Blog

"Jednym z grzechów popełnianych podczas wyboru systemu jest rozmywanie celu biznesowego, czyli próba adaptacji danego rozwiązania do możliwie najszerszych zastosowań. Wpadamy wówczas w „pułapkę myślową”: skoro wydajemy określoną sumę pieniędzy na system, poszukajmy rozwiązania, które przy okazji rozwiąże inne problemy w firmie."

Gdy firma zaczyna rozwijać się w szybkim tempie konieczna jest szybka wymiana danych i informacji. Działy merytoryczne, rozproszone w różnych komórkach i oddziałach zaczynają generować coraz większą ilość dokumentów, codziennie dokonują w nich zmian i wprowadzają w obieg. W działania operacyjne zaangażowanych jest coraz więcej osób. 

Przy braku wsparcia odpowiednim systemem IT mogą pojawić się problemy z organizacją pracy. Dużych nakładów czasu pracy potrzeba na wykonanie standardowych czynności, takich jak:

• Akceptacja faktur na kilku poziomach decyzyjnych;
• Kilkuetapowe zatwierdzanie dokumentów zakupowych;
• Modyfikowanie umów (w tym ustalenia z prawnikami);
• Podpisywanie umów;
• Rozliczanie delegacji;
• Procesy reklamacyjne;
• Obsługa wniosków urlopowych.

Źródło: BPC GUIDE-LISTOPAD/GRUDZIEŃ 2016 str. 7

Dla firm, które wdrażają zintegrowany system klasy ERP po raz pierwszy, analiza procesowa może wnieść nowe spojrzenie na sposób działania przedsiębiorstwa.

Pracownicy, przyzwyczajeni do pracy w swoich pionach organizacyjnych, lepiej zrozumieją, że ich codzienna praca nie tylko skutkuje osiągnięciem wyższych wskaźników efektywności ich działu, ale przyczynia się do lepszej obsługi klienta, do minimalizacji kosztów na wielu etapach procesu oraz do zwiększenia przepustowości całego łańcucha wartości. 

Dlatego w takich wypadkach analiza i opisanie procesów jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia systemu zintegrowanego z pewnością jest bardzo wskazane.

W przypadku firm, które mają już za sobą pierwsze doświadczenia związane z wdrożeniem systemu zintegrowanego, analiza procesowa jest większym wyzwaniem.

Nikogo już nie powinno zaskoczyć przekrojowe spojrzenie na procesy realizowane w firmie, zaś z drugiej strony rośnie ryzyko ‘trywializacji’ analizy, a więc poniesienia dużych nakładów finansowych na opis, który przedstawi informacje powszechnie znane i ostatecznie zasili kolejne segregatory na półce. 

Tym niemniej, profesjonalnie przeprowadzona analiza procesowa jest zawsze wartościowa dla firmy, gdyż nie skupia się ona na opisie stanu obecnego, ale na wskazaniu obszarów procesów, które nie generują wartości lub też generują ją w sposób mało efektywny.

Jasne wskazanie tych obszarów jest bardzo pomocne już na samym początku wdrożenia systemu zintegrowanego, gdyż pozwala skupić uwagę uczestników projektu wokół tematów, które są
naprawdę ważne.

Przy braku tego typu analizy procesowej, ciężar jej przeprowadzenia, choćby w ograniczonym zakresie, powinien spocząć na firmie wdrożeniowej. Wynik tego typu analizy powinien zaś zostać oceniony i zatwierdzony przez sponsora projektu wdrożeniowego.

W przeciwnym wypadku każdy proces i każdy krok w procesie jest w pewnym sensie tak samo ważny, co oznacza, że najwięcej wysiłku wdrożeniowego będzie włożone w obszary, które są zarządzane przez najbardziej wymagające i asertywne osoby, co niekoniecznie jest spójne z biznesową wartością ich obszaru odpowiedzialności.

Źródło: BPC GUIDE- WRZESIEŃ/PAŹDZIERNIK 2016 str.7