Poczta Polska zakończyła proces wdrożenia nowoczesnego oprogramowania, dzięki któremu będzie mogła lepiej rozwijać swoje usługi oraz usprawnić procesy finansowo-księgowe. Największy operator pocztowy na rynku polskim wprowadził rozwiązanie Microsoft Dynamics AX, które integruje się z 26 innymi systemami, już działającymi w przedsiębiorstwie i pozwala na sprawniejsze działanie 1100 użytkownikom systemu.
Poczta Polska to ponad 80 tysięcy pracowników. Firma ma w całej Polsce ponad 7,5 tys. placówek, filii i agencji obsługujących klientów indywidualnych i korporacyjnych. Codziennie pocztowcy pokonują dystans równy 13 okrążeniem Ziemi dostarczając miliony listów i tysiące paczek. Decydując się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX, Spółka postawiła na rozwój strategii cyfrowej transformacji, która obejmuje zarówno usługi, jak i działalność operacyjną. Spółka ma ambicje, by zostać największym operatorem logistycznym, z ofertą pełnego łańcucha dostaw, obejmującego m.in. transport drobnicowy, kolejowy i lotniczy.
Celem nadrzędnym projektu było usprawnienie procesów księgowych, ujednolicenie źródeł danych oraz automatyzacja pracy poprzez integrację systemu finansowo-księgowego z systemami dziedzinowymi. Wprowadzenie Microsoft Dynamics AX umożliwiło wdrożenie nowoczesnego oprogramowania, które elastycznie dostosowuje się do strategii rozwoju firmy. Zapewnia ono także możliwość wykorzystania centralnej bazy kontrahentów, centralnego rejestru umów, optymalizację zarządzania finansami Spółki, czy rozszerzonego raportowania business intelligence.
Wdrożenie Microsoft Dynamics w Poczcie Polskiej było realizowane przez konsorcjum pod kierownictwem firmy Bonair S.A., w którego skład wchodziły także Arcus SI, Arcus SA, COIG oraz Euvic. Projekt był podzielony na 2 etapy i uczestniczył w nim zespół składający się ze 150 osób z Poczty Polskiej i ze strony wykonawców. Projekt realizowany był również przy istotnym wsparciu Zarządu Poczty Polskiej oraz Microsoft.
„Kluczem do sukcesu przy wdrażaniu projektów na taką skalę jest aktywne zaangażowanie osób zarządzających oraz odpowiedzialnych za poszczególne obszary biznesowe po stronie Klienta” – mówi Daniel Olejniczak, Wiceprezes Zarządu firmy Bonair S.A. – partnera wdrożenia.
Centralizacja, niezależność i pełna integracja
Każdego dnia Poczta Polska obsługuje miliony klientów, a portfel oferowanych produktów i usług dynamicznie się rozwija. Sytuacja ta spowodowała, że dane kontrahentów były 
rozproszone w 26 systemach obsługujących różne obszary przedsiębiorstwa. Głównym celem wdrożenia systemu klasy ERP była optymalizacja procesów wewnętrznych, w szczególności w obszarze finansowym. Firma chciała dzięki temu zredukować koszty operacyjne oraz poprawić efektywność obsługi procesów. Poczta Polska w swojej strategii postawiła na rozwój, a jednym z narzędzi zastosowanych do tego celu jest elastyczny centralny system wspomagający zarządzanie. Dodatkowo firma nie chciała w przyszłości uzależniać się wyłącznie od jednego dostawcy.
Nowe rozwiązanie Microsoft poprawiło efektywność obsługi procesów w Poczcie Polskiej, m.in. dzięki automatyzacji pracy, zwiększeniu szczegółowości wprowadzanych danych, a więc dokładniejszemu zarządzaniu informacją. Obecnie system obsługuje około 10 mln transakcji księgowych miesięcznie, a w szczytowych okresach zapewnia księgowanie około 1 mln transakcji dziennie. Zarządzanie wszystkimi zdarzeniami księgowym dotyczy ponad 1 mln środków trwałych. Ponadto system został rozbudowany o mechanizmy umożliwiające generowanie jednego z największych plików kontrolnych (JPK) w kraju – 10 GB, a raport rejestru vat osiągną rekordową ilość 32 tysięcy stron.
W ramach wdrożenia nowych rozwiązań, infrastruktura Poczty Polskiej została połączona ze środowiskiem chmurowym Microsoft Azure. Pozwoliło to na zapewnienie wysokiej skalowalności całego systemu, zastosowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa przechowywania danych oraz łatwość zarządzania i monitorowania środowiska, tworząc jedno z największych środowisk IT utrzymywanych w chmurze Azure. Szyna danych BizTalk umożliwiła sprawną integrację rozwiązania Dynamics z kilkudziesięcioma innymi systemami dziedzinowymi, która dodatkowo została wyposażona w mechanizmy konwertujące dane ze starszych systemów dopasowując je do nowych standardów raportowania.
Usprawnienie kluczowych procesów
System Microsoft Dynamics obejmuje kluczowe obszary firmy, takie jak księga główna, rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, zakupy i gospodarkę magazynową, sprzedaż, środki trwałe i zarządzanie nieruchomościami. Zapewnia również centralny rejestr kontrahentów oraz umów. Jednocześnie projekt objął wdrożenie rozbudowanej platformy raportowej wykorzystujące Business Intelligence oraz elektroniczne płatności wspólnie z Bankiem Pocztowym.
Główne korzyści biznesowe wynikające z wdrożenia Microsoft Dynamics w Poczcie Polskiej:
• Zmniejszenie kosztów operacyjnych firmy.
• Oszczędność czasu poprzez automatyzację pracy.
• Poprawa efektywności procesów finansowo-księgowych.
• Usprawnienie obiegu informacji dzięki integracji z systemami dziedzinowymi.
Poczta Polska to firma o ponad 460-letniej tradycji, największy operator na rodzimym rynku – zatrudniamy ponad 80 000 Pracowników, nasza sieć obejmuje ponad 7500 placówek, filii i agencji pocztowych. Polski lider usług komunikacyjnych, paczkowo – kurierskich i logistycznych oraz narodowym operatorem pocztowym, z którego korzysta ponad 90% Polaków. Poczta Polska koncentruje się na wzmacnianiu najbardziej perspektywicznych obszarów – paczek, logistyki, finansów, usług międzynarodowych i na rzecz administracji publicznej.
Bonair S.A. to wiodący partner Microsoft dla rozwiązań Dynamics (ERP, BI, CRM). Firma wielokrotnie wyróżniana w rankingach partnerów Microsoft w Polsce i za granicą ze statusem Gold Microsoft Partner oraz Partner Roku Dynamics 365. Najbardziej złoty partner w Polsce, posiadający 9 statusów Gold w najistotniejszych obszarach.
