• Witaj na bpc-guide.pl

Category Archives: Zarządzanie przedsiębiorstwem w czasie pandemii

Exact-Software-Poland_Trendy_2-1200x800.jpg

Rok pod hasłem zmiany: podsumowanie 2020 i trendy na 2021 na rynku ERP

Nie ma wątpliwości, że w 2020 r. wpływ na biznes miała przede wszystkim panująca pandemia. Jednak mimo nieprzewidywalności i trudