Bezpieczna komunikacja wewnątrz firmy

Komunikacja odgrywa istotną rolę w każdej nowoczesnej firmie, gdzie właściwy przepływ informacji jest potrzebny do wykonywania konkretnych zadań w zespole. Dostęp do narzędzia usprawniającego komunikację jest ważny szczególnie w korporacjach oraz dużych firmach, gdzie pracownicy przebywają w różnych lokalizacjach lub pracują zdalnie. Wybierając konkretne rozwiązanie, należy także wziąć pod uwagę konieczność zabezpieczenia wrażliwych danych, które nie mogą być udostępniane osobom trzecim. W jaki sposób zadbać o czytelną i bezpieczną komunikację w firmie?

Komunikacja wewnętrzna ma duże znaczenie i pozytywnie wpływa na prawidłowy przepływ informacji między współpracownikami. Osoby pracujące w jednej organizacji powinny identyfikować się z konkretną marką i dbać, aby na bieżąco przekazywać wszystkie komunikaty mające bezpośredni wpływ na jakość i skuteczność działań. Istotne jest jednak, aby wszystkie informacje były przekazywane we właściwy sposób gwarantujący nie tylko zrozumienie, ale także bezpieczeństwo treści zawartej w komunikacie.

Dlaczego komunikacja w firmie jest ważna?

Odpowiadając na pytanie dlaczego komunikacja w firmie jest ważna, należy zacząć od tego, że bez sprawnego kontaktu między pracownikami nie ma możliwości szybko i efektywnie pracować. Odpowiednie porozumiewanie się ma bezpośredni wpływ na zadowolenie pracowników oraz atmosferę panującą w zespole. Wśród innych korzyści wymienia się także: Szybkie wdrażania nowych członków działów (onboarding), udostępnianie materiałów szkoleniowych, gromadzenie uwag i sugestii, informowanie o zmianach kadrowych oraz prawnych, a także działaniach marketingowych. Platformy do komunikacji wewnętrznej uważane są za narzędzie zachęcające pracowników do udziału np. w różnego rodzaju zbiórkach czy imprezach integracyjnych. Oprócz tego osoby pracujące w zespołach mają ułatwioną komunikację z team liderem i managerami, co pozwala na prowadzenie dialogu oraz konsultowanie wybranych zagadnień związanych z pracą.

Jak dobrać narzędzie komunikacji wewnętrznej? 

Dobór właściwego narzędzia do komunikacji wewnętrznej musi charakteryzować się efektywnością. W wielu firmach korzysta się z kilku kanałów przesyłania informacji, jednak nie zawsze ten model się sprawdza. Wybranie jednego, spójnego narzędzia powinno zostać poprzedzone analizą potrzeb, a także być odpowiednio dopasowane do specyfiki branży. W niektórych przedsiębiorstwach w zupełności sprawdzają się powiadomienia wysyłane w formie maila czy spotkania cykliczne, na których przekazywane są najważniejsze informacje z życia firmy. Inne, większe przedsiębiorstwa potrzebują jednak sprawnie działającego narzędzia w postaci intranetu. Dobrym przykładem narzędzia do wewnętrznej komunikacji jest portal pracowniczy Intranet ENTERPRISE web360 będący autorskim rozwiązaniem OPTeam. Platformę społecznościową dla pracowników można z powodzeniem zainstalować we własnej infrastrukturze w firmie. Użytkownicy korzystający z web360 mają do dyspozycji funkcjonalności takie jak: Baza kontaktów, aktualności i wydarzeń, repozytorium, pełnomocnictwa i upoważnienia, kalendarz, baza linków, baza wiedzy, forum dyskusyjne, obieg dokumentów, poczta, zamówienia wewnętrzne oraz wiele więcej. Z intranetu można z powodzeniem korzystać z dowolnej przeglądarki (Chrome, Opera, Mozilla FireFox, Internet Explorer) na urządzeniu mobilnym lub komputerze stacjonarnym.

