Rozmowa z Magdaleną Klubą, Principal, Pre-Sales w Forterro Polska.
Pierwsze tygodnie pracy z Krajowym Systemem e-Faktur za nami. Nie obyło się bez problemów…
Rzeczywiście, w pierwszych dniach przedsiębiorcy miewali problemy z zalogowaniem się do systemu KSeF, szczególnie przez Profil Zaufany, który był przeciążony. Codzienna praca z Krajowym Systemem e-Faktur również przyniosła pewne zaskoczenia. Firmy znajdują na swoich kontach faktury, których się nie spodziewają. Zwykle są wystawione omyłkowo, dlatego tak ważne jest, aby takie faktury odpowiednio wcześnie zauważyć i nie księgować. Oczywiście tego typu faktury pojawiały się także przed wprowadzeniem systemu KSeF, jednak w wielu przypadkach przedsiębiorca nawet nie wiedział, że na jego firmę została wystawiona faktura. Teraz firmy mają wgląd we wszystkie dokumenty powiązane z ich NIP-em.
Brak możliwości zalogowania się do KSeF może w znaczący sposób utrudnić życie przedsiębiorcy. Czy są rozwiązania, które pomagają w tego typu sytuacjach?
Sama platforma KSeF jest narzędziem prostym i nieposiadającym dodatkowych ułatwień dla użytkowników. Jednak już zintegrowanie jej np. z używanym w firmie systemem ERP daje przedsiębiorcom wiele korzyści. W BPSC ERP uruchomiliśmy moduł KSeF, dzięki któremu praca z Krajowym Systemem e-Faktur staje się zautomatyzowana. Przede wszystkim nie trzeba każdorazowo logować się do KSeF i narażać na ewentualne problemy z Profilem Zaufanym. To system ERP pobiera automatycznie wszystkie faktury z KSeF-u. Wystawianie faktur także jest proste. Użytkownicy korzystają ze znanego sobie modułu księgowego w systemie ERP i tak wystawioną fakturę jednym przyciskiem przesyłają do KSeF. Co więcej, system ERP sprawdza poprawność danych na fakturze, co eliminuje ewentualne błędy. A pamiętajmy, że faktur przesłanych do KSeF nie można już poprawić. Można tylko wystawić fakturę korygującą.
Jak postępować z fakturami wystawionymi na firmę omyłkowo?
Najważniejsze jest to, aby ich nie księgować. W BPSC ERP mamy Elektroniczną Akceptację Faktur. To obieg dokumentów, w którym można zdefiniować proces obsługi faktury pobranej z KSeF. Wybieramy osoby, do których dokument powinien trafić do akceptacji, zanim zostanie zaksięgowany. To ta osoba sprawdza, czy firma oczekuje takiej faktury i czy należy ją przeprocesować. Jeśli odrzuci dokument, nie zostanie on przekazany do księgowości. Dzięki temu firma unika płatności za nieswoje faktury oraz księgowania dokumentów, które nie są związane z jej działalnością i nie wynikają z podpisanych umów.
Korzystanie z KSeF-u to jednak wciąż dodatkowy obowiązek dla przedsiębiorcy. Konieczność wprowadzenia nowych procedur, zaopatrzenia się w narzędzia do obsługi… Czy jest w tym w ogóle jakaś korzyść?
Oczywiście! KSeF przede wszystkim pozwala wyeliminować papierowy obieg faktur. To ogromna wygoda dla przedsiębiorców. A także oszczędność. Nie muszą już drukować dokumentów, skanować, przesyłać do biur rachunkowych, do swoich kontrahentów, przechowywać w biurach przez lata. Znika problem zagubionych faktur i konieczności wystawania duplikatów. Poza tym możliwość automatycznego pobrania faktury z KSeF i natychmiastowe udostępnienia danych księgowym przyspieszają procesowanie dokumentów. KSeF to także mniej błędów – wyeliminowane zostaje bowiem ręczne przepisywanie danych z faktur do systemów księgowych. KSeF – zwłaszcza w połączeniu z systemem ERP, takim jak BPSC ERP – to większy poziom automatyzacji i szereg korzyści dla biznesu.
