System CMMS w znacznym stopniu wesprze zmiany jakie chcemy dokonać w organizacji. Będzie bardzo przydatnym narzędziem aktywującym, drzemiący potencjał do poprawy funkcjonowania działu technicznego. Kluczowym aspektem wdrożenia stanie się synergia pomiędzy dwoma obszarami tzw. biznesem a systemem informatycznym. Musimy założyć, że w tych dwóch obszarach dojdzie do znacznych zmian a to oznacza konieczność wypracowania wielu kompromisów. Z pełną świadomością powinniśmy założyć, że obszar techniczny którym zarządzamy musi się zmienić a ludzie będą zmuszeni zrezygnować z wielu nabytych przyzwyczajeń i nawyków. Dużym wyzwaniem będzie wypracowanie nowych standardów codziennej pracy. Nie możemy założyć, że kupimy system i wszystko się poprawi. Musimy założyć, że chcemy się poprawiać a system ma być narzędziem, które nas będzie w tym wspierał.
Aby system był dobrze przyjęty przez użytkowników, a jego wdrożenie zakończyło się sukcesem, musimy zadbać o prosty a zarazem przyjazny interfejs komunikacyjny. Przykładem może być tu interfejs systemu SimplyMobile, który wykorzystuje do komunikacji telefony komórkowe. Firma również zadbała o szybkość wprowadzania danych. Ograniczyła czas wprowadzania danych do minimum. Np. Czas zgłoszenia awarii nie przekroczy 30 sekund a zlecenia podejmiemy w 10 s. Tak przygotowany interfejs gwarantuje, że technicy nie będą odciągani od swoich zadań serwisowych. Wyróżnia to system SimplyMobile na tle systemów, które wymagają dużego zaangażowania do tzw. „wklepywania” danych.
W swojej pracy zawodowej spotkałem się z dwoma podejściami co do sposobu raportowania „Post Factum” i „W czasie rzeczywistym”. Zdecydowanie polecam podejście raportowania w czasie rzeczywistym, gdyż takie podejście daje nam możliwość sterowania pracami techników. Wpływa na ustandaryzowanie i poprawia dyscyplinę pracy. Bardzo ciekawe rozwiązanie ma tu firma SimplyMobile, która dzięki modułowi wizualizacji w prosty sposób obrazuje nam bieżącą sytuację. Jednak najważniejszym atutem zastosowania raportowania w czasie rzeczywistym jest zarządzanie z pozycji biurka nawet kilkoma zakładami.
W sposób znaczący zmieni się rola kierownika utrzymania ruchu z funkcji osoby bezpośrednio sterującej na rzecz osoby kontrolującej i korygującej. Znikną tzw. „rozprowadzenia” na których kierownik rozdziela pracę. Pracownicy znając stan obecny sami podejmą decyzję, które zlecenia podejmą do wykonania. Rolą kierownika będzie sprawdzenie czy pracownicy podjęli dobre decyzje i ewentualna szybka korekta decyzji błędnych.
W podstawowym zakresie system CMMS w organizacji powinien zadziałać natychmiastowo. Nie powinniśmy w pierwszej fazie wdrożenia tracić czasu na rozbudowę projektu, godzinne szkolenia, omawianie rozbudowanych funkcjonalności systemu. Zakładam, że do 3 tygodni wszyscy pracownicy utrzymania ruchu powinni na systemie efektywnie pracować. Prostota interfejsu i jego intuicyjne oprogramowanie jest tutaj kluczem do sukcesu. Jednym z takich rozwiązań jest system SimplyMobile z pomocą którego już w drugim tygodniu pracy miałem rzeczywiste dane na temat:
– Które maszyny w danej chwili zatrzymują nam procesy,
– Gdzie pracują pracownicy,
– Jaki czas poświęcają na zadania,
– Jaki jest czas reakcji i realizacji,
– Jak wpłynęliśmy na procesy produkcyjne,
I co najważniejsze mamy system, który żyje, jest wykorzystywany na bieżąco i wszyscy z niego korzystają. W krótkim czasie cała firma widzi naszą pracą, system pokazuje każdy aspekt naszej działalności na każdym etapie. Od tego momentu zaczyna się faza codziennej pracy oraz stopniowego wdrażania standardowych modułów systemu CMMS. Dalszy rozwój systemu zależy od wielu czynników, których w ramach niniejszej publikacji nie uda nam się już omówić.
Dariusz Karolonek
Manager Utrzymania Ruchu