W jaki sposób zabezpieczyć narzędzie do komunikacji wewnętrznej?

Zabezpieczenie narzędzi do komunikacji wewnętrznej jest równie istotne, jak wybór właściwej platformy odpowiadającej na potrzeby kultury organizacyjnej. Odpowiednim rozwiązaniem pozwalającym zabezpieczyć przeglądarkę, chroniąc jednocześnie dane wrażliwe jest Browser Security Plus od ManageEngine. Rozwiązanie chroni sieć przed złośliwym oprogramowaniem (konie trojańskie i wirusy), atakami typu watering hole i phishingami, a także atakami cybernetycznymi. Narzędzie od ManageEngine kontroluje zainstalowane rozszerzenia oraz wtyczki, dba o bezpieczeństwo podczas codziennego użytkowania przeglądarki na komputerze firmowym oraz pozwala zapewnić pełną zgodność z określonymi zasadami bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Przemyślany system do komunikacji wewnątrz firmy ma bezpośredni wpływ na zwiększenie efektywności pracowników. Dbałość o PR to dobry sposób na to, aby kreować pozytywny wizerunek firmy na zewnątrz, zwiększając jednocześnie potencjał przedsiębiorstwa. Korzystanie z intuicyjnego narzędzia w postaci platformy intranetowej, która dodatkowo jest odpowiednio zabezpieczona to klucz do skutecznej komunikacji w każdym przedsiębiorstwie.

OPTeam SA

Tajęcina 113

36-002 Jasionka

tel. 17 867 21 00

tel. 17 859 68 45

kom. 668 345 573

e-mail: opteam@opteam.pl

https://opteam.pl/

Automatyzacja procesów i monitorowanie zasobów IT

Nowoczesne rozwiązania wdrażane w przedsiębiorstwach pozwalają na digitalizację i automatyzację procesów. Przekazywanie zadań, informacji czy dokumentów między użytkownikami odbywa się za pomocą ściśle określonych reguł i procedur w sposób cyfrowy, dzięki czemu istnieje możliwość połączenia poszczególnych stanowisk w firmach w jedną spójną całość. Okazuje się jednak, że posiadanie sprawnie funkcjonującego systemu do zarządzania zasobami jest równie ważne co dostęp do kompletnej infrastruktury IT wspomaganej nie tylko przez administratora, ale także rozwiązania monitorujące procesy. W jaki sposób narzędzia do monitorowania infrastruktury IT mogą pomóc w osiągnięciu celów biznesowych?

Automatyzacja procesów to liczne korzyści doceniane przez wszystkie firmy stawiające na nowoczesne technologie, rozwój, a także zdobycie i utrzymanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Zebrane oraz scentralizowane za pośrednictwem oprogramowania dane pomagają w podejmowaniu trafnych decyzji strategicznych, a samo zarządzanie procesami wewnętrznymi nie jest wymagające. Zwiększenie wydajności obserwuje się także po prawidłowym działaniu kompletnej infrastruktury IT, za którą odpowiedzialni są administratorzy korzystający z nowoczesnych narzędzi do monitorowania.  

Automatyzacja w praktyce – czyli budowanie spójnego środowiska

Automatyzacja w praktyce to szereg podejmowanych działań na podstawie procesów, których zasady działania zostały ściśle określone. Zgodnie z założeniami Przemysłu 4.0 sam proces automatyzacji uważany jest za inwestycje, a implementowane w firmach oprogramowania dostarczają nowe funkcjonalności, które uzyskuje się  za pomocą wybranych modułów dostępnych np. w rozwiązaniach takich jak platforma low-code nAxiom

