Blog

Kluczowym elementem sukcesu w procesie wyboru systemu ERP jest jego właściwa organizacja. Każdy dobrze prowadzony proces powinien mieć określone ramy czasowe, uwzględniające poszczególne etapy (kamienie milowe).

W trakcie prowadzenia działań doradczych BPC Group zauważyło, że zbyt wiele procesów decyzyjnych jest rozciągniętych w czasie. Decydenci nie precyzują jasno celów, nie posiadają również harmonogramu projektu.

W konsekwencji przedłużającego się procesu wyboru:

• przedsiębiorcy dysponują zdezaktualizowanymi informacji o funkcjonalnościach i możliwościach systemów, a także o kompetencjach dostawców; 
• następuje rozmycie celu wdrożenia systemu – osoby decyzyjne nadają wyższą rangę mniej znaczącym kwestiom, a priorytety nierzadko schodzą na dalszy plan; 
• wzrastają oczekiwania względem systemu, które znacznie wykraczają poza ramy przeznaczonego na inwestycję budżetu;
• osoby wchodzące w skład komitetu sterującego dążą do jak najszybszego zakończenia projektu, wskutek czego pomijają wiele istotnych szczegółów; 
• następuje generowanie kosztów związanych z zaangażowaniem osób w proces,
• pojawia się obawa przed podjęciem decyzji i dezorientacja spowodowana zbyt dużą liczbą analizowanych systemów.

W wielu zatem przypadkach przedsiębiorstwa stają się ofiara źle przeprowadzonej organizacji procesu wyboru systemu ERP. Wpadają w pułapkę kompetentnych i dobrze przygotowanych zespołów sprzedażowo-marketingowych dostawcy lub najniższych ofert cenowych.

Aby proces wyboru został zorganizowany prawidłowo i nie doszło do błędów jak wyżej przedsiębiorstwo powinoo wykonać analizę procesów biznesowych.

Dzięki niej dowie się, które procesy wymagają zoptymalizowania, jakie funkcjonalności systemu powinny znaleźć się w zapytaniu ofertowym, którego dostawcę zaprosić na prezentację i czego od niego oczekiwać.
 

Błędne informacje na temat możliwości systemu mogą pojawić się w przedsiębiorstwie w sytuacji, gdy dane rozwiązanie jest przedstawione przez dostawcę, który nie posiada kompetencji w obsłudze danej branży.

Systemów ERP na polskim rynku jest kilkadziesiąt – tych ogólnopolskich i międzynarodowych zakwalifikowanych zgodnie z standardami Gartnera do tegoż miana.

Należy pamiętać także o kolejnej nie mniejszej puli rozwiązań autorskich, lokalnych, często nie wypromowanych, które na co dzień konkurują z ww. systemami. Liczba dostawców systemów ERP i tych nie zakwalifikowanych lecz wspierających zarząd liczona jest w setkach.

Przedsiębiorstwa podejmują decyzję o współpracy z dostawcą na podstawie przekazanych im informacji. Tymczasem informacje te mogą być nierzetelne oraz zmanipulowane. Powodów takiego stanu rzeczy jest kilka m.in. względy biznesowe, które mają na celu zdyskredytować konkurencję, ukryć lub uwypuklić wybrane obszary systemu, a w konsekwencji sprzedać oferowane rozwiązanie.

Przejawia się to poprzez:

• zatajanie informacji o funkcjonalnościach, które posiada system, ze względu na brak kompetencji dostawcy w tym obszarze;
• pomijanie możliwości systemu w obszarach zbyt czasochłonnych i kapitałochłonnych dla dostawcy;
• umiejętnie przedstawioną prezentację systemu – w taki sposób, by odpowiadała na potrzeby przedsiębiorstwa. W praktyce system może nie mieć wielu funkcjonalności;

Błędne informacje na temat możliwości systemu mogą pojawić się w przedsiębiorstwie w sytuacji, gdy dane rozwiązanie jest przedstawione przez dostawcę, który nie posiada kompetencji w obsłudze danej branży.

Wiele firm wdrożeniowych dywersyfikuje swoje działania i chce zwiększyć sprzedaż w nowych segmentach rynku. Składają więc oferty i w nieodpowiedni sposób prezentują system. Przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy, iż sposób prezentacji zależy od kompetencji i specjalizacji dostawcy. Błędnie uważają, że każdy dostawca systemu zaprezentuje je w taki sam sposób.
 

W organizacjach, w których kluczową rolę odgrywa praca zespołowa ważne jest tzw. wersjonowanie dokumentów. Wówczas niezwykle istotne jest to, aby każdy członek zespołu mógł kontrolować zmiany zachodzące w dokumencie.

Z drugiej strony inni pracownicy z pewnych względów nie mogą mieć dostępu do zawartych w nim informacji. W takiej sytuacji systemy workflow wydają się być niezastąpione. Zapewniają one bezpieczeństwo i ochronę danych, a także sprawują kontrolę nad częstotliwością otwierania i dokonywania zmian w dokumentach oznaczonych wysoką klauzulą poufności.

Monitoring uwzględnia w zapisie zarówno dane użytkownika wprowadzającego zmiany, jak również tego, który te zmiany zatwierdził.

Do historii zmian wgląd mają wybrane osoby. W systemie nic nie zginie – każda wersja dokumentu (od pierwotnej po aktualną) zachowywana jest w bazie tak długo, jak zostanie to określone w zamodelowanym procesie.

Źródło: BPC GUIDE-LISTOPAD/GRUDZIEŃ 2016 str. 7

Systematyczne aktualizacje oprogramowania i uzupełnianie go o nowe funkcjonalności zapewnia długoterminowe bezpieczeństwo inwestycji. 

W ostatnim czasie system PSIwms został wzbogacony o dodatkowe funkcjonalności związane z obsługą różnych wariantów Cross-Dockingu.

Dostosowaliśmy system także do obsługi sprzedaży E-commerce poprzez dodanie funkcjonalności związanych ze specyficznymi usługami dla tej branży jak łączenie w zestawy (Kitting), uszlachetnianie (Value Added Services), szczególnie przydatne przy obsłudze zwrotów.

PSIwms usprawnia proces przyjmowania zwrotów pozwalając szybko połączyć zwrot z konkretnym zamówień, przyspiesza proces kontroli jakości i kieruje zweryfikowany produkt do zamagazynowania lub do dodatkowych operacji związanych z uszlachetnianiem towaru.

Uruchomienie scenariuszy (Adaptive Scenario Management) zmieniających konfigurację systemu w zależności od sytuacji np. pory dnia, obciążenia magazynu (wsparcie sprzedaży sezonowej) czy wystąpienia zdarzeń nieprzewidzianych np. awaria sieci WiFi.

Wizualizacja dowolnej liczby lokalizacji i tras z wykorzystaniem OpenStreetMap umożliwia lokalizację towaru z przyporządkowaniem do aktywnych zleceń. Wykorzystując nadajniki IOT możemy śledzić wartościowe przesyłki lub opakowania zwrotne.

Źródło: PSI  BPC GUIDE- LUTY/MARZEC 2017 str 17