Momentem, w którym powinno nastąpić określenie przedmiotu umowy (obejmującego m.in. sposób i harmonogram wdrożenia, przeprowadzenia szkoleń oraz usług serwisowych) jest okres, w którym następuje kształtowanie zapisów umownych.
Sytuacja, w której jedna ze stron dwa lata po zawarciu umowy występuje z żądaniem jej zmiany w zakresie poszczególnych zobowiązań wchodzących w przedmiot umowny świadczy jednoznacznie o błędach popełnionych na wstępnym etapie, wynikających niejednokrotnie z działania pod presją czasu, braku wizji biznesowej, uzgadniania zmian bez zachowania formy pisemnej (np. ustnie) lub też po prostu braku wsparcia działu prawnego. Wskazać zatem należy, iż przedmiot umowy winien zostać opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. Jednocześnie zwrócić należy uwagę na występujące przy opisie przedmiotu umowy zwroty „w szczególności”, „między innymi”, które tworzą katalog otwartych zobowiązań i mogą w rezultacie stanowić instrument interpretacyjny służący rozszerzaniu przedmiotu umowy.
Bezpiecznym rozwiązaniem z punktu widzenia każdej ze stron jest zatem dokładne opisanie zobowiązań umownych, bądź to w jej tekście, bądź w załączniku do niej. Powyższe staje się istotne zwłaszcza w kontekście należytego określenia sposobu rozliczania świadczonych usług wspomagających proces nabycia systemu informatycznego np. możliwe jest ich rozliczenie za całokształt lub godzinowe. Ponadto należy podkreślić to, czego przedsiębiorcy nie są świadomi, a mianowicie, że zmiany w umowach są przez prawo co do zasady niedopuszczalne (dotyczy to umów zawieranych w trybie zamówień publicznych).
Zatem wskazania wymaga potwierdzony w praktyce fakt, że niezwykle istotne dla późniejszego okresu realizacji umowy jest uprzednie należyte, szczegółowe i jednoznaczne dokonanie analizy przedwdrożeniowej, uwzględniającej zapewnienie integralności wszystkich systemów informatycznych przedsiębiorcy. Tylko bowiem prawidłowa analiza „przed” będzie skutkowała pełną satysfakcją przedsiębiorcy z wdrożonego rozwiązania informatycznego „po”.
