Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z raportowaniem faktur przez KSeF, ale szersza automatyzacja procesów związanych z obiegiem dokumentów, ich akceptacją oraz magazynowaniem. Jakimi technologiami można ją wdrożyć w organizacji? To przede wszystkim sztuczna inteligencja, OCR, a także platformy low-code/no-code, które umożliwiają firmom skrócenie czasu obsługi dokumentów, redukcję błędów oraz pełną zgodność z regulacjami.
Poznaj ADF – inteligentny obieg dokumentów
Takim rozwiązaniem, które odpowiada na potrzebę uporządkowania i automatyzacji elektronicznego obiegu dokumentów, jest ADF – ANEGIS Document Flow. Stworzone w środowisku Microsoft Power Platform automatyzuje i optymalizuje procesy księgowe, zapewniając organizacjom pełną kontrolę nad przepływem dokumentów.
ADF to jedno miejsce wejścia wszystkich faktur, paragonów, umów czy zamówień. Mogą być one importowane z wielu źródeł – ze skrzynki e-mail, przez ręczne wprowadzanie, po import z KSeF. Wbudowane mechanizmy OCR i Microsoft Document Intelligence pozwalają na inteligentne rozpoznawanie i klasyfikowanie dokumentów, a następnie ich automatyczne przypisywanie do właściwych procesów i osób.
Automatyzacja wspierana przez usługi Power Platform
ADF, rozwiązanie zbudowane w Microsoft Power Apps, wykorzystuje reguły przetwarzania, które mogą być definiowane przez organizację bez udziału programistów – zgodnie z ideą rozwiązań low-code/no-code. Aplikacja sprawdza dane w dokumencie, takie jak nadawca, kwota, waluta czy dostawca, i jeśli są one zgodne z ustalonymi kryteriami, dokument trafia bezpośrednio do akceptacji.
Dzięki Microsoft Power Automate można projektować elastyczne ścieżki procesowania i akceptacji – różne dla użytkowników, ról czy wartości dokumentu. To pozwala tworzyć drzewa decyzyjne właściwe dla struktury i zasad organizacji, które usprawniają procesy księgowe i minimalizują czas potrzebny na weryfikację danych.
Integracja i mobilność
ADF działa jako samodzielne rozwiązanie lub w pełni zintegrowany moduł aplikacji i systemów finansowo-księgowych, również ze środowiska Microsoft, w tym Dynamics 365 Finance. Użytkownicy otrzymują powiadomienia o zadaniach i akceptacjach bezpośrednio w Microsoft Teams lub e-mailu. Aplikacja jest dostępna także w wersji mobilnej, co pozwala zatwierdzać dokumenty z dowolnego miejsca.
Po zakończeniu obiegu dokumentu, ADF przenosi go automatycznie do magazynu Azure Blob Storage, optymalizując przestrzeń w Dataverse (bazie danych rozwiązania).
Zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentów
Od inicjacji obiegu po archiwizację dokumentu, w ADF można zarządzać elektronicznie pełnym cyklem życia dokumentów we wsparciu automatyzacji. Pracownicy zyskują szybki dostęp do danych, a dokumenty są przechowywane zgodnie z przepisami.
Wprowadzenie automatyzacji do procesów księgowych pozwala:
- ograniczyć ręczne wprowadzanie danych i błędy dzięki AI i OCR,
- osiągnąć szybszy czas akceptacji i obiegu dokumentów,
- zredukować koszty związane z utrzymywaniem papierowego archiwum,
- przetwarzać dokumenty zgodnie z przepisami i bezpiecznie dla danych,
- dopasowywać i rozwijać procesy dzięki możliwościom low-code/no-code.
Ewolucja w obiegu dokumentów
Organizacje, które decydują się na wdrożenie automatyzacji w obiegu dokumentów, zyskują więcej niż tylko oszczędność czasu. To sprawna kontrola nad finansami, zgodność z regulacjami i uwolnienie potencjału pracowników, którzy zamiast przepisywać dane mogą wspierać rozwój biznesu. To moment, aby pozwolić technologii przejąć rutynę, a ludziom – stworzyć wartość.
Polecane wpisy:
AI na zmienność w branży produkcyjnej. Jak sztuczna inteligencja robi użytek z danych i wspiera łańcuch dostaw i procesy produkcji?
Inteligentny przemysł: era produkcji napędzanej danymi
5 najczęściej popełnianych błędów w I fazie wdrożenia systemu ERP, których lepiej uniknąć dla dobra projektu
Cyfrowa transformacja fabryk: od danych do decyzji