiście, gdyby klient potrzebował analizy i gruntownych zmian w procesach biznesowych, dysponujemy konsultantami, którzy mogą się tym zająć.
Mówiłeś o twardych faktach związanych z waszą przewagą. Są jakieś miękkie?
Mimo, że mówimy o robotyzacji, a może właśnie szczególnie dlatego, ważne jest to, co ludzie w nas dostrzegają, w tym miękkie aspekty współpracy. Klienci poszukują firm które posiadają wiedzę i kompetencje, ale co równie ważne, współpraca z nami układa się partnersko, bardzo dobrze wpasowujemy się w ich procesy i rozumiemy problemy z jakimi borykają się na co dzień. Zresztą zarówno ja, jak i lider naszego zespołu RPA pracowaliśmy wiele lat po stronie klienta, więc łatwo nam zrozumieć problemy i zagadnienia jakie go dotykają. Otwarcie mówimy o zaletach i ograniczeniach tej technologii, a przede wszystkim o tym co można osiągnąć a czego nie. Dzielimy się naszą wiedzą zarówno procesową, jak i technologiczną. Uważamy, że edukacja to część naszej pracy. Często słyszymy od naszych klientów, że jesteśmy pasjonatami robotyzacji. Jeden z naszych klientów uświadomił mi, że to iż chętnie dzielimy się wiedzą wyróżnia nas na rynku.
Dziękuję za rozmowę.
Gdy tylko człowiek doświadczy wsparcia ze strony robotów, zaczyna kreatywnie myśleć, co jeszcze mógłby na nie delegować.
Robot zostaje kolegą z pracyW wielu organizacjach robotom nadaje się ludzkie imiona a więc pojawiają się nowi pracownicy Krzyś, Ela, Rudolf. Eksperci mówią o współpracy człowiek – robot a robot posiadający własne imię znacznie to ułatwia. Najlepsze wyniki daje właśnie połącznie intuicji i doświadczenia ludzi z możliwościami robotów.
Robotyzacja to proces, który obejmuje:
- wybór i optymalizację procesów pod jak najbardziej efektywne działanie robotów,
- dobór narzędzi RPA,
- osadzenie nowej technologii w infrastrukturze danego przedsiębiorstwa,
- wpasowanie procesów zarządzania robotyzacją w model biznesowy przedsiębiorstwa (governance)
Governance w zakresie RPA
Wdrożenie RPA w przedsiębiorstwie to nie tylko uruchomienie platformy RPA i automatyzacja pierwszych procesów. Niezbędnym warunkiem takiego wdrożenia jest zapewnienie skutecznej komunikacji pomiędzy biznesem, wewnętrznym IT i firmą współpracującą w zakresie robotyzacji. W ramach tych działań warto przemyśleć, jak będzie odbywała się komunikacja pomiędzy działami, kto będzie odpowiedzialny za automatyzację procesów, a kto za techniczne utrzymanie platformy, jakie procedury należy zmienić w przedsiębiorstwie a jakie mogą pozostać niezmienione w związku z wdrożeniem nowej technologii.
Struktura modelowego projektu robotyzacji
- Opracowanie założeń do modelu zarządzania (governance);
- Wypracowanie roadmapy automatyzacji procesów biznesowych;
- Opracowanie podejścia do identyfikacji dalszych obszarów i procesów do automatyzacji;
- Opracowanie architektury środowiska z uwzględnieniem: stan na teraz, stan docelowy;
- Zbudowanie automatyzacji (robotów) dla pierwszych procesów biznesowych;
- Wdrożenie botów na środowisku produkcyjnym;
- Transfer wiedzy i przygotowanie dokumentacji;
