• Witaj na bpc-guide.pl
Baza systemów IT

Archiwum Autora: Aleksandra

Obieg dokumentów magazynowych

Dlaczego sprawny obieg dokumentów magazynowych jest tak ważny?

Wraz z rozwojem firmy pojawiają się nowe potrzeby. Zaczynamy od obiegu faktur, bo faktura jest podstawowym dokumentem który przetwarzamy. Potem chcemy ogarnąć wszystkie procesy zakupowe więc wdrażamy obieg dokumentów zapotrzebowania, zamówienia, umowy… Na koniec przychodzi refleksja – potrzebujemy gdzieś przechować towary które kupujemy i sprzedajemy. Arkusze Excel przestają wystarczać, trzeba wdrożyć obieg dokumentów magazynowych.

Wdrożenie procesów obiegu dokumentów magazynowych pozwala na uporządkowanie zarządzania magazynem a ich powiązanie z innymi dokumentami – np. zapotrzebowaniem czy protokołem odbioru – przedstawić pełny proces zakupowy czy sprzedażowy od pojawienia się potrzeby zakupu poprzez jej realizację aż do rozliczenia z osobą wnioskującą. Dzięki formie elektronicznej wszyscy uczestnicy procesu mają łatwiejszy dostęp do dokumentów. dodatkowo, dzięki walidacji dokumentów w systemie ESOD minimalizujemy ilość błędów, która może pojawić się w stanach magazynowych. A to przekłada się bezpośrednio na jakość danych i czas, potrzebny na ich weryfikację.

Rodzaje dokumentów magazynowych

W procesach obiegu dokumentów magazynowych zazwyczaj mamy do czynienia z czterema dokumentami podzielonymi na dwie kategorie: dokumenty przychodowe i dokumenty rozchodowe.

Dokumenty przychodowe
Do dokumentów przychodowych zaliczamy dokumenty Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) i Przyjęcie Wewnętrzne (PW) czyli dokumentami które powodują zwiększenie stanów magazynowych. Zdecydowanie częstszym przypadkiem jest użycie dokumentu PZ – to nic innego jak przyjęcie towaru od kontrahenta. Jeżeli firma prowadzi produkcję i swoje towary składuje w magazynie to właśnie dokument PZ jest potwierdzenie złożenia towaru do magazynu.

Rzadziej używanym dokumentem jest dokument Zwrotu Wewnętrznego (ZW). Jest to specjalny dokument którego używamy np. w przypadku omyłkowego pobrania towaru z magazynu lub nie zgadzają się ilości pobranego towaru (pobrano za dużo). Często zdarza się, że zamiast dokumentu ZW stosuje się dokument PW z odpowiednią adnotacją.

Dokumenty rozchodowe
Dokumenty Rozchodowe – Rozchód Wewnętrzny (RW) oraz Wydanie Zewnętrzne (WZ) to dokumenty, które powodują zmniejszenie stanów magazynowych. Pierwszy to wydanie towaru na potrzeby firmy, np. materiałów do produkcji do działu produkcji, drugi to wydanie dla kontrahenta, np. towaru składowanego w magazynie.
Jeżeli mamy większą ilość magazynów to możemy również wprowadzić dokument Przesunięcia Międzymagazyowego (MM). Przesunięcie międzymagazynowe nie zmienia globalnego stanu magazynowego firmy a jedynie zmienia salda na poszczególnych magazynach. Używa się tego dokumentu w przypadku gdy następuje przekazanie partii towaru pomiędzy magazynami.

Jak usprawnić obieg dokumentów w magazynie?

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów jest dobrym początkiem do usprawnienia obiegu dokumentów w magazynie. Dzięki takim systemom wprowadzamy porządek do obiegu dokumentów – uczestnicy procesu wiedzą, co dzieje się z ich dokumentami, znają ich status czy przewidywany termin realizacji.