oraz system Comarch ERP XL. Gotowe systemy w zależności od wybranego rozwiązania są oferowane w wersji on premise lub chmurze obliczeniowej. Dobrym przykładem narzędzia dostępnego w obu wariantach jest wyżej wspomniana platforma nAxiom. Rozwiązanie jak każdy system potrzebuje niezawodnej i bezpiecznej infrastruktury IT. Coraz częściej jednak zwraca się uwagę, że z punktu widzenia biznesowego, automatyzacji podlegają jedynie obszary, które są odczuwalne dla użytkowników. W wielu przypadkach pomija się kwestie związane z optymalizacją poszczególnych elementów infrastruktury IT. Szybkie uruchamianie procesów nie pozwala zadbać m.in. o bezpieczeństwo wdrożonych rozwiązań, co w dłuższej perspektywie może mieć negatywne skutki dla przedsiębiorstw. Budowanie spójnego, skalowalnego i efektywnego środowiska IT wymaga odgórnego koordynowania wszystkich rozwiązań w organizacji, począwszy od wybrania odpowiedniego systemu do zarządzania zasobami, aż po sprzęt.

Infrastruktura informatyczna – dlaczego jest tak ważna dla przedsiębiorstw?

Firmy działające bez nowoczesnych technologii nie są w stanie osiągnąć przewagi konkurencyjnej na przepełnionym rynku. Obecnie trudno sobie wyobrazić działanie przedsiębiorstw bez prawidłowo zintegrowanych rozwiązań, które daje się zoptymalizować pod kątem większej efektywności pracy oraz lepszej komunikacji. Bezpieczna, elastyczna oraz niezawodna infrastruktura IT pomaga osiągać firmom założone cele biznesowe. Jeśli jednak pojawiają się błędy w prawidłowej implementacji infrastruktury, przedsiębiorstwo może doświadczyć licznych problemów np. z wydajnością, łącznością oraz bezpieczeństwem, co będzie miało bezpośredni wpływ na zakłócenie pracy wszystkich systemów, których działanie zależne jest od stabilności sieci. W szerszym kontekście okazuje się, że rentowność przedsiębiorstwa uzależniona jest od prawidłowo funkcjonującej infrastruktury IT, na którą składają się komponenty takie, jak: sprzęt, oprogramowanie, sieć, serwer oraz centrum przetwarzania danych. Jeśli wszystkie elementy są spójne i działają prawidłowo, firmy mogą z powodzeniem kreować właściwe doświadczenia u klientów, zapewniając im dostęp do wysokiej jakości świadczonych usługi i towarów, przy jednakowym zwiększeniu wydajności pracowników.

Monitorowanie komponentów infrastruktury IT

Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań w postaci systemów do zarządzania zasobami wdrażanymi przez OPTeam wymaga odpowiedniego zabezpieczenia oraz monitorowania warstwy sprzętowej w infrastrukturze IT. Narzędzie oferowane przez ManageEngine sprawdza stan infrastruktury w czasie rzeczywistym, powiadamiając administratorów o wszelkich awariach oraz znalezionych nieścisłościach. Rozwiązanie monitoruje urządzenia sieciowe (routery, zapory ogniowe, serwery, przełączniki, kontrolery bezprzewodowej sieci LAN, drukarki, urządzania pamięci masowej) mające adres IP oraz połączenie z siecią za pomocą protokołu TCP/IP. Funkcjonalności narzędzi od ManageEngine do monitorowania komponentów infrastruktury IT pozwalają zapewnić ciągłość działań urządzeń działających w przedsiębiorstwach.  

Podsumowanie      

Konfigurowanie infrastruktury informatycznej jest zależne od celów biznesowych oraz potrzeb przedsiębiorstw. Niektóre jednak niezależnie od branży są spójne i obejmują optymalnie funkcjonującą infrastrukturę IT charakteryzującą się dużą wydajnością. Wnioski nasuwają się same – bez  sprawnie działającej sieci nie ma możliwości korzystać z pełnej wydajności systemów, których działanie opiera się na łączności. Sukces przedsiębiorstw i osiągnięcie założonych celów biznesowych są więc zależne od tego, czy nowoczesne technologie zostały wdrożone we wszystkich obszarach.

