• Witaj na bpc-guide.pl
Baza systemów IT

Archiwum Autora: Aleksandra

KSeF: Automatyzacja i Integracja Obiegu e-Faktur w Systemie ERP Proalpha

Rola KSeF w biznesie

W dobie dynamicznej cyfryzacji polskiej gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się przełomowym narzędziem, które redefiniuje sposób obiegu dokumentów finansowych. Narzędzie ma na celu centralne gromadzenie i weryfikowanie wszystkich faktur elektronicznych, co dla wielu przedsiębiorstw staje się nie tylko obowiązkiem prawnym koniecznym do wdrożenia, ale i strategiczną szansą na automatyzację procesów.

Kluczem do sprawnego przejścia na e-fakturowanie jest integracja KSeF z już używanymi systemami zarządzania, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz rozwiązania do automatyzacji procesów. Proalpha, dostawca oprogramowania ERP dla firm produkcyjnych, doskonale rozumie wyzwania związane z cyfryzacją procesów biznesowych. Dlatego, we współpracy z firmą DIG GmbH – częścią Grupy Proalpha i wiodącym ekspertem w zakresie rozwiązań chmurowych do zakupów operacyjnych i EDI (Electronic Data Interchange), oferuje swoim klientom narzędzia, które pozwalają usprawnić i ustrukturyzować obieg dokumentów.

Rozwiązania DIG obejmują pełen zakres działań – od elektronicznego zaopatrzenia, przez zautomatyzowany przepływ dokumentów i faktur, aż po kompletny proces purchase-to-pay (P2P). Dzięki takiej synergii wiedzy i technologii, możliwa jest płynna integracja z KSeF, optymalizacja procesów zakupowych i finansowych oraz efektywne wsparcie w realizacji cyfrowej transformacji przedsiębiorstw.

Integracja ERP z KSeF: Praktyka automatycznego obiegu elektronicznych faktur i dokumentów.

System Proalpha jest aktualizowany na bieżąco, tak aby zawsze spełniał najnowsze wymagania polskiego prawa, w tym spójność z systemem KSeF. Proces uruchomienia integracji jest prosty, wystarczy zainicjować tylko kilka kroków konfiguracyjnych.

Kluczowym etapem jest uzyskanie przez firmę specjalnego „klucza dostępu” (tokena), na przykład przez e-Urząd Skarbowy, a następnie wprowadzić go do ustawień systemu Proalpha ERP, autoryzując tym samym komunikację z KSeF.
Dzięki temu narzędzie zyskuje możliwość automatycznego lub ręcznego wysyłania faktur oraz odbierania potwierdzeń, takich jak Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a także innych dokumentów.

Generowanie i automatyczna wysyłka do Krajowego Systemu E-faktur

Proces generowania i przesyłania faktur sprzedaży w Proalpha ERP jest niezwykle płynny. Dokumenty wystawiane w systemie są automatycznie konwertowane do formatu XML, zgodnego ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów.
Po wygenerowaniu faktury, Proalpha dokonuje jej wstępnej walidacji,
co pozwala wychwycić ewentualne błędy przed wysyłką do KSeF. Dzięki temu unika się cofania już przetworzonych dokumentów i usprawnia cały proces weryfikacji.

W przypadku pozytywnej walidacji, Krajowy System e-Faktur nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i zwraca UPO, które potwierdza wystawienie faktury, a system Proalpha automatycznie rejestruje te informacje. Co ważne, cały proces wysyłki, odbioru UPO i ewentualnych korekt może odbywać się automatycznie, bez konieczności angażowania użytkownika, choć istnieje także opcja pracy półautomatycznej z pełną kontrolą nad potencjalnymi nieścisłościami.

Obsługa E-faktur zakupowych: zgodność i walidacja

System Proalpha ERP znacząco usprawnia również obsługę faktur zakupowych – tych, które firma otrzymuje od swoich dostawców, ponieważ umożliwia automatyczny odbiór tych faktur z KSeF. Odebrane pliki są następnie wstępnie walidowane i automatycznie przygotowywane do księgowania, co znacząco przyspiesza procesy finansowo-księgowe.

System posiada również mechanizmy analizy i obsługi zwracanych błędów, na przykład dotyczących niepoprawnej struktury dokumentu czy problemów z uprawnieniami. Aby uzyskać dostęp do platformy KSeF, firma musi złożyć w urzędzie skarbowym odpowiedni formularz (ZAW-FA) i wskazać osobę odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami. Jednak co istotne, użytkownicy systemu Proalpha ERP mogą wystawiać i odbierać faktury bez konieczności ich indywidualnego zgłaszania, co znacząco upraszcza codzienną obsługę KSeF w firmie.