To jednak dopiero początek. Obieg dokumentów magazynowych wpisuje się w całą grupę procesów określanych jako procesy zakupowe lub sprzedażowe. Jeżeli wdrożymy całość procesów i odpowiednio zepniemy je w logiczną ścieżkę to efekt synergii spowoduje znaczącą poprawę komfortu pracy.

Popatrzmy na przykładowy szkic procesu:

  1. Pracownik składa zapotrzebowanie na zakup materiałów
  2. Osoba weryfikująca może od razu sprawdzić czy towar jest w magazynie
  3. Jeżeli nie – z zapotrzebowania generuje zamówienie lub zapytanie ofertowe do dostawcy
  4. Dostarczeniu towaru towarzyszy dokument PZ (Przyjęcie zewnętrzne). Dzięki temu wszyscy zainteresowani wiedzą, że materiały są już dostępne w firmie
  5. Dokument PZ można porównać z zamówieniem lub fakturą i zweryfikować stan dostawy
  6. Przy wydaniu materiałów generowany jest dokument RW (Rozchód wewnętrzny). Pracownik składający zapotrzebowanie, w ramach obiegu dokumentu RW, potwierdza otrzymanie zamawianych materiałów. Magazyn ma potwierdzenie prawidłowego przekazania zamówienia
  7. Dokument RW może być porównany z zapotrzebowaniem – co ostatecznie kończy cały proces zakupowy.

Jakie pola powinien zawierać dokument magazynowy?

  1. Dokument magazynowy, w ogólności nie różni się od innych dokumentów przetwarzanych w EOD. Powinien mieć numer własny, opis, datę. Obok tych danych powinny się również pojawić dane specyficzne dla dokumentu magazynowego:
  2. Wskazanie magazynu. Pamiętajmy, że Przesunięcie Międzymagazynowe wymaga podania dwóch magazynów. Jeżeli system EOD jest sprzęgnięty z systemem magazynowym to należy odpowiednio skonfigurować te pola by stany magazynowe się zgadzały.
  3. Data operacji (przyjęcia lub wydania towaru)
  4. Lista asortymentowa z takimi polami jak opis towaru, ilość, jednostka miary czy cena. Dane te, w połączeniu z datą operacji, są niezbędne do prawidłowego wyliczenia wartości towarów w magazynie gdyż różne partie towaru mogą mieć różne ceny.
  5. Dane osoby przekazującej i przyjmującej towar. Jeżeli dokumenty magazynowe występują w formie papierowej są to najczęściej pola do podpisu przez obie strony. W przypadku systemów EOD pola te mogą być wyliczane automatycznie na podstawie kroków procedury obiegu dokumentów.

Narzędzia do zarządzania obiegiem dokumentów w magazynie

Istnieje cała gama narzędzi do zarządzania obiegiem dokumentów magazynowych. Jeżeli pominiemy obieg papierowy i skoncentrujemy się n systemach elektronicznych to pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić jest podjęcie decyzji jaki rodzaj systemu wybierzemy.

Możemy wybrać:

  • System obsługi magazynów. Z reguły koncentruje się na prawidłowej obsłudze stanów magazynowych, wyliczeniu wartości magazynu, często posiada narzędzia do integracji z systemami RFID czy innymi mechanizmami ułatwiającymi zarządzanie przechowywaniem towarów. Systemy tej klasy mają znacznie słabsze możliwości jeżeli idzie o modelowanie procesów obiegu dokumentów czy integracji z innymi procesami (np. obiegiem faktury czy zamówienia)
  • Systemy EOD. Ta klasa produktów koncentruje się na rozbudowanym zarządzaniu procesami, integracji procesów w ścieżki procesów, integracji z systemami zewnętrznymi takimi jak ERP czy CAD/CAM/MES.
    Jak widać nie ma systemu idealnego. W przypadku dużych instalacji warto rozważyć wdrożenie obu klas systemów – programu magazynowego do obsługi samego magazynu i systemu EOD do obiegu dokumentów magazynowych – a następnie zintegrować te systemy ze sobą.

