Zarządzanie zmianą bywa bardzo trudne, ponieważ wymaga zaangażowania i dyscypliny całej załogi. Kiedy więc dochodzi do zmian spowodowanych nieprzewidzianymi wydarzeniami, niezbędne jest naniesienie poprawek w dokumentacji technicznej. Te muszą być dostępne dla wszystkich ogniw uczestniczących w danym projekcie – od działu zakupów, przez księgowość, dział projektowania, produkcję czy serwis.
Bez względu na rodzaj realizowanej produkcji, w całym procesie wytwarzania gromadzona jest szeroka gama dokumentów i plików elektronicznych, stanowiących ogółem tak zwaną dokumentację techniczną. W wielu przypadkach chcemy nie tylko zachować aktualną dokumentację, ale także zarządzać zmianami w tym dokumencie. Zależy nam, aby wiedzieć kto i kiedy dokonał zmiany, dlaczego to uczynił oraz według jakiej dokumentacji została zlecona produkcja. Aby sprostać temu zadaniu, niezbędny jest system posiadający funkcjonalność śledzenia zmian, wersjonowania plików oraz zarządzania uprawnieniami do dokumentacji. W tym celu warto przyjrzeć się szerzej systemowi proALPHA.
Charakterystyka modułu DMS systemu proALPHA w zarządzaniu dokumentacją
Do zarządzania dokumentacją w systemie proALPHA służy moduł DMS, który jest w pełni zintegrowanym składnikiem kompletnego rozwiązania ERP. Dzięki niemu aktualne dokumenty, dotyczące konkretnej operacji, są szybko i łatwo dostępne. Rysunki techniczne, dokumenty zamówienia, faktury zakupu, dowody dostaw, e-maile, notatki oraz wszystkie inne dokumenty łączone są przez proALPHA DMS z odpowiednimi transakcjami biznesowymi.
W produkcji projektowej i zleceniowej przyporządkowanie dokumentacji własnej lub obcej do obiektów w systemie proALPHA umożliwia ich wykorzystywanie, zarówno przy wykonywaniu operacji roboczej, ofertowaniu w sprzedaży, jak i tworzeniu kalkulacji projektu. Wszystkie działy – czy to zakupy, księgowość czy serwis, mogą korzystać z funkcji systemu DMS. Możliwe jest również opracowywanie dokumentów w połączeniu z Workflow, co standaryzuje i optymalizuje procesy w DMS.
Inną, kluczową cechą DMS jest integracja z pakietem Microsoft Office. Użytkownicy proALPHA, poprzez jedno kliknięcie myszy, mogą tworzyć i opracowywać dokumenty MS Office bezpośrednio w systemie ERP. Dzięki temu każdy dokument przyporządkowany jest od razu do określonego obiektu – np. do faktury zakupowej. Ponadto, każdy e-mail utworzony w proALPHA zawiera informacje i słowa kluczowe, dzięki czemu może zostać bezpośrednio przyporządkowany do prawidłowej transakcji biznesowej. Warto też zwrócić uwagę na szybkie wyszukiwanie i przeszukiwanie dokumentów, możliwe za sprawą funkcji wyszukiwania słów kluczowych oraz mechanizmu wyszukiwania pełnotekstowego.
Kolejną funkcją, która przyczynia się do zwiększenia efektywności procesów, jest przyporządkowywanie dokumentów na podstawie kodów kreskowych i centralnego skanowania do poszczególnej transakcji (obiektu ERP). Narzędzie to śledzi zmiany, zapisując kolejne wersje plików i kontroluje nadane użytkownikom prawa dostępu. Tym samym, w sprawny i kompletny sposób zarządza ogółem dokumentacji technicznej.
Korzyści z wykorzystania systemu proALPHA DMS do zarządzania zmianami w dokumentacji technicznej
- DMS jako integralny element systemu proALPHA ERP;
- Szybki dostęp do wszystkich elektronicznych dokumentów z każdego obszaru (będąc w projekcie możliwość przeglądu całej dokumentacji projektowej);
- Dokumenty można w prosty sposób przyporządkować do transakcji biznesowych;
- Integracja z Microsoft Office, wraz z klientem poczty e-mail;
- Możliwość zarządzania uprawnieniami do dokumentów przechowywanych DMS;
- Możliwość automatycznego zapisywania kolejnych wersji pliku;
- Wyszukiwanie plików po słowach kluczowych oraz fraz w treści dokumentów.
Projektowanie w systemie proALPHA
Kolejnym procesem, w którym pojawia się konieczność zarządzania dokumentacją techniczną, jest etap projektowania. To w nim dział konstrukcyjny zaczyna tworzyć rysunki techniczne w środowisku CAD. System proALPHA może przejąć główne zadania systemów Product Data Management (PDM) i Product Lifecycle Management (PLM), dokumentując tym samym cały cykl życia produktu – od momentu jego powstania, aż do sprzedaży.
Za sprawą systemu proALPHA, każdy użytkownik ma dostęp do danych konstrukcyjnych i zyskuje możliwość wyświetlania interaktywnych modeli trójwymiarowych. Pomaga to nie tylko zmniejszyć ryzyko błędów podczas montażu i serwisu, ale także wspomaga podejmowanie właściwych decyzji.
Bazowa funkcjonalność systemu proALPHA umożliwia prowadzenie rejestru wszystkich rysunków 2D i 3D, w powiązaniu z bazą indeksów artykułów zakupowych i produkowanych. Wykorzystując program zarządzania rysunkami, możliwe jest inicjowanie procesu tworzenia zmian konstrukcyjnych i śledzenie postępu realizacji, zgodnie z przyjętym przebiegiem procedury Workflow. Kolejne rewizje rysunków otrzymują indeks i numer zmiany. Co więcej, rejestrowane są też daty ich utworzenia i obowiązywania.
Dodatkowo, przy zastosowaniu modułu CA-link, możliwe staje się importowanie list części w postaci wielopoziomowych struktur BOM. W efekcie przeglądanie struktury produktu ukazuje powiązaną strukturę konstrukcyjną wraz z odpowiednimi numerami rysunków lub modelami 3D.
Dokumentacja CAD może zostać wykorzystana również podczas właściwej realizacji zleceń produkcyjnych. Panele dotykowe, umiejscowione przy stanowiskach pracy, umożliwiają wyświetlenie aktualnych rysunków bezpośrednio pracownikom produkcyjnym, ułatwiając im wykonanie zaplanowanych operacji zgodnie z dokumentacją techniczną.
Korzyści z wykorzystania proALPHA CA-Link
- System proALPHA ERP jako narzędzie klasy PDM;
- Kompletny system Product Data Management (PDM) i Product Lifecycle Management (PLM) wyposażony w jednolite dane;
- Centralne teczki produktów i obszerne zarządzanie zmianami;
- Projektanci zachowują pełną kontrolę danych w procesie projektowania;
- Przechowywanie całej dokumentacji technicznej w systemie ERP (2D / 3D);
- Wspólne nazewnictwo indeksów materiałów i wyrobów;
- Wgląd konstruktorów w informację o dostępności materiałów;
- Łatwe importowanie struktur BOM z narzędzi typu CAD;
- Możliwość przeglądania modeli 3D w kontekście umiejscowienia elementów składowych bezpośrednio w systemie proALPHA ERP;
- Śledzenie historii zmian rysunków i praw zapisu;
- Integracja z narzędziami: Autodesk Inventor, SolidWorks, Creo Parametric, Solid Edge, Simens NX, AutoCAD, EPLAN.
- Rysunek techniczny w systemie ERP