Proalpha & DIG: Ekspercka integracja i zaawansowana automatyzacja

Współpraca Proalpha z DIG to model biznesowy, który łączy doświadczenie w archiwizacji, EDI i rozwiązaniach chmurowych z funkcjonalnościami ERP. Przychodzące faktury są najpierw automatycznie pobierane z KSeF, a następnie trafiają do przetwarzania w DIG. Tam odbywa się dedykowane procesowanie, w tym z wykorzystaniem technologii OCR i DIG Workflows, a także przeprowadzana jest procedura kontrolna rozliczeń. W ramach tej procedury faktura przechodzi szereg automatycznych sprawdzeń, które obejmują między innymi weryfikację pól obowiązkowych, sprawdzenie, czy dostawca jest znany i autoryzowany, czy faktura nie jest duplikatem, a także porównanie danych z zamówieniem lub z informacjami o przyjęciu towaru.

Jeśli w którymkolwiek z tych punktów wykryte zostaną rozbieżności, na przykład brakujące pola obowiązkowe, nieznany lub nieautoryzowany dostawca, duplikat faktury, czy rozbieżności
w danych zamówienia lub przyjęcia towaru, automatycznie tworzone jest zadanie do wykonania
dla dedykowanego działu.

We wzorcowym przypadku faktura jest przetwarzana bez jakiejkolwiek ingerencji użytkownika aż do momentu jej zaksięgowania w systemie Proalpha ERP. Po pomyślnym przejściu kontroli, faktura jest rejestrowana w tle lub zatwierdzana, a następnie przesyłana do systemu Proalpha ERP za pośrednictwem API (interfejsu programowania aplikacji) ERP-DIG. Ta współpraca oznacza, że Proalpha czerpie z wiedzy i doświadczenia DIG w obszarze procesów zakupowych, co ułatwia techniczną realizację wymagań struktury wymiany danych i zapewnia, że rozwiązanie Proalpha jest gotowe na adaptację przyszłych zmian i dostosowań prawnych w tym zakresie.

Nowoczesne zarządzanie E-fakturami

Połączenie systemu Proalpha ERP z eksperckimi rozwiązaniami DIG w obszarze cyfryzacji i automatyzacji procesów to nowoczesne, elastyczne i bezpieczne narzędzie do zarządzania zakupami i fakturami elektronicznymi. System automatyzuje procesy zakupowe, znacząco zwiększa efektywność operacyjną i umożliwia szybką reakcję na wszelkie zmiany w przepisach.

Dzięki integracji Proalpha ERP z KSeF, firmy zyskują szereg wymiernych korzyści:

  • Pełna automatyzacja procesów wysyłki i odbioru faktur, w tym pobieranie UPO i korekt – wszystko z minimalnym udziałem użytkownika.
  • Wstępna walidacja dokumentów przed wysyłką, eliminująca ryzyko błędów i powrotu dokumentów z KSeF.
  • Możliwość pracy w trybie automatycznym lub półautomatycznym, zapewniająca pełną kontrolę nad procesem fakturowania.
  • Automatyczny odbiór i przygotowanie do księgowania faktur zakupowych szybsze procesy księgowe bez zbędnych kliknięć.
  • Zintegrowane zarządzanie błędami i workflow – rozbieżności w danych są automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów.
  • Brak konieczności indywidualnego zgłaszania użytkowników do KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie uprawnieniami.
  • Regularne aktualizacje systemu, zapewniające pełną zgodność z przepisami i gotowość na przyszłe zmiany prawne.
  • Wsparcie ekspertów DIG w obszarze cyfrowych procesów zakupowych, co wzmacnia bezpieczeństwo i skuteczność wdrożenia.

Firmy korzystające z tego rozwiązania uzyskują potężne narzędzie, które optymalizuje codzienne procesy, minimalizuje ryzyko błędów i wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych – wszystko to w duchu cyfrowej transformacji i zgodnie
z wymogami KSeF.

Więcej niż obowiązek, czyli nowa perspektywza na wdrożenie KSeF

KSeF nadciąga nieubłaganie. Już od lutego 2026 największe firmy będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, a dwa miesiące później dołączą do nich wszyscy pozostali przedsiębiorcy. Dla jednych to kłopot. Dla innych – impuls, którego od dawna brakowało, by uporządkować procesy dokumentowe w firmie.

