„Wartość cyfrowych kanałów, dostępności produktów i operacji jest teraz w pełni widoczna dla firm na całym świecie. Jest to wezwanie do przebudzenia dla organizacji, które zbyt mocno koncentrują się na codziennych potrzebach operacyjnych kosztem inwestowania w cyfrowy biznes i długoterminową odporność. Firmy, które mogą przenieść możliwości technologiczne i inwestycje na platformy cyfrowe, złagodzą skutki epidemii i utrzymają płynne działanie swoich firm teraz i przez długi czas.” to cytat z Sandy Shen, starszego dyrektora analityki Gartnera.
W dobie pandemii w oczy kłuje potrzeba przygotowania systemów informatycznych do bezpiecznego i niezawodnego radzenia sobie z ogromnym wzrostem liczby pracowników zdalnych oraz z cyfrową realizacją popytu na rynku.
W miarę przedłużającego się ataku koronawirusa na wszystkich kontynentach wzrastają także niepokoje ekonomiczne. Już dzisiaj pojawiają się firmy o zasięgu globalnym, które deklarują, że nie zrealizują celów finansowych na najbliższy kwartał z powodu zakłóceń w łańcuchu dostaw i spadku popytu.
Kluczowym zadaniem na dzisiaj jest utrzymanie ciągłości działania. W znacznym stopniu mogą w tym pomóc zadania realizowane przez IT – rozszerzając dostęp i możliwości w dwóch kategoriach:
– cyfrowych zasobów w miejscu pracy
– technologiach cyfrowych w celu zaspokojenia potrzeb Klientów
Niezwykle ważne jest uświadomienie sobie przez decydentów jak bardzo poprzez informatyzację mogą pomóc swoim firmom w przypadku tego i każdego kryzysu.
Ponieważ wirus nadal rozprzestrzenia się w coraz większej liczbie krajów, przywódcy firm i przedstawiciele rządu – w tym ostatnio gubernator stanu Waszyngton w Stanach Zjednoczonych – będą zachęcać ludzi do unikania niepotrzebnych podróży lub dużych spotkań. Firmy będą prosić więcej osób o pracę z domu, nawet gdy są zdrowe, aby zwiększyć „dystans społeczny”, co może ograniczyć rozprzestrzenianie się wirusa. Dyrektorzy IT w firmach produkcyjnych mogą podjąć następujące kroki, aby upewnić się, że ludzie mają systemy, których potrzebują, aby utrzymać produktywność:
1. Identyfikacja zadań
Zidentyfikujmy typowy przepływ zadań osób, które są w stanie wykonywać swoje zadania zdalnie oraz zorientujmy się na temat systemów, do których te osoby potrzebują dostępu.
Są to zarówno wewnętrzne platformy komunikacyjne, takie jak poczta e-mail, jak i systemy CRM i ERP. Uwzględnijmy interakcje z klientami i partnerami biznesowymi w ramach analizy przypadków użycia i udokumentujmy potencjalne potrzeby użytkowników zewnętrznych.
2. Identyfikacja potrzeb w zakresie bezpieczeństwa
Zidentyfikujmy potrzeby w zakresie bezpieczeństwa. Przejrzyjmy istniejącą infrastrukturę bezpieczeństwa i oceńmy, czego ludzie będą potrzebować do bezpiecznej pracy. Pod uwagę należy wziąć sprzęt, z którego będą korzystać zdalni pracownicy (urządzenia firmowe lub osobiste) oraz sieci, w których będą się znajdować (publiczne lub prywatne). Rozważmy bezpieczeństwo urządzeń końcowych oraz zarządzanie tożsamością i dostępem, aby umożliwić bezpieczne logowanie do systemów korporacyjnych.
3. Wdrożenie nowych zasad pracy
Zaktualizujmy zasady, dostęp i szkolenie. W miarę jak firmy zwiększają liczbę osób pracujących zdalnie, będą musiały zaktualizować także swoje zasady dotyczące tego, kto może to robić, jak często i jak długo. Z kolei dział IT będzie musiał zaktualizować dostęp do systemu – czasami w celu rozszerzenia dostępu, a czasem ograniczenia. Wszyscy pracownicy muszą przejść szkolenie w zakresie zasad ochrony danych i właściwego ich wykorzystania, w tym w zakresie bezpiecznej wymiany dokumentów lub informacji drogą elektroniczną.
