Microsoft Excel – najlepszym rozwiązaniem dla produkcji?

W 2018 roku kilkaset dużych i średnich przedsiębiorstw zamierza zinformatyzować obszar produkcyjny. Wiele z nich do zarządzania produkcją wykorzystuje pliki excel (nawet posiadając kilkadziesiąt linii produkcyjnych). Informatyka natomiast oferuje wiele zaawansowanych narzędzi, po które wystarczy tylko sięgnąć.

Częste zmiany planu produkcyjnego powodują konieczność modyfikacji harmonogramu, którego przygotowanie jest bardzo czasochłonne. Czynności te generują straty finansowe w postaci przestojów, opóźnień obraz obniżenia wydajności produkcji. Przedsiębiorstwa potrzebują narzędzi, które ułatwią im planowanie i rozliczanie produkcji.

Firmy z rozbudowanym parkiem maszynowym mają z kolei problem z monitoringiem mocy przerobowych maszyn i urządzeń oraz zapewnieniem ciągłości procesów produkcyjnych. Aby kontrolować procesy wytwarzania na każdym etapie produkcji potrzebują wskaźników OEE oraz danych na temat rzeczywistego obciążenia maszyn.

Arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel są wciąż popularnym rozwiązaniem wykorzystywanym przez polskich przedsiębiorców. To narzędzie powszechnie znane oraz dostępne. Organizowane są liczne kursy uczące jego obsługi, informacja o funkcjonalnościach przekazywana na bieżąco.

Dla wielu użytkowników excel jest szybki i intuicyjny, mało skomplikowany – w odróżnieniu od niektórych zaawansowanych systemów. Na produkcji ma to ogromne znaczenie.

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i wzrostem ilości procesów produkcyjnych, arkusze kalkulacyjne staja się niewystarczające. Posiadają wiele ograniczeń, niosąc tym samym ryzyko dla funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Konsultanci BPC Group wskazują na 11 najważniejszych zagrożeń wynikających z wykorzystywania arkuszy Microsoft Excel w przedsiębiorstwach, które realizują złożone i skomplikowane procesy produkcyjne.

1.Brak możliwości współdzielenia danych, pracy na pliku / danych przez wiele działów i osób w tym samym czasie.

Excel jest narzędziem indywidualnym i aby mógł na nim pracować zespół plik musi zostać każdorazowo zaktualizowany przez każdego z użytkowników i zapisany po czym dopiero kolejny użytkownik może zapoznać się z wprowadzonymi zmianami i podjąć kolejne czynności. Metoda ta znacznie utrudnia komunikację między wydziałową co nie sprzyja rozwojowi organizacji i zwiększaniu jej efektywności.

2.Brak spójności danych. Dane w kilku wersjach pliku excel mogą się różnić od siebie.

Pojawia się problem w integracji i wymianie tychże informacji pomiędzy plikiem Excel a systemami np. ERP. Księgowanie operacji produkcyjnych powinno odbywać się w locie po zatwierdzeniu przez operatorów kolejnych czynności wykonywanych w procesie produkcyjnym tak by na bieżąco pracować na aktualnych danych i spójnych.

3.Brak walidacji danych. Każda wprowadzona informacja ręcznie do pliku Excel przez użytkownika jest „prawdziwa”.

Excel nie wykryje błędnych danych, pomhyłek natury ludzkiej. Brak możliwośći kontroli wprowadzanych danych. System IT kontroluje takie zachowania a nadto uniemożliwia osobom o niedostatecznym kompetencjom. Dane wprowadzane do systemu mogą być także pobierane automatycznie lub weryfikowane w locie z danymi systemowymi celem wykrycia możliwych pomyłek / niezgodności. Fakt śledzenia użytkownika również działa motywująco by ten nie popełniał błędów, a w skrajnych przypadkach świadomych przekłamań danych.

4.Brak możliwości zachowania historii zmian.

