Wysłużone oprogramowanie, które opiera się integracji z nowoczesnymi rozwiązaniami; trudność w zapewnieniu zgodności elementów infrastruktury ze zmieniającymi się regulacjami i wymogami lokalnymi i międzynarodowymi; nowe wyzwania w branży, którym nie sprostają procesy biznesowe realizowane według przestarzałych modeli; globalne zmiany we wszystkich obszarach aktywności przedsiębiorstw wywołane pandemią. To tylko niektóre z problemów, z jakimi borykają się przedsiębiorstwa produkcyjne, które chcą ewoluować, ale tkwią w miejscu z braku zasobów i rozwiązań technologicznych lub/i strategicznych. Lista problemów wydłuża się wraz z rozszerzaniem działalności firmy. Czy wdrożenie oprogramowania ERP może być krokiem w kierunku rozwoju? Czy system ERP rozwiązuje problemy przedsiębiorstw produkcyjnych?
Branża produkcyjna jest niezwykle dynamiczna i konkurencyjna – charakter tej działalności sprawia, że przedsiębiorstwa muszą nieustannie doskonalić swoje procesy, żeby dostosowywać się do zmieniających się wymagań rynku, poszukiwać rozwiązań, które zwiększą produktywność, sprzedaż i przede wszystkim umożliwią firmie podejmowanie właściwych, strategicznych decyzji. Przedsiębiorstwa produkcyjne muszą też radzić sobie z problemami, z którymi mierzą się na co dzień. Część z nich jest typowa dla całego sektora produkcji, część charakterystyczna tylko dla danej firmy. Wśród problemów, które zgłaszają producenci, często pojawiają się:
- brak dostępu do właściwych danych lub błędy w zgromadzonych danych,
- niedokładne raporty,
- jakość produktów poniżej ustalonego standardu,
- brak integracji procesów i współdziałania jednostek w obrębie firmy,
- brak planowania lub niedokładne harmonogramy,
- trudność w utrzymywaniu optymalnego poziomu zapasów i ich wykorzystania,
- niska efektywność pracowników niewspomaganych automatyzacją pracy,
- brak ścisłej kontroli kosztów,
- niezapewnianie dostaw na czas,
- problemy w dostosowaniu działalności do norm branżowych i wymogów prawnych.
Przedsiębiorstwa produkcyjne skoncentrowane na usprawnianiu swoich działań próbują rozwiązywać poszczególne problemy odrębnymi narzędziami, które trudno zintegrować tak, aby współpracowały ze sobą i korzystały z połączonych możliwości. W wielu przypadkach rozwiązaniem, które powiąże różne obszary przedsiębiorstwa, w tym produkcję, będzie wybór jednego z systemów ERP.
ERP-y powstały na bazie oprogramowania MRP (material requirements planning) – do planowania zapotrzebowania materiałowego w produkcji i stanowią jego rozwinięcie o obszar finansów, sprzedaży czy dystrybucji. Oprogramowania ERP zwiększają efektywność pracy w organizacjach różnych branż i wspomagają kierownictwo w sprawowaniu kontroli nad procesami dzięki agregacji i dostępowi do danych z wielu obszarów przedsiębiorstwa. Niegdyś z reputacją oprogramowania kosztownego w implementacji były domeną głównie firm figurujących na liście Fortune 500. Małe i średniej wielkości przedsiębiorstwa nie mogły pozwolić sobie na duże początkowe koszty wdrożenia przy wolno budowanym ROI. Dzięki rozwojowi chmury i różnym nowym typom dzierżawy oprogramowania i infrastruktury np. PaaS, IaaS, SaaS, koszty wdrożenia systemu ERP zmalały i więcej przedsiębiorstw produkcyjnych może wdrożyć taki system jako system zarządzania produkcją u siebie.
Co w przedsiębiorstwie produkcyjnym usprawni system ERP?
