TODIS DOCFLOW

Todis DocFlow to autorskie, zintegrowane z systemem iScala oprogramowanie do zarządzania elektronicznym obiegiem faktur w obrębie przedsiębiorstwa. Pozwala zautomatyzować rejestrację dokumentów i wyeliminować konieczność ponownego wprowadzania istniejących już danych.

Aplikacja DocFlow pozwala obniżyć koszty przedsiębiorstwa poprzez:

• Redukcję błędów pracowników.
• Usprawnienie kontroli wydatków i podniesienie jakości dekretacji.
• Redukcję ilości czasu poświęcanego na obsługę faktur zakupowych.
• Usprawnienie rejestracji dokumentów oraz ich obiegu wewnątrz firmy – są one przekazywane do weryfikacji, akceptacji oraz dekretacji w formie elektronicznej, a ich fizyczny ruch jest całkowicie wyeliminowany.
• Ułatwienie kontroli oraz odnajdywania/wyszukiwania „zagubionych” dokumentów, określenie osób, u których „utknęły” dokumenty.
• Przypisanie jednoznacznej odpowiedzialności za prawidłowy obieg faktury oraz przejrzystość procesu akceptacji i dekretacji.

Podstawowe Założenia

• Dostęp do programu przez przeglądarkę Internetową
• Możliwość elektronicznej archiwizacji wszystkich dokumentów
• Wielostopniowa elektroniczna akceptacja dokumentów
• DocFlow zintegrowany jest z systemem iScala: odczytuje z systemu dane słownikowe (dostawcy, plan kont, wymiary, kody VAT, warunki płatności), zapisuje dane z wykorzystaniem mechanizmu Epicor Service Connect lub bezpośrednio
• Zapewnia bezpieczeństwo dokumentów

Rejestracja dokumentów

• Wprowadzenie dokumentu możliwe jest w sposób ręczny lub automatyczny na podstawie danych z OCR (dokładniej: na podstawie plików XML generowanych przez aplikację OCR, które są zapisywane w odpowiednim katalogu)
• Podpięcie skanu faktury
• Wybór ścieżki akceptacji – odpowiedniej osoby wewnątrz firmy
• Mechanizm powiadomień oraz alertów

Alokacja i akceptacja

• Alokacja kosztów (podanie odpowiednich wymiarów)
• Zatwierdzenie dokumentu jedno lub wielostopniowe (możliwość konfiguracji)
• Możliwość przekierowywania akceptacji faktur
• Obsługa zwrotna (prośba o zmianę, uzupełnienie dokumentu)
• Historia obiegu dokumentu – archiwizacja

Weryfikacja i księgowanie

• Weryfikacja dokumentu przez Dział Księgowy
• Wprowadzanie ewentualnych zmian (dekret, VAT, NKUP, itp.)
• Zaksięgowanie (faktury automatycznie przenoszone są do systemu iScala)
• Wykorzystanie mechanizmu Epicor Service Connect lub bezpośrednio (w zależności od dostępnej licencji i preferencji klienta)

Elektroniczny obieg faktur może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia
i utrzymania systemu. Planowane jest rozszerzenie aplikacji, które pozwoli na zautomatyzowany obieg pozostałego typu dokumentów w przedsiębiorstwie (umowy, korespondencja, itp.)

www.todis.pl