KSeF jako szansa
W języku chińskim słowo „kryzys” składa się z dwóch znaków, z których jeden oznacza „zagrożenie”, a drugi „punkt przełomowy”. Okazuje się, że wymogi związane z KSeF można rozumieć w bardzo podobny sposób. Każda sytuacja, która stawia nas w niekomfortowej pozycji, może być również okazją do zmiany. Chcemy, by ta zmiana przeszła gładko. Właśnie w tym celu zaprojektowaliśmy funkcje KSeF w systemach Navigator.

Jak działa KSeF w systemach Navigator?
Systemy Navigator (Navigator oraz Navigator365) oferują dwa modele integracji z KSeF:

  • obiegowy (niezależne rozwiązanie) – faktura jest pobierana do systemu, przechodzi pełną ścieżkę akceptacji
    i dopiero potem jest wysyłana do KSeF,
  • techniczny (hub) – systemy Navigator pełnią rolę kanału komunikacji między systemem ERP a KSeF bez uruchamiania procesu obiegu dokumentów.
    Oba warianty można wdrożyć zależnie od potrzeb.

Dlaczego warto zrobić więcej niż minimum?
KSeF w swojej podstawowej formie obsługuje wyłącznie wystawianie
i odbieranie faktur. Nie przechowuje kontekstu biznesowego, nie rozdziela dokumentów po działach, nie obsługuje załączników. Integracja z takimi systemami jak Navigator daje więc wiele użytecznych możliwości.

Kiedy faktura trafia do Navigatora, może uruchomić całą lawinę automatycznych działań. System:

  • przypisuje dokumenty do odpowiednich osób lub działów – np. na podstawie numeru umowy czy zlecenia,
  • sprawdza kontrahenta – weryfikując jego status VAT, rachunek bankowy czy historię wcześniejszych współprac,
  • blokuje dalszy obieg, jeśli partner handlowy nie przeszedł weryfikacji,
  • integruje się z systemem księgowym – pobierając z niego faktury i przesyłając je do KSeF,
  • dba o kontekst, który gubi się w samym KSeF – np. poprzez obsługę załączników (PDF, JPG), które można przekazywać przez API, webserwisy lub e-mail, niezależnie od rządowego systemu.

KSeF jako okazja do większego porządku
Powiedzmy to wprost – KSeF sam w sobie niczego nie uporządkuje. Jest to po prostu rządowa skrzynka nadawczo-odbiorcza. Ale integrując go z systemem Navigator, można narzucić całemu obiegowi nową logikę.

I tu pojawia się najważniejsza myśl tego krótkiego artykułu – skoro i tak zmieniasz sposób wystawiania i odbierania faktur, dodaj do tego automatyczne przypisywanie odpowiedzialności, powiązanie dokumentów z umowami i budżetami oraz jasne ścieżki akceptacji. Takie procesy można ułożyć raz,
a korzyści czerpać przez lata. Wiemy od naszych klientów, że naprawdę warto to zrobić.

KSeF mnie to obchodzi!
Ograniczenie się tylko do „technicznego podłączenia” do KSeF byłoby zmarnowaniem jego potencjału. Czekamy na Twój sygnał, by razem z systemami Navigator jak najpełniej wykorzystać tę szansę.

Transformacja Workflow w Polsce 2025–2027: Wyzwania, regulacje i trendy przyszłości

Aktualna sytuacja rynku systemów workflow w Polsce

Rynek systemów wspierających workflow w Polsce jest obecnie mocno nasycony. Funkcjonują zarówno rozwiązania specjalizowane, dedykowane wyłącznie obiegowi i akceptacji faktur, jak i kompleksowe systemy elektronicznego obiegu dokumentów wraz z ich archiwizacją. Coraz częściej spotyka się także platformy, które oprócz obsługi dokumentów oferują dodatkowe funkcje, takie jak analityka zarządcza (BI), zarządzanie projektami czy kontroling.

Producenci systemów klasy ERP również próbują odpowiedzieć na potrzeby przedsiębiorstw w zakresie cyfryzacji procesów. Wprowadzają modułowe rozwiązania, które integrują obieg dokumentów z innymi elementami zarządzania.

Należy jednak zauważyć, że tego typu moduły są zazwyczaj okrojone w porównaniu z dedykowanymi aplikacjami, co ogranicza ich funkcjonalność. Mimo to są atrakcyjną opcją dla firm operujących na mniejszym wolumenie dokumentów lub potrzebujących jedynie prostych procesów workflow.