Optymalizacja miejsca składowania

Składowanie blokowe, strategie FIFO/LIFO czy automatyzacja to tylko niektóre sposoby na optymalizację wykorzystywanej przestrzeni. Każda firma ma unikalne potrzeby, więc strategie optymalizacji mogą się różnić w zależności od rodzaju produktów i specyfiki działalności.

W którymkolwiek kierunku nie pójdziemy, kluczowa I tak jest analiza przepływu towarów, która pozwala zrozumieć, jak często, jakie produkty i gdzie się poruszają, co z kolei pozwala na lepsze rozmieszczenie ich w magazynie.

Systemy klasy WMS pozwalają nie tylko zautomatyzować proces analizy, ale i wyciągania z niej wniosków, a w dalszej kolejności podejmowania trafnych decyzji o rozlokowaniu nowych dostaw bądź zmianie lokalizacji dla towarów już zmagazynowanych.

Dzięki pojawieniu się AI, taki proces nie ogranicza się już tylko do dynamicznego slottingu, gdzie bazujemy głownie na klasach rotacji, ale np. posługujemy się dodatkowo regułami asocjacji, pilnując by artykuły, które często występują w zamówieniach razem, były składowane w sąsiednich lokalizacjach.
Poza optymalizacją samej przestrzeni, wpływa to korzystnie na skrócenie długości ścieżek kompletacyjnych, a co za tym idzie optymalizację zasobów.

Wykorzystując digital twin możesz eksperymentować z różnymi typami regałów i ich układami oraz konfiguracjami przechowywania i rozmieszczeniem zapasów bez potrzeby fizycznej zmiany układu.

Symulacja różnych poziomów zapasów i ich rozmieszczenie, pozwala na identyfikację najbardziej efektywnych lokalizacji magazynowania dla różnych typów zapasów. Pomaga to w określeniu najbardziej efektywnej przestrzennie konfiguracji. Wykorzystując dane historyczne i algorytmy predykcyjne, cyfrowy bliźniak może symulować wpływ zmian w układzie lub konfiguracji regałów na wykorzystanie przestrzeni.

Wirtualna wizualizacja przepływu materiałów i procesów magazynowania pozwala zidentyfikować możliwości usprawnienia przepływów pracy i ograniczenia niepotrzebnych ruchów, co również prowadzi do jej efektywnego wykorzystania.

Integracja w czasie rzeczywistym danych z czujników lub z systemu zarządzania magazynem w ramach digital twin umożliwia ciągłe monitorowanie wykorzystania przestrzeni. Pomaga zidentyfikować niewykorzystane obszary lub wąskie gardła, które utrudniają optymalną alokację.
Dane są zbierane w sposób ciągły, dzięki czemu system może sugerować adaptacyjne strategie optymalizacji przestrzeni w oparciu o zmieniające się profile zapasów, wahania sezonowe lub inne czynniki dynamiczne.

Podsumowując, zanim podejmiemy decyzję o inwestycji w nową przestrzeń, dodatkowe zasoby czy automatykę, postarajmy się o porządną analizę przepływów, opartą o rzeczywiste dane z naszych operacji. Pamiętajmy tu o starej zasadzie, że jaka jakość danych wejściowych, taki wynik analizy. Zanim zaczniemy analizę, upewnijmy się więc, że dane, którymi dysponujemy są aktualne, wiarygodne i miarodajne – tylko wtedy nasze późniejsze decyzje przyniosą pożądane efekty.

Grzegorz Prorok, Dyrektor zarządzający w Consafe Logistics

Jak kształtuje się przyszłość logistyki i magazynu?

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, przemysł logistyczny i zarządzanie magazynem stają przed nieustannymi wyzwaniami. Jednak przyszłość tego sektora jawi się obiecująco dzięki szybkiemu postępowi technologicznemu. Inwestowanie w nowoczesne rozwiązania logistyczne i magazynowe może okazać się kluczowym krokiem dla przedsiębiorstw chcących utrzymać konkurencyjność. Oto pięć obszarów, które zarysowują przyszłość logistyki i magazynów.

