Od lat obieg dokumentów przybierał formę fizycznego przekazywania dokumentów od osoby do osoby, z działu do działu. Cała ewidencja działalności firmy była przechowywana na papierze schowanym w szufladach. Wraz z rewolucją informatyczną zamiast dokumentów papierowych pojawiły się dokumenty cyfrowe, które są teraz przechowywane w formie elektronicznej. Trendy technologiczne pokazują, w jakim kierunku warto się zwrócić, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo dokumentacji firmy. W tym artykule porównamy tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów ze względu na kluczowe czynniki z perspektywy przedsiębiorcy.
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie – zalety i wady
Zarządzanie dokumentacją stanowi bardzo ważną część pracy biurowej. Obieg dokumentów jest procesem najbardziej podstawowym w funkcjonowaniu firm, polega on na przepływie wszelkiego rodzaju informacji, takich jak wnioski zakupowe, szanse sprzedażowe, faktury, pisma i inne, pomiędzy działami firmy. Jest on także unikalny dla każdego przedsiębiorstwa, ponieważ nie istnieje uniwersalny schemat przepływu informacji.
Według Klausa Schwaba, założyciela World Economic Forum, znajdujemy się w trakcie czwartej rewolucji przemysłowej, która charakteryzuje się automatyzacją procesów biznesowych i zacieraniem granic między technologią a rzeczywistością. W związku z tym otwartość na nowe technologie, w tym elektroniczny obieg dokumentów, pojawi się w strategiach tych firm, które chcą pozostawać na bieżąco ze zmieniającymi się realiami współczesnego rynku.
Główną przewagą tradycyjnego obiegu dokumentów jest siła przyzwyczajenia. W przypadku zmiany struktury samego obiegu, proces przekazywania papierowej dokumentacji firmowej jest czynnością znajomą i nie wymaga specjalistycznego wdrożenia, które wiąże się z kosztami, a także czasem, który pracownicy muszą poświęcić na naukę obsługi nowego rozwiązania. Niemniej, jest to cena każdej inwestycji, która, po wygenerowaniu kosztów, przynosi realne korzyści.
Główną wadą tradycyjnego obiegu dokumentów jest czas stracony na wyszukiwanie konkretnych dokumentów. Nawet jeżeli są to dokumenty cyfryzowane, czas wyszukiwania niewiele różni się od wyszukiwania fizycznego dokumentu, jeżeli system, w którym przechowywany jest ten dokument, nie zawiera inteligentnego archiwum z efektywnym systemem wyszukiwania. Elektroniczne archiwum dokumentów jest zatem kluczowym elementem efektywnego obiegu dokumentów, ponieważ pozwala na kategoryzację i szybkie wyszukiwanie dzięki możliwości filtrowania bazy dokumentów za pomocą zróżnicowanych parametrów.
Oprócz tego, przechowywanie dokumentów w postaci fizycznej wiąże się z ryzykiem utraty poprzez uszkodzenie lub kradzież. Często dokumenty przechowywane w postaci papierowej nie są odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, a to oznacza niewystarczającą ochronę danych wrażliwych.
Obieg tradycyjny ma wiele wad, generuje niepotrzebne koszty i jest mało bezpiecznym rozwiązaniem. Środowisko to tworzy przestrzeń dla popełnienia błędów, podczas gdy środowisko elektroniczne daje możliwość pełnej kontroli nad obiegiem i archiwizacją, a także treścią dokumentacji firmy.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – idealne rozwiązanie?
Elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem tak rewolucyjnym, że można nazwać go strategią zarządzania dokumentami. Proces ten, realizowany za pomocą NAVIGATORA, rozpoczyna się wprowadzeniem pisma do systemu. Przepisywanie danych z formularza, który w standardowym schemacie zajęłoby dużo czasu, w systemie elektronicznego obiegu dokumentów zajmuje kilka sekund, a dzięki technologii Data Capture, która przechwytuje i przekazuje dane z dokumentu do formularza, ryzyko wystąpienia pomyłek jest bardzo małe. Czynność ta zalicza się do zadań rutynowych, które, wykonywane przez człowieka, mają najwyższe ryzyko pomyłek.
Jednym z kluczowych trendów Gatnera na rok 2021 jest Hiperautomatyzacja, czyli założenie, że wszystko, co może zostać zautomatyzowane, powinno być zautomatyzowane. W duchu tej strategii rozwijane są technologie elektronicznego obiegu dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie realizowany za pomocą systemu ERP ma jeszcze jedną ważną zaletę. Jest w pełni konfigurowalny, dzięki czemu wdrożenie go wiąże się z kosztami na początku procesu, natomiast dalsze zmiany i dostosowanie systemu w praktyce nie generują nowych kosztów, a mogą być przeprowadzone z niewielką pomocą programisty lub całkowicie bez niej.
Tradycyjny czy elektroniczny obieg dokumentów – który sprawdzi się lepiej?
Tradycyjny obieg dokumentów ma swoje zalety, jednak elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem znacznie nowocześniejszym. Głównym czynnikiem, który może wpływać na opóźnienie wdrożenia takiego rozwiązanie jest niechęć do nowych technologii, jednak firmy, które chcą pozostawać na bieżąco z postępem rynku, zobaczą potencjał obiegu elektronicznego.
Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów ma więcej zalet niż wad i opłaca się w dłuższej perspektywie. Choć tradycyjny model przepływu pracy wydaje się prostszy, praktyka pokazuje, że finalnie elektroniczny obieg dokumentów sprawdza się jako bardziej wydajny i skuteczny. Oczywiście czasem nie można w całości wyeliminować modelu tradycyjnego, a niektóre elementy zawsze będę częścią biurowej rutyny. Niemniej, wdrożenie nawet części funkcjonalności obiegu elektronicznego to inwestycja, którą warto rozważyć.
Podsumowanie
Prawdziwie innowacyjne rozwiązania to takie, które przynoszą korzyści kilku grupom osób naraz. Z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów skorzystają pracownicy, jak i właściciele firm. Pierwsza grupa odczuje różnicę w zwiększonym komforcie pracy, uporządkowaniu bałaganu i wyeliminowaniu rutyny z codziennych zadań. Druga grupa z kolei zaobserwuje zwiększoną efektywność zespołów, obniżenie kosztów administracyjnych i kosztów wynikających z błędów i pomyłek.