Najczęstsze problemy przy wdrażaniu workflow

Pomimo szerokiej dostępności rozwiązań, przedsiębiorstwa nadal napotykają na szereg trudności podczas wdrażania systemów workflow. Do najczęściej występujących problemów należą:

  1. Brak możliwości przeprowadzenia kontroli statusu rozpoczętych procesów w dowolnym momencie.
  2. Utrudniona kontrola następcza przeprowadzanych procesów
    i badanie metod pracy – wymagają dogłębnej analizy dokumentacji.
  3. Generowanie kosztów wewnętrznych, związanych z przepływem informacji i dokumentów (przesyłki pocztowe, telefony, transport itp.).
  4. Utrudniony dostęp do pełnej dokumentacji procesów lub projektów – konieczność korzystania np. z archiwum.
  5. Konieczność pracochłonnego opracowywania dokumentacji procesów przez osoby odpowiedzialne za ich realizację.
  6. Utrudniona ochrona danych poufnych i wrażliwych w procesie przepływu dokumentów pomiędzy działami lub stanowiskami.
  7. Generowanie dużych kosztów i nakładu pracy przez zmiany
    w procesach biznesowych i procedurach.
  8. Częste pomyłki wynikające z natłoku zadań lub błędnej interpretacji poleceń.
  9. Brak spójnej i jednolitej komunikacji między systemami oraz działami, co prowadzi do duplikacji danych i trudności w integracji.
  10. Ograniczona możliwość automatyzacji i raportowania w czasie rzeczywistym, co utrudnia podejmowanie szybkich decyzji operacyjnych.

Te wyzwania pokazują, że transformacja cyfrowa to nie tylko wybór odpowiedniego systemu, ale również głęboka zmiana organizacyjna, która wymaga przemyślanej strategii.

Przygotowania do dużych zmian

W 2025 roku polskie przedsiębiorstwa, w szczególności z sektora produkcyjnego, stają przed koniecznością przygotowania się do nowych regulacji prawnych. Najistotniejszą zmianą jest wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Podmioty o dużej skali działalności
– od 1 lutego 2026 r.
Pozostałe przedsiębiorstwa
– od 1 kwietnia 2026 r.
Podmioty o niewielkiej skali obrotów – od 1 stycznia 2027 r.

Choć sankcje za błędy zaczną obowiązywać dopiero w 2027 roku, przedsiębiorstwa muszą już teraz dostosować swoje systemy finansowo-księgowe i przepływy pracy, aby uniknąć paraliżu procesów w momencie wejścia regulacji w życie.

Perspektywa na lata 2026–2027 – regulacje i obowiązki

W 2026 roku cyfryzacja obiegu dokumentów w Polsce stanie się faktem. KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców, co wymusi wdrożenie rozwiązań umożliwiających obsługę faktur w czasie rzeczywistym.

To nie tylko kwestia technologii – konieczna będzie zmiana mentalności pracowników oraz przeszkolenie zespołów w zakresie obsługi nowych narzędzi.

Rok 2027 przyniesie pełne egzekwowanie sankcji za błędy w raportowaniu, co sprawia, że firmy, które opóźnią wdrożenie, mogą ponieść wysokie koszty.

Wymogi unijne – ESG i raportowanie zrównoważonego rozwoju

Kolejnym istotnym aspektem będą rosnące wymogi w zakresie raportowania ESG (środowisko, społeczeństwo, ład korporacyjny). Dyrektywa CSRD obejmie spółki z sektora MŚP od 2026 roku, a pierwsze raporty zgodne z nowymi standardami sektorowymi będą wymagane od 2027 roku. Dla przedsiębiorstw produkcyjnych oznacza to konieczność integracji w systemach workflow danych dotyczących emisji, zużycia energii, gospodarki odpadami i aspektów społecznych.

Technologie przyszłości – sztuczna inteligencja i IoT

Według prognoz Gartnera, do 2025 roku aż 95% nowych wdrożeń w przemyśle będzie obejmować elementy sztucznej inteligencji oraz analityki w modelu edge computing. Dla systemów workflow oznacza to ewolucję w kierunku automatyzacji decyzji, predykcji awarii i pełnej integracji z urządzeniami IoT. W latach 2026–2027 te rozwiązania staną się standardem, a firmy, które je wdrożą, zyskają przewagę w zakresie szybkości działania, efektywności kosztowej i bezpieczeństwa danych.

Podsumowanie

Transformacja workflow w Polsce to proces złożony, łączący wymogi prawne, rosnące oczekiwania klientów i dynamiczny rozwój technologii.