OPTeam SA

Tajęcina 113

36-002 Jasionka

tel. 17 867 21 00

tel. 17 859 68 45

kom. 668 345 573

e-mail: opteam@opteam.pl

https://opteam.pl/

Comarch wyposaży mazowieckie samorządy w narzędzia informatyczne do zarządzania procesami kadrowymi

Około 200 gmin i powiatów z województwa mazowieckiego otrzyma informatyczne systemy kadrowo-płacowe do obsługi spraw pracowniczych. Jednym z nich będzie Portal Pracowniczy Comarch, który pozwoli usprawnić prace działów HR w organizacjach oraz wprowadzi samoobsługę wielu czynności związanych                    z aktualizacją danych pracowników a także organizacją ich pracy. Projekt zostanie zrealizowany w ramach programu „Regionalne partnerstwo samorządów Mazowsza dla aktywizacji społeczeństwa informacyjnego w zakresie e-administracji i geoinformacji”. Umowa między Comarch a Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego została podpisana w sierpniu 2021 roku. Zakończenie prac wdrożeniowych
i uruchomienie systemów zaplanowane jest do końca listopada 2022 roku.

Cyfryzacja procesów kadrowych

Przedmiotem realizacji zamówienia jest implementacja rozwiązania spójnego dla całego województwa mazowieckiego w zakresie obsługi pracowniczej jednostek samorządu terytorialnego.

Projekt doskonale wpisuje się w strategię, która ma na celu wyposażenie urzędów gmin, miast i starostw powiatowych w systemy dziedzinowe do obsługi kadr – mówi Mariusz Cichal, Product Manager w Comarch.

Projekt zakłada przeprowadzenie analizy, zaprojektowanie, wdrożenie oraz udzielenie wsparcia technicznego w zakresie m.in. Portalu Pracowniczego Comarch w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego i w około 200 samorządach. Wartość łączna zamówienia wynosi 8 279 591,25 zł brutto.

– Zawarta umowa jest kolejnym w ostatnich latach dowodem współpracy z Województwem Mazowieckim w obszarze cyfryzacji. Cieszymy się, że tym razem możemy zwiększyć efektywność procesów obsługi pracowniczej. Wierzymy, że to kolejny krok na drodze do kompleksowego wdrożenia e-administracji nie tylko w zakresie komunikacji elektronicznej obywateli z administracją publiczną, ale także budowy i rozwoju wewnętrznych procesów back-office, wspierających pracę administracji – mówi Robert Mościcki, Dyrektor Centrum Sprzedaży w Comarch.

Portal Pracowniczy Comarch pozwoli pracownikom urzędów załatwiać sprawy administracyjne, bez osobistego kontaktu z działem HR. Dzięki systemowi będą mogli między innymi: uzyskać dostęp do danych osobowych i o zatrudnieniu, ważnych dokumentów, np.: PIT czy pasek płacowy, ale także wypełnić wniosek o urlop czy rozliczyć delegację. Rozwiązanie to nie tylko usprawni komunikację wewnętrzną podczas pracy zdalnej, ale także pozwoli kadrom skupić się na priorytetowych zadaniach.

Projekt „Regionalne partnerstwo samorządów Mazowsza dla aktywizacji społeczeństwa informacyjnego w zakresie e-administracji i geoinformacji” współfinansowane jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach regionalnego programu operacyjnego województwa mazowieckiego na lata 2014–2020.