Automatyzacja Procesów Magazynowych

Automatyzacja staje się sercem przyszłości magazynów. Roboty autonomiczne, drony i technologie związane z sztuczną inteligencją umożliwią efektywne zarządzanie zapasami, przyśpieszą procesy kompletacyjne i zminimalizują błędy ludzkie. Inwestycje w te nowoczesne technologie nie tylko skrócą czasy dostaw, ale także przyczynią się do ograniczenia kosztów operacyjnych.

Inteligentne Magazyny i IoT

Rozwój Internetu Rzeczy (IoT) pozwala na tworzenie inteligentnych magazynów, gdzie przedmioty komunikują się ze sobą, zbierając i przekazując dane. Dzięki temu możliwe będzie śledzenie rzeczywistego położenia towarów, optymalizacja trasy przemieszczania się produktów, a także monitoring warunków przechowywania. Inwestycje w IoT otwierają przed przedsiębiorstwami nowe perspektywy efektywności logistycznej.

Big Data i Analityka

Dane odgrywają kluczową rolę w przewidywaniu, analizie i optymalizacji procesów logistycznych. Wykorzystanie narzędzi big data i zaawansowanych analiz pozwoli firmom na lepsze zrozumienie trendów rynkowych, prognozowanie zapotrzebowania oraz optymalizację tras dostaw. Inwestowanie w systemy zarządzania danymi to inwestycja w przyszłość, która pozwoli firmom lepiej reagować na zmienne warunki rynkowe.

Zrównoważona Logistyka

W trosce o środowisko naturalne, przyszłość logistyki kładzie nacisk na zrównoważone rozwiązania.
Elektryczne pojazdy dostawcze, optymalizacja tras w celu zminimalizowania emisji CO2, a także recykling opakowań to elementy, które staną się nieodzowne dla firm logistycznych. Inwestycje w ekologiczne praktyki nie tylko przyczynią się do poprawy wizerunku firmy, ale również mogą generować oszczędności długoterminowe.

Sztuczna Inteligencja Zarządzaniu Łańcuchem Dostaw

Sztuczna inteligencja (SI) revolutionizeje zarządzanie łańcuchem dostaw. Algorytmy SI mogą analizować ogromne ilości danych, prognozować trendy rynkowe, optymalizować magazyny i automatycznie dostosowywać strategie dostaw. Inwestycje w systemy SI przyczynią się do elastyczności i adaptacyjności przedsiębiorstwa w zmiennym otoczeniu biznesowym.

Podsumowując, przyszłość logistyki i rozwiązań magazynowych rysuje się obiecująco dzięki nowoczesnym technologiom. Inwestowanie w automatyzację, Internet Rzeczy, big data, zrównoważoność i sztuczną inteligencję stanie się kluczowym elementem sukcesu dla przedsiębiorstw pragnących utrzymać się na rynku oraz osiągnąć nowe poziomy efektywności operacyjnej.

AGH wspólnie z SAP uruchamia projekt transformacji cyfrowej

Akademia Górniczo-Hutnicza w Krakowie rozpoczęła kolejny etap transformacji cyfrowej związany z usprawnieniem swoich kluczowych systemów zarządzania uczelnią. Ten strategiczny krok jest częścią planu rozwoju AGH i ma na celu usprawnienie obsługi studentów oraz pracowników. W ramach tego projektu uczelnia wdraża rozwiązania SAP, w tym m.in. te dostarczane w modelu subskrypcyjnym w chmurze. AGH jako pierwsza uczelnia w Polsce zdecydowała się na takie działanie.

