Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie

Jeśli w swojej codziennej pracy spotykasz się z natłokiem zalegających na biurku dokumentów, a końca pracy nie widać, warto rozważyć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Zarządzanie dokumentacją nie musi być stresujące, a praca związana z przepływem dokumentów może stać się prosta i satysfakcjonująca. System klasy workflow do zarządzania dokumentami z pewnością pomoże Ci zwiększyć wydajność pracy, redukując tym samym poziom chaosu w papierowych dokumentach. 

Dlaczego warto usprawnić obieg dokumentów firmowych?

Przepływ informacji w przedsiębiorstwie stanowi fundament poprawnej i szybkiej działalności operacyjnej, jak również sprawnej i bezbłędnej realizacji procesów. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie usprawni Twoją pracę z dokumentami, pozwalając skupić się na pilnych zadaniach do wykonania. Dużą zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość pracy i przekazywania dokumentów bez konieczności fizycznego dostarczania ich do konkretnych osób w firmie. Zastąpienie papierowego obiegu, obiegiem elektronicznym niesie za sobą wiele korzyści, jak choćby skrócenie czasu potrzebnego na podjęcie decyzji. Oczekiwanie na podpis przełożonego czy konieczność zapoznania się wszystkich osób decyzyjnych z dokumentem sprawia, że czas oczekiwania na realizację procesu znacznie się wydłuża. A teraz wyobraź sobie, że zarządzanie obiegiem dokumentów może przebiegać zupełnie inaczej. Każda uprawniona osoba ma dostęp do dokumentu w czasie rzeczywistym, z dowolnego miejsca, a podpisać dokument można w dowolnym momencie.  

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie

Jeśli rozważasz zastosowanie narzędzia, które pozwoli Ci usprawnić obieg dokumentów warto wziąć pod uwagę zakres pracy związanej z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów w firmie oraz to jak przebiegał dotychczasowy obieg – będzie to miało wpływ na zarządzanie obiegiem dokumentów z wykorzystaniem systemu klasy workflow w późniejszym czasie. Jeśli obiegi dokumentów stanowi jeden z kluczowych elementów działalności Twojej firmy, zastanów się w których obszarach warto wdrożyć system workflow. Wdrażanie obiegu dokumentów elektronicznych należy rozpocząć od analizy przedwdrożeniowej, w której odpowiesz na pytanie jaki rodzaj pracy chcesz usprawnić oraz jakie dokumenty będziesz przetwarzał elektronicznie. Należy pamiętać również o bezpieczeństwie danych, czyli o konfiguracji uprawnień dostępowych do dokumentów, dla poszczególnych osób oraz możliwości ich edycji.  

Co zapewnia system do zarządzania dokumentami?

System do zarządzania dokumentami w firmie zapewnia usprawnienie pracy związanej z obiegiem i przetwarzaniem dokumentów, lepszy przepływ informacji, wynikający z dostępności dokumentów dla wszystkich uprawnionych pracowników. Jedną z największych zalet systemu jest krótszy czas obiegu dokumentów – system umożliwia wgląd w dokument wszystkim uprawnionym osobom. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to także śledzenie bieżących zmian w dokumencie, jak również wgląd w status i stopień realizacji poszczególnych kroków w obiegu danego dokumentu. Ryzyko zgubienia lub zniszczenia papierowego dokumentu w przypadku zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów jest całkowicie wykluczone.  

Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest niewątpliwie znacznym ułatwieniem, przyczyniającym się do usprawnienia procesu wymiany dokumentów pomiędzy pracownikami zaangażowanymi w proces. Przepływ informacji ulega poprawie, a czas oczekiwania na decyzję przełożonych znacznie się skraca. Warto wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów i nie przejmować się zalegającymi na biurku kartkami i wydłużającym się procesem decyzyjnym.

Autor: Jan Michalak, Archman