Każdy użytkownik w dowolnym momencie może dokonać zmiany danych bez podania przyczyny. W przypadku konieczności analizy np. ze względu na wykryte niezgodności nie jesteśmy w stanie dociec kto, kiedy i dlaczego tej zmiany dokonał. System IT kontroluje takie zachowania a nadto uniemożliwia osobom o niedostatecznym kompetencjom. Fakt śledzenia użytkownika również działa motywująco by ten nie popełniał błędów, a w skrajnych przypadkach świadomych przekłamań danych.

5.Poprawność zastosowanych algorytmów.

Bywa, że rozbudowane excele na produkcji zosały stworzone przez pracownika, który już nie pracuje w firmie. Bywa, że nikt nie wie tak naprawdę jakie dokładnie algorytmy zostały w nim zastosowane i dlaczego w taki sposób zestawione. Niemniej jednak wychodzi się z założenia, że tak est poprawnie bo przecież kiedyś ktoś to napisał

6.Koszty.

Tak naprawdę praca na plikach excel jest kosztowna, żmudna i czasochłonna. Wystarczy wyobrazić sobie planistę, który stara się odpowiedzieć na bieżące zmiany na hali produkcyjnej, oczekiwania klientów i nowe dyspozycje handlowców. Ledwo upora się z poukładaniem nowego planu przychodzi handlowiec i informuje, że ma duże zlecenie od jednego ze strategicznych klientów i mamy na realizację 5 dni. Planista zatem siada ponownie do swojego pliku excel i ponownie próbuje poukładać plan tak by był on możliwie jak najbardziej optymalny co potrafi zając i kilka godzin w zależności od skali zakładu, chrakterystyki procesów produkcyjnych etc. Przeplanowanie lub wygenerowanie symulacji planistycznej w systemach typu APS zajmuje średnio kilka sekund!

7.Brak dostępu do danych powiązanych.

Np. w procesie planowania produkcji planista powinien mieć dostęp do informacji o dostępnych surowcach, terminach dostaw surowców, wydajnościach maszyn, macierzach przezbrojeń, kalendarzu pracowników wraz z podziałem na ich kompetencje, planowanych przestojach maszyn, awariach, kooperantach, czasach międzyoperacyjnych, priorytetach klientów, czasach przezbrojeń etc. W przypadku plików excel planista musi sięgać po w/w informacje do innych źródeł a sam plik excel nie jest w stanie wprowadzony mu plan produkcyjny zweryfikować z w/w czynnikami i zasobami ograniczonymi. W efekcie praktycznie każdy plan w Excelu jest realny. Systemy typu APS planują w oparciu o szereg złożonych i powiązanych parametrów i informacji o zasobach ograniczonych, układając zlecenia w możliwie jak najbardziej optymalny sposób. A nadto zajmuje im to kilka sekund.

8.Bezpieczeństwo danych.

Pliki Excel są dokumentami, które bardzo łatwo mogą być przenoszone, kopiowane czy przesyłane, nie zawsze zgodnie z polityką bezpieczeństwa firmy. Jednocześnie utrata danych w przypadku piku excel to praktycznie jeden przycisk „delete”. W systemie informatycznym istnieje szereg zabezpieczeń przed wyciekiem danych, ich kopiowaniem, rozpowszechnianiem i przede wszystkim utratą.

9.Brak możliwości alertowania.

Plik Excel nie zareaguje na zbliżające się zagrożenia produkcyjne jak spadek wydajności, czy zagrożenie terminowości zlecenia produkcyjnego. System informatyczny może generować automatyczne alerty na hali produkcyjnej (np. TV), mailem i SMSem do managementu zarządzającego co pozwala im zareagować i zapobiec zagrożeniu.

10.Brak dostatecznej wiarygodności.

Pliki excel najczęściej nie sa wiarygodnym źródłem danych dla koncernu, dla którego chcemy produkować jakies podzespoły. Zdarza się iż ten wymusza na swoim dostawcy podzespołów wprowadzenie systemu IT.

11.Standaryzacja.