4. Przygotowanie do pracy zdalnej
Zapewnijmy nowe możliwości. Organizacje mogą potrzebować szybkiego nabycia lub przerobienia swoich możliwości technologicznych. Wideokonferencje, narzędzia współpracy i udostępnianie dokumentów to tylko kilka przykładów technologii ułatwiających pracę zdalną. Może być również potrzebna dodatkowa przepustowość sieci, biorąc pod uwagę rosnącą liczbę użytkowników i wielkość komunikacji. Dyrektorzy IT będą potrzebować procesu, aby szybko ocenić potrzeby firmy i uzyskać dostęp – najlepiej z elastycznymi, krótkoterminowymi umowami.
Wiele z tych wyzwań może być zaspokojonych poprzez System ERP. Jako producenci systemu Monitor ERP, rozwijając go od 1982 roku w firmach produkcyjnych wierzymy, że dostęp do wszystkich obszarów funkcjonowania firmy w ramach jednego organizmu informatycznego umożliwia nam przedłużenie ciągłości działania w każdych warunkach. Mamy spełnione wszystkie powyższe potrzeby już teraz – zdalne nadawanie uprawnień i dostępów dla pracowników, integracje z pocztą email, pełna historia wszelkiej dokumentacji i kontaktów z klientami, możliwość korzystania z systemu na dowolnym urządzeniu, możliwość otrzymywania raportów bezpośrednio z maszyn – wreszcie wsparcie, które można otrzymać bez konieczności przyjazdu do firmy i wykonywania wielodniowych audytów.
Ponadto przedłużający się czas epidemii będzie generował kolejne potrzeby, które mogą zostać spełnione poprzez wyspecjalizowany system ERP:
• Zwiększenie możliwości sprzedaży samoobsługowej i cyfrowej. Firmy zmierzą się za chwilę z falą pytań klientów, spadkiem zamówień oraz rezygnacji. Teraz jest czas działania aby przygotować firmę do obsługi najczęstszych pytań i zakupów, pozwalając przedstawicielom obsługi klienta do obsługi bardziej złożonych lub nietypowych problemów.
• Włączenie zdalnie możliwości komunikacji z żywym człowiekiem. Nie wszystko da się sprzedać samoobsługowo – zadbajmy o możliwość komunikacji B2B z klientem. Aby nasi konsultanci byli w stanie pomóc w sprzedaży.
• Wykorzystajmy możliwości dostosowania produktów lub mocy produkcyjnych do bieżącego zapotrzebowania. Japoński producent elektroniki Sharp przekonwertował jedną ze swoich fabryk do produkcji masek na twarz . Orlen produkuje płyn do dezynfekcji. Producenci Foxconn, BYD i GAC w Chinach również przesunęli część swojej obecnej zdolności produkcyjnej z tradycyjnych produktów – o niskim popycie z powodu wybuchu epidemii – na produkty o wysokim popycie, takie jak sprzęt ochronny. Rozwińmy elastyczność, aby umożliwić szybkie zmianę zasobów fizycznych i cyfrowych.
Konfigurator produktów, integracja z maszynami, integracja ze środowiskiem CAD, Moduł B2B (do komunikacji zarówno z klientami jak i dostawcami), WebShop, prosta migracja danych – w wielu obszarach system Monitor ERP wychodzi naprzeciw dzisiejszym wymaganiom. Zamiast utrzymywać kilka systemów w momencie chaosu za miesiąc (tak – wiem co piszę) można sterować zdalnie firmą w ramach jednego organizmu.
Radosław Gubała
Key Account Manager
Monitor ERP Polska Sp. z o.o.
Na podstawie artykułu Coronavirus: CIO Areas of Focus During the COVID-19 Outbreak.
