Blog

W jaki sposób przedsiębiorstwa powinny przygotować się do wdrożenia systemu klasy BI?

Wdrożenie systemu klasy Business Intelligence to niewątpliwie zmiana technologiczna, ale przede wszystkim rewolucja biznesowo-organizacyjna. Z jakimi wyzwaniami wiąże się takie przedsięwzięcie? Jakie fazy składają się na kompleksowy proces wdrożenia? 

Korzyści płynące z wdrożenia w przedsiębiorstwie systemu klasy BI

Wdrożenie w organizacji systemu klasy Business Intelligence to stosunkowo kosztowne i czasochłonne przedsięwzięcie, jednakże niosące za sobą wymierne korzyści. Mowa przede wszystkim o łatwym i szybkim dostępie do przejrzystych i spójnych informacji na temat bieżącej kondycji przedsiębiorstwa. Nie bez znaczenia jest również demokratyzacja dostępu do istotnych z punktu widzenia biznesu danych, co w konsekwencji prowadzi do decentralizacji zarządzania. 

Od czego zacząć?

Sukces wdrożenia uzależniony jest od właściwego planowania, stąd też punkt wyjścia stanowić powinna gruntowna analiza potrzeb biznesowych. Dopiero po ich dokładnym zbadaniu istnieje możliwość wyboru optymalnego rozwiązania klasy BI oraz przejścia do kolejnego etapu – tworzenia hurtowni danych. Etap ten wiąże się z ich standaryzacją i czyszczeniem, a w dalszej kolejności z automatyzacją pracy hurtowni. Pomyślne zakończenie tej fazy wdrożenia stanowi początek pracy nad wzorcami i szablonami raportów, które będą następnie trafiać do osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary działalności. Finalny etap wdrożenia obejmuje testy oraz szkolenia przyszłych użytkowników i administratorów systemu.  

Ryzyka i wyzwania związane z wdrożeniem

Niewątpliwie największym ryzykiem związanym z wdrożeniem systemu klasy BI w organizacji jest ryzyko błędnego określenia celów. Brak gruntownej analizy biznesowej to gwarancja niepowodzenia całego przedsięwzięcia. Częstym błędem jest ponadto niewłaściwe oszacowanie kosztów, co skutkuje nierzadko rezygnacją z wdrożenia nowego rozwiązania w całej organizacji i koncentracją na jednym bądź kilku obszarach biznesowych (np. sprzedaży bądź controllingu). Etapowe wdrażanie rozwiązań BI w organizacji to niezwykle często wykorzystywana strategia, jednak rodząca wyzwania w zakresie późniejszej integracji.

Kluczem do sukcesu jest bezsprzecznie gotowość osób decyzyjnych w firmie do zmiany obecnej kultury organizacyjnej w zakresie dostępu do informacji oraz przygotowanie na planowane zmiany pracowników, którzy podobnie jak kierownictwo powinni być w pełni świadomi korzyści wynikających z wdrożenia rozwiązań BI w organizacji.
 

Dzięki systemowi pracownicy magazynowi znacznie usprawnili swoją pracę, aktualnie mogąc wykonywać większą ilość procesów w danym czasie.

Wcześniej posiadaliśmy już mniej zaawansowane rozwiązanie do zarządzania magazynem.

Zważaliśmy na to, aby sam interfejs był do niego zbliżony dzięki czemu pracownicy nie musieli odbywać przydługich szkoleń z obsługi nowego systemu, uzyskując tym samym nowe, rozszerzone funkcjonalności.

Po wdrożeniu WMSa, rozbudowie planu kont i sposobu księgowania magazynu (wejścia i wyjścia) w czasie rzeczywistym, inwentaryzacja w naszej firmie także uległa diametralnej zmianie. Aktualnie wszystkie stany na magazynowe posiadamy w formie online.

Wcześniejszym naszym rozwiązaniem było kilka odrębnych programów autorskich tj. program magazynowy, środki trwałe, księgowość sprzedaż. Problemem był fakt, że wspomniane programy w ogóle ze sobą nie współpracowały. W przypadku obecnego rozwiązania posiadamy moduły tego samego programu, które można ze sobą łączyć, automatyzować, co przekłada się na łatwiejszą dostępność danych potrzebnych do przeprowadzenia procesu inwentaryzacji.