Więcej informacji o Comarch:

Comarch został założony w 1993 roku w Krakowie, a od 1999 roku jest notowany na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. Jest jedną z największych firm informatycznych w Europie i prowadzi projekty dla czołowych marek z Polski i świata w najważniejszych sektorach gospodarki m.in.: telekomunikacji, finansach, bankowości i ubezpieczeniach, handlu i usług, infrastruktury IT, administracji publicznej, przemyśle, ochronie zdrowia oraz w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Z  usług Comarch skorzystało kilkadziesiąt tysięcy światowych marek w ponad 100 krajach na 6 kontynentach m.in.: Heathrow Airport, BP, Carrefour, Heineken, Vodafone, T-Mobile, Telefónica, Orange, LG U+ czy BNP Paribas Fortis, Allianz, Aviva, AXA, Banque Populaire des Alpes, Alior Bank, Credit Suisse, Delta Lloyd Life, DNB, ING.

Firma zajmuje wysokie pozycje w rankingach analityków IT m.in.: Gartnera, Truffle 100, TOP 200 „Computerworld”, IDC, Polskiej Akademii Nauk, EU Industrial R&D Investment Scoreboard. Corocznie Comarch inwestuje środki o wartości ok. 17 proc. przychodów  w projekty innowacyjne. W 2020 roku nakłady na prace R&D wyniosły 264 mln zł. Obecnie zatrudnia ponad 6 300 ekspertów, w ponad 90 biurach w ponad 30 krajach od Australii i Japonii przez Bliski Wschód oraz Europę aż po obie Ameryki.

www.comarch.pl

Marek Wiśniewski
+48 691 464 715
Marek.Wisniewski@comarch.pl

Jak szybko dostosować oprogramowanie do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa?

System klasy ERP obsługuje zdecydowaną większość standardowych procesów realizowanych we wszystkich obszarach działalności biznesowej. Dlatego skuteczne zarządzanie firmą bez wsparcia tego rodzaju oprogramowania jest w zasadzie niemożliwe. Jednak przy tak dużej dynamice zmian, jaką obecnie obserwujemy, przedsiębiorstwa coraz częściej stają przed koniecznością obsługi procesów unikalnych. A to wymaga rozszerzenia funkcjonalności systemów ERP lub wdrażania dedykowanych rozwiązań informatycznych.

Producenci oprogramowania regularnie aktualizują swoje narzędzia odpowiednio do zmieniających się potrzeb użytkowników, ale też wymagań prawnych czy gospodarczych. Wprowadzane modyfikacje mają charakter uniwersalny i takie też są systemy klasy ERP i systemy dziedzinowe, które odpowiadają wspólnym potrzebom przedsiębiorstw. Ich zadaniem jest przede wszystkim integracja i porządkowanie standardowych procesów realizowanych w firmie lub jej obszarach, jak choćby produkcja. Dlatego, mimo regularnych aktualizacji do nowszych wersji, systemy ERP i systemy dziedzinowe w swej podstawowej formie nie będą obsługiwały procesów specyficznych, charakterystycznych dla prowadzonej działalności lub powstałych pod wpływem zmian rynkowych. W takiej sytuacji niezbędna jest rozbudowa oprogramowania, która może być dokonana poprzez modyfikację jego struktury lub integrację z nowym narzędziem.

Modernizacja struktury oprogramowania

Modyfikacje oprogramowania mogą obejmować mniejsze zmiany o charakterze adaptacyjnym lub większe o charakterze typowo funkcjonalnym. W pierwszym przypadku chodzi o dostosowanie narzędzia do preferencji użytkowników i specyfiki danej firmy. W drugim natomiast o uzupełnienie narzędzia o całkiem nowe funkcje potrzebne do realizacji celów biznesowych.

Niektóre rozwiązania dostępne na rynku dają możliwość samodzielnego wprowadzania zmian o charakterze adaptacyjnym, bez konieczności stosowania zewnętrznych narzędzi, angażowania dostawcy czy zespołu programistów. Przykładem takiego rozwiązania jest system zarządzania produkcją TimeLine, który posiada wbudowane narzędzie Rapid Application Development pozwalające użytkownikowi administracyjnemu z poziomu systemu zmieniać istniejące lub tworzyć nowe elementy w obrębie interfejsów, szablonów formularzy i bazy danych. Jeśli zajdzie taka potrzeba, w wymienionych obszarach administrator może dodać nowy obiekt, jak kontrolka, przycisk, zakładka, pole itp. Zastosowanie narzędzia typu RAD zwiększa ekonomię użytkowania systemu i zapewnia swobodę w zakresie jego modyfikowania oraz utrzymania.