Najbliższe trzy lata (2025–2027) będą kluczowe dla przedsiębiorstw produkcyjnych – zarówno w kontekście dostosowania się do regulacji (KSeF, ESG), jak i adaptacji nowoczesnych rozwiązań automatyzujących i integrujących procesy.

Firmy, które już teraz rozpoczną inwestycje w digitalizację, unikną ryzyka chaosu organizacyjnego, strat finansowych i problemów z raportowaniem.

Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?

Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z raportowaniem faktur przez KSeF, ale szersza automatyzacja procesów związanych z obiegiem dokumentów, ich akceptacją oraz magazynowaniem. Jakimi technologiami można ją wdrożyć w organizacji? To przede wszystkim sztuczna inteligencja, OCR, a także platformy low-code/no-code, które umożliwiają firmom skrócenie czasu obsługi dokumentów, redukcję błędów oraz pełną zgodność z regulacjami.

Poznaj ADF – inteligentny obieg dokumentów

Takim rozwiązaniem, które odpowiada na potrzebę uporządkowania i automatyzacji elektronicznego obiegu dokumentów, jest ADF – ANEGIS Document Flow. Stworzone w środowisku Microsoft Power Platform automatyzuje i optymalizuje procesy księgowe, zapewniając organizacjom pełną kontrolę nad przepływem dokumentów.

ADF to jedno miejsce wejścia wszystkich faktur, paragonów, umów czy zamówień. Mogą być one importowane z wielu źródeł – ze skrzynki e-mail, przez ręczne wprowadzanie, po import z KSeF. Wbudowane mechanizmy OCR i Microsoft Document Intelligence pozwalają na inteligentne rozpoznawanie i klasyfikowanie dokumentów, a następnie ich automatyczne przypisywanie do właściwych procesów i osób.

Automatyzacja wspierana przez usługi Power Platform

ADF, rozwiązanie zbudowane w Microsoft Power Apps, wykorzystuje reguły przetwarzania, które mogą być definiowane przez organizację bez udziału programistów – zgodnie z ideą rozwiązań low-code/no-code. Aplikacja sprawdza dane w dokumencie, takie jak nadawca, kwota, waluta czy dostawca, i jeśli są one zgodne z ustalonymi kryteriami, dokument trafia bezpośrednio do akceptacji.

Dzięki Microsoft Power Automate można projektować elastyczne ścieżki procesowania i akceptacji – różne dla użytkowników, ról czy wartości dokumentu. To pozwala tworzyć drzewa decyzyjne właściwe dla struktury i zasad organizacji, które usprawniają procesy księgowe i minimalizują czas potrzebny na weryfikację danych.

Integracja i mobilność

ADF działa jako samodzielne rozwiązanie lub w pełni zintegrowany moduł aplikacji i systemów finansowo-księgowych, również ze środowiska Microsoft, w tym Dynamics 365 Finance. Użytkownicy otrzymują powiadomienia o zadaniach i akceptacjach bezpośrednio w Microsoft Teams lub e-mailu. Aplikacja jest dostępna także w wersji mobilnej, co pozwala zatwierdzać dokumenty z dowolnego miejsca.

Po zakończeniu obiegu dokumentu, ADF przenosi go automatycznie do magazynu Azure Blob Storage, optymalizując przestrzeń w Dataverse (bazie danych rozwiązania).

Zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentów

Od inicjacji obiegu po archiwizację dokumentu, w ADF można zarządzać elektronicznie pełnym cyklem życia dokumentów we wsparciu automatyzacji. Pracownicy zyskują szybki dostęp do danych, a dokumenty są przechowywane zgodnie z przepisami.

Wprowadzenie automatyzacji do procesów księgowych pozwala:

  • ograniczyć ręczne wprowadzanie danych i błędy dzięki AI i OCR,
  • osiągnąć szybszy czas akceptacji i obiegu dokumentów,
  • zredukować koszty związane z utrzymywaniem papierowego archiwum,
  • przetwarzać dokumenty zgodnie z przepisami i bezpiecznie dla danych,
  • dopasowywać i rozwijać procesy dzięki możliwościom low-code/no-code.

Ewolucja w obiegu dokumentów

Organizacje, które decydują się na wdrożenie automatyzacji w obiegu dokumentów, zyskują więcej niż tylko oszczędność czasu. To sprawna kontrola nad finansami, zgodność z regulacjami i uwolnienie potencjału pracowników, którzy zamiast przepisywać dane mogą wspierać rozwój biznesu. To moment, aby pozwolić technologii przejąć rutynę, a ludziom – stworzyć wartość.

1 2 3 4 5 6 … 231