Kluczowym elementem sukcesu w procesie wyboru systemu ERP jest jego właściwa organizacja. Każdy dobrze prowadzony proces powinien mieć określone ramy czasowe, uwzględniające poszczególne etapy (kamienie milowe).

W trakcie prowadzenia działań doradczych BPC Group zauważyło, że zbyt wiele procesów decyzyjnych jest rozciągniętych w czasie. Decydenci nie precyzują jasno celów, nie posiadają również harmonogramu projektu.

W konsekwencji przedłużającego się procesu wyboru:

• przedsiębiorcy dysponują zdezaktualizowanymi informacji o funkcjonalnościach i możliwościach systemów, a także o kompetencjach dostawców; 
• następuje rozmycie celu wdrożenia systemu – osoby decyzyjne nadają wyższą rangę mniej znaczącym kwestiom, a priorytety nierzadko schodzą na dalszy plan; 
• wzrastają oczekiwania względem systemu, które znacznie wykraczają poza ramy przeznaczonego na inwestycję budżetu;
• osoby wchodzące w skład komitetu sterującego dążą do jak najszybszego zakończenia projektu, wskutek czego pomijają wiele istotnych szczegółów; 
• następuje generowanie kosztów związanych z zaangażowaniem osób w proces,
• pojawia się obawa przed podjęciem decyzji i dezorientacja spowodowana zbyt dużą liczbą analizowanych systemów.

W wielu zatem przypadkach przedsiębiorstwa stają się ofiara źle przeprowadzonej organizacji procesu wyboru systemu ERP. Wpadają w pułapkę kompetentnych i dobrze przygotowanych zespołów sprzedażowo-marketingowych dostawcy lub najniższych ofert cenowych.

Aby proces wyboru został zorganizowany prawidłowo i nie doszło do błędów jak wyżej przedsiębiorstwo powinoo wykonać analizę procesów biznesowych.

Dzięki niej dowie się, które procesy wymagają zoptymalizowania, jakie funkcjonalności systemu powinny znaleźć się w zapytaniu ofertowym, którego dostawcę zaprosić na prezentację i czego od niego oczekiwać.
 

Błędne informacje na temat możliwości systemu mogą pojawić się w przedsiębiorstwie w sytuacji, gdy dane rozwiązanie jest przedstawione przez dostawcę, który nie posiada kompetencji w obsłudze danej branży.

Systemów ERP na polskim rynku jest kilkadziesiąt – tych ogólnopolskich i międzynarodowych zakwalifikowanych zgodnie z standardami Gartnera do tegoż miana.

Należy pamiętać także o kolejnej nie mniejszej puli rozwiązań autorskich, lokalnych, często nie wypromowanych, które na co dzień konkurują z ww. systemami. Liczba dostawców systemów ERP i tych nie zakwalifikowanych lecz wspierających zarząd liczona jest w setkach.

Przedsiębiorstwa podejmują decyzję o współpracy z dostawcą na podstawie przekazanych im informacji. Tymczasem informacje te mogą być nierzetelne oraz zmanipulowane. Powodów takiego stanu rzeczy jest kilka m.in. względy biznesowe, które mają na celu zdyskredytować konkurencję, ukryć lub uwypuklić wybrane obszary systemu, a w konsekwencji sprzedać oferowane rozwiązanie.

Przejawia się to poprzez:

• zatajanie informacji o funkcjonalnościach, które posiada system, ze względu na brak kompetencji dostawcy w tym obszarze;
• pomijanie możliwości systemu w obszarach zbyt czasochłonnych i kapitałochłonnych dla dostawcy;
• umiejętnie przedstawioną prezentację systemu – w taki sposób, by odpowiadała na potrzeby przedsiębiorstwa. W praktyce system może nie mieć wielu funkcjonalności;

Błędne informacje na temat możliwości systemu mogą pojawić się w przedsiębiorstwie w sytuacji, gdy dane rozwiązanie jest przedstawione przez dostawcę, który nie posiada kompetencji w obsłudze danej branży.

Wiele firm wdrożeniowych dywersyfikuje swoje działania i chce zwiększyć sprzedaż w nowych segmentach rynku. Składają więc oferty i w nieodpowiedni sposób prezentują system. Przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy, iż sposób prezentacji zależy od kompetencji i specjalizacji dostawcy. Błędnie uważają, że każdy dostawca systemu zaprezentuje je w taki sam sposób.