Dobrze dobrany system ERP w produkcji może objąć np. przepływ pracy i koszty projektów. Kontrola zapasów i zamówień, magazyn i łańcuch dostaw – to kolejne obszary, które obejmie nowoczesny system. W core ERP są też finanse, ale zaawansowane rozwiązania mają je obudowane narzędziami do analizy danych i prognozowania. Systemy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa charakteryzują się zwykle budową modułową – każdy moduł odpowiada za dany dział zaangażowany w przepływ pracy, ale połączone stanowią potężną machinę zarządzającą wszystkimi procesami w przedsiębiorstwie. Jakie typowe problemy rozwiąże ERP?
Gromadzenie aktualnych i kluczowych danych
Jeśli w przedsiębiorstwie dane są ręcznie zbierane i wprowadzane do systemu, może to powodować problemy w postaci dużej czasochłonności prostych zadań, a także generować błędy w zapisywanych danych, opóźnienia w rejestrowaniu informacji, brak aktualnych, dokładnych danych czy niedokładne raporty, które mogą zostać utworzone dopiero po walidacji danych zgromadzonych przez pracowników.
System ERP gromadzi dane w cyfrowej postaci ze wszystkich procesów biznesowych, w czasie rzeczywistym. Pobieranie danych można zautomatyzować, dzięki czemu pracownicy otrzymują aktualne i spójne dane dla całego przedsiębiorstwa, a sami mogą skupić się na wykonywaniu innych zadań. Aplikacje mobilne dla ERP dają dostęp do danych w dowolnej lokalizacji i o dowolnym czasie. Gwarantuje to kontrolę nad procesami zawsze wtedy, gdy wgląd w nie jest potrzebny.
Integracja operacji i lokalizacji
Duże przedsiębiorstwa mają często strukturę rozproszoną, ich jednostki znajdują się w różnych lokalizacjach i pracują na różnych systemach. W efekcie pojawiają się problemy w przepływie informacji i słaba koordynacja działów firmy. Przedsiębiorstwo może mieć trudność w ustandaryzowaniu procesów dla całej organizacji.
Oprogramowanie ERP integruje ważne procesy organizacji, np. planowanie, produkcja, zakupy, zapasy, sprzedaż, marketing, finanse, HR oraz zbiera i przetwarza dane z różnych oddziałów i departamentów przedsiębiorstwa. Firma zyskuje wgląd we wszystkie procesy bez względu na lokalizację jednostki. Producenci mogą wdrażać zasady i standardy dla całego przedsiębiorstwa, definiować wytyczne i kontrolować zgodność operacji z wymogami lokalnymi i międzynarodowymi.
ANEGIS wdrożył rozwiązanie obsługujące procesy międzyfirmowe i zapewniające spójność danych na poziomie grupy dla wiodącego producenta środków utrzymania czystości – był to projekt dla firmy Nicols.
Kontrola zapasów
Przedsiębiorstwa produkcyjne muszą postarać się o optymalny poziom zapasów, aby zapewnić ciągłość produkcji. Brak wglądu w stany magazynowe może skutkować gromadzeniem materiałów lub ich niedostateczną ilością, co może zaburzać procesy produkcji i wpływać na jej koszty.
W ERP można zarządzać zapasami magazynowymi i ich przepływem. System oferuje opcje definiowania czasu realizacji zamówień, alertów i powiadomień dotyczących braku lub nadwyżki materiałów, zatwierdzeń zakupów itd. Wiedza o aktualnych stanach magazynowych pozwala sprawnie reagować na zapotrzebowanie, zmniejszać koszty zakupu i utrzymania zapasów.
Optymalne wykorzystanie zasobów
Właściwe wykorzystanie zasobów to opłacalna produkcja. Nowoczesne systemy ERP gromadzą informacje o maszynach, wyposażeniu i narzędziach w przedsiębiorstwie. Sprawują kontrolę nad zasobami – mogą wysyłać alerty dotyczące konserwacji, rutynowych kontroli czy przewidywanych uszkodzeniach maszyn wymagających natychmiastowej reakcji. Utrzymuje to zasoby organizacji w trybie maksymalnej wydajności. W ERP można generować raporty dotyczące mocy produkcyjnych czy przestojów maszyn.