Zdarza się jednak, że oprogramowanie wymaga przebudowy w znacznie większym zakresie. Modyfikacje dokonywane są w obrębie modułu celem dodania nowych, brakujących czy też w danym momencie potrzebnych funkcjonalności, ułatwienia bądź w ogóle umożliwienia integracji czy zapewnienia płynnej współpracy i wymiany danych z innymi rozwiązaniami informatycznymi. Do tak rozbudowanych prac modernizacyjnych angażowany jest już zespół programistów, który odpowiada zarówno za przygotowanie komponentów rozszerzających funkcjonalność oprogramowania, jak i opracowanie mechanizmów ich działania. A niestety, im większe prace modernizacyjne, tym większy związany z tym koszt. Nie wspominając już o długim okresie oczekiwania na wdrożenie wymaganych modyfikacji, ewentualnych przerwach w użytkowaniu systemu czy w ogóle ryzyku zakłócenia ciągłości procesów realizowanych przez firmę.

Integracja z dedykowaną aplikacją

W sytuacji, gdy konieczna staje się szybka modyfikacja oprogramowania czy automatyzacja nowych procesów, alternatywą dla modernizacji przeprowadzanych metodą kodowania jest technologia low-code. Umożliwia rozbudowę funkcjonalną systemów ERP i systemów dziedzinowych bez ingerowania w ich strukturę, bezpieczną integrację dowolnych rozwiązań informatycznych czy też dostosowanie narzędzi do działania na urządzeniach mobilnych.

Przykładem rozwiązania opartego na technologii low-code jest platforma nAxiom, która pozwala szybko tworzyć indywidualnie dopasowane aplikacje i integrować je z dowolnym oprogramowaniem w jednym, spójnym i skalowalnym środowisku informatycznym. Aplikacje budowane są z gotowych komponentów, dzięki czemu powstają w znacznie krótszym czasie niż metodą programowania. W dowolnym momencie można je modyfikować, a prototypowanie wprowadzanych zmian dokonywane jest na bieżąco, nawet w trakcie użytkowania aplikacji, ale bez wpływu na płynność realizowanych procesów.  

Technologia low-code to wysoce elastyczne podejście do cyfryzacji procesów, również tych unikalnych, dla których brakuje dedykowanych funkcjonalności w użytkowanym oprogramowaniu. Znajduje zastosowanie we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa, dając możliwość szybkiego reagowania na zmiany i sprawnego dostosowywania się do wymagań otoczenia.

Podsumowanie

Potrzeba wprowadzania modyfikacji w systemach ERP czy systemach dziedzinowych to naturalna kolej rzeczy. Wynika z rozwoju przedsiębiorstwa i pojawiających się w związku z tym nowych procesów, do których obsługi oprogramowanie użytkowane przez wiele lat bardzo często nie jest w pełni lub w ogóle dostosowane. Aby więc móc myśleć o utrzymaniu, a nawet zwiększeniu konkurencyjności na coraz bardziej wymagającym rynku, nie można zapominać o udoskonaleniach w obszarze informatyzacji, szczególnie tych o wysokim stopniu elastyczności, dzięki którym przedsiębiorstwo będzie w stanie efektywnie funkcjonować i szybko odpowiadać na potrzeby rynku.

OPTeam SA

Tajęcina 113

36-002 Jasionka

tel. 17 867 21 00

tel. 17 859 68 45

kom. 668 345 573

e-mail: opteam@opteam.pl

https://opteam.pl/