Blog

Krajowy System e-faktur (KSeF) nadciąga nieubłaganie. Już od lutego 2026 największe firmy będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, a dwa miesiące później dołączą do nich wszyscy pozostali przedsiębiorcy. Dla jednych to kłopot. Dla innych – impuls, którego od dawna brakowało, by uporządkować procesy dokumentowe w firmie.

KSeF jako szansa

W języku chińskim słowo „kryzys” składa się z dwóch znaków, z których jeden oznacza „zagrożenie”, a drugi „punkt przełomowy”. Okazuje się, że wymogi związane z KSeF można rozumieć w bardzo podobny sposób. Każda sytuacja, która stawia nas w niekomfortowej pozycji, może być również okazją do zmiany. Chcemy, by ta zmiana przeszła gładko. Właśnie w tym celu zaprojektowaliśmy funkcje KSeF w systemach Navigator.

Jak działa KSeF w systemach Navigator?

Systemy Navigator (Navigator oraz Navigator365) oferują dwa modele integracji z KSeF:

• obiegowy (niezależne rozwiązanie) – faktura jest pobierana do systemu, przechodzi pełną ścieżkę akceptacji i dopiero potem jest wysyłana do KSeF,
• techniczny (hub) – systemy Navigator pełnią rolę kanału komunikacji między systemem ERP a KSeF bez uruchamiania procesu obiegu dokumentów.

Oba warianty można wdrożyć zależnie od potrzeb.

Dlaczego warto zrobić więcej niż minimum?

KSeF w swojej podstawowej formie obsługuje wyłącznie wystawianie i odbieranie faktur. Nie przechowuje kontekstu biznesowego, nie rozdziela dokumentów po działach, nie obsługuje załączników. Integracja z takimi systemami jak Navigator daje więc wiele użytecznych możliwości.

Kiedy faktura trafia do Navigatora, może uruchomić całą lawinę automatycznych działań.

System:

• przypisuje dokumenty do odpowiednich osób lub działów – np. na podstawie numeru umowy czy zlecenia,
• sprawdza kontrahenta – weryfikując jego status VAT, rachunek bankowy czy historię wcześniejszych współprac,
• blokuje dalszy obieg, jeśli partner handlowy nie przeszedł weryfikacji,
• integruje się z systemem księgowym – pobierając z niego faktury i przesyłając je do KSeF,
• dba o kontekst, który gubi się w samym KSeF – np. poprzez obsługę załączników (PDF, JPG), które można przekazywać przez API, webserwisy lub e-mail, niezależnie od rządowego systemu.

KSeF jako okazja do większego porządku

Powiedzmy to wprost – KSeF sam w sobie niczego nie uporządkuje. Jest to po prostu rządowa skrzynka nadawczo-odbiorcza. Ale integrując go z systemem Navigator, można narzucić całemu obiegowi nową logikę.

I tu pojawia się najważniejsza myśl tego krótkiego artykułu – skoro i tak zmieniasz sposób wystawiania i odbierania faktur, dodaj do tego automatyczne przypisywanie odpowiedzialności, powiązanie dokumentów z umowami i budżetami oraz jasne ścieżki akceptacji. Takie procesy można ułożyć raz, a korzyści czerpać przez lata. Wiemy od naszych klientów, że naprawdę warto to zrobić.

KSeF mnie to obchodzi!

Ograniczenie się tylko do „technicznego podłączenia” do KSeF byłoby zmarnowaniem jego potencjału. Czekamy na Twój sygnał, by razem z systemami Navigator jak najpełniej wykorzystać tę szansę. Możesz skontaktować się mailowo z naszym doświadczonym konsultantem pod adresem marcin.szlachcic@archman.pl albo zadzwonić +48 790 562 414.