Efektywność pracy zespołu
Pracownicy spędzający dużo czasu na rutynowych czynnościach, np. wprowadzaniu danych, tworzeniu dokumentacji, raportów, walidacji, nie mogą skoncentrować się na kluczowych zadaniach produkcyjnych. ERP zmniejsza ilość pracy ręcznej i papierkowej dzięki cyfryzacji i automatyzacji rutynowych zadań. System wysyła alerty, powiadomienia i usprawnia komunikację i koordynację pracy. Z pomocą takiego oprogramowania pracownicy mogą łatwo i szybko generować raporty, bo wszystkie dane i ich przetwarzanie zapewnia system.
Kontrola kosztów
Bez dokładnego wglądu w koszty ponoszone na surowce, zapasy, zasoby, produkcję, trudno jest kontrolować rentowność przedsiębiorstwa. Dane dotyczące kosztów są potrzebne do identyfikowania obszarów problemowych i przewidywania trendów.
W ERP można monitorować koszty produkcji, wydatki działów, koszty materiałów i pracy – współpraca systemu z narzędziami do analizy biznesowej pomaga tworzyć wnikliwe raporty, określać wzorce wydatków czy opracowywać optymalne plany finansowe, aby osiągnąć rentowność. W systemie można uruchomić mechanizmy do automatyzacji procesów alokacji i rozliczania kosztów projektu, co jest szczególnie przydatne w przedsiębiorstwach produkcyjnych rozliczających koszty pośrednie, stawki pracowników czy powierzchnię magazynową.
Zarządzanie łańcuchem dostaw
ERP pomaga firmom w ustalaniu wymagań materiałowych, przygotowywaniu długoterminowych kontraktów na dostawy, negocjowaniu cen, utrzymywaniu wystarczającej ilości zapasów, konfigurowaniu reguł zarządzania magazynem, odpowiednim organizowaniu materiałów w celu przyspieszenia produkcji, zapewnianiu standardów jakości poprzez rutynowe kontrole i inspekcje. Wszystko to zapewnia solidny łańcuch dostaw i umożliwia firmom produkcyjnym dostarczanie produktów do klientów na czas.
Co Dynamics 356 może zaoferować przedsiębiorstwu produkcyjnemu?
Dynamics 365 Supply Chain Management dostępny w chmurze Microsoft Azure jest elastycznym, wszechstronnym systemem ERP z rozwiązaniami dostosowanymi do potrzeb produkcji. Wielu dostawców rozwiązań oferuje rozszerzenia – moduły dla D365, które mogą być płynnie integrowane ze standardem systemu.
Zespół ANEGIS opracował moduł do alokacji i rozliczania kosztów oraz moduł Polish Localization Pack, który dostosowuje system ERP do polskich wymogów prawnych, księgowych i podatkowych. D365 SCM ściśle współpracuje z Office 365, Power BI i Microsoft Power Platform. Zawiera pełny zestaw aplikacji biznesowych dla producentów, dystrybutorów i sprzedawców.
- Umożliwia planowanie dostaw i produkcji w czasie rzeczywistym dzięki usłudze in-memory.
- Wykorzystuje AI, IoT i rzeczywistość mieszaną, aby uzyskać wgląd we wszystkie procesy produkcji i stany magazynowe.
- Zawiera system realizacji produkcji, który działa 24/7, bez opóźnień nawet podczas awarii sieci.
- Wyświetla instrukcje i zadania w trybie hands-free, wykorzystując narzędzia i aplikacje mixed reality.
Oprogramowanie ERP pomaga usprawniać procesy w przedsiębiorstwach produkcyjnych, integruje je i wspiera kierownictwo we wdrażaniu standardów i procedur, aby firma pracowała spójnie, skutecznie konkurowała na rynku i była rentowna. Wiele funkcji dostępnych w ERP niweluje problemy, z którymi borykają się przedsiębiorstwa produkcyjne.
Autor artykułu: Katarzyna Jurczyk