Transformacja cyfrowa uczelni oznacza w praktyce konieczność usprawnienia procesów związanych m.in. z zarządzaniem finansami i majątkiem, obsługą projektów, zamówień i płatności studentów czy działaniami z obszaru HR. Projekt realizowany na krakowskiej AGH wdrożenia rozwiązań usprawniających obsługę społeczności jest odpowiedzią na rosnące wyzwania związane z działalnością
w erze cyfrowej. Wychodzi naprzeciw dynamiczne zmieniającemu się oraz modernizującemu się środowisku akademickiemu, które podobnie jak inne firmy, organizacje czy przedsiębiorstwa funkcjonuje na co dzień w otoczeniu napędzanym rozwiązaniami technologicznymi. Oprogramowanie i technologie SAP mają docelowo usprawnić obsługę społeczności AGH, na którą składa się łącznie blisko 20 tys. studentów oraz ponad 4 tys. pracowników. Narzędzia SAP znajdą zastosowanie m.in. w obszarze zarządzania finansami oraz zasobami ludzkimi.

Prof. Marek Kisiel-Dorohinicki,   Koordynator ds. Informatyzacji w AGH, odpowiedziany m.in. za cyfryzację wyjaśnia: – Procesy związane z transformacją cyfrową w AGH rozpoczęły się już wiele lat temu od wdrożenia narzędzi usprawniających działalność naukową, administracyjną czy badawczą. Współpraca z SAP wynosi naszą działalność na kolejny poziom i przynosi społeczności akademickiej niezbędne do funkcjonowania w nowej rzeczywistości rozwiązania. Pozwala także rozwijać społeczeństwo informacyjne. Cieszy nas także fakt, że jako pierwsza uczelnia w Polsce zdecydowaliśmy się na skorzystanie z rozwiązań chmurowych, które wkrótce staną się standardem
w zarządzaniu dużymi podmiotami.

 Innowacyjny charakter działań AGH w obszarze cyfrowym wyraża się nie tylko we wdrożeniach usprawniających organizację pracy i działalność administracyjną, ale także na zastosowaniu rozwiązań automatyzujących pewne procesy. W ich wdrożeniu będą brali udział uczestnicy prowadzonych od kilku lat w AGH studiów podyplomowych – Systemy ERP, które z każdym kolejnym rokiem zyskują na popularności. Studia te są elementem szerokiej oferty kształcenia zbudowanej we współpracy z ekspertami z przemysłu skierowanej przede wszystkim dla słuchaczy, którzy poszukują wiedzy z obszaru kompleksowych rozwiązań IT wykorzystywanych do zarządzania zasobami i procesami biznesowymi współczesnych organizacji.

Marcin Demkiw, dyrektor ds. wsparcia sprzedaży SAP Polska podkreśla: – Chociaż poznanie teorii jest niezbędne w procesie edukacji, kluczowe jest jednak umożliwienie studentom konfrontacji teoretycznej wiedzy z praktycznym zastosowaniem w świecie technologii SAP. Studenci oczekują, że nabyte umiejętności podniosą ich kompetencje i atrakcyjność na rynku pracy. AGH wyróżnia się tym, że wykorzystuje zaawansowane aplikacje SAP na dwa sposoby: jako narzędzia dydaktyczne w procesie kształcenia oraz w zarządzaniu uczelnią. Nasza współpraca jest dowodem, że nowoczesne technologie są wpisane w DNA uczelni, a AGH oferuje studentom doskonałe warunki do nauki.

Wdrożenie rozwiązań cyfrowych z jednej strony pozwoli na lepsze zarządzanie zasobami, czasem i kosztami, a jednocześnie eliminację rutynowych zadań dzięki automatyzacji procesów, prowadzić będzie do zwiększenia efektywności i redukcji błędów. Niezwykle istotne będzie usprawnienie komunikacji wewnętrznej i współpracy między różnymi działami i zespołami za pomocą obiegów elektronicznych. Cyfrowa infrastruktura umożliwi także szybsze dostosowywanie się do zmian w otoczeniu biznesowym i ułatwi wdrażanie nowych rozwiązań i strategii. Planowany czas na realizację tego przedsięwzięcia to czas  do 2026 roku. Partnerem w całym procesie transformacji cyfrowej AGH opartego o rozwiązania SAP jest firma Axians IT Services Poland.

Informacja prasowa pochodzi ze strony: https://www.sap.com/poland/index.html

1 … 49 50 51 52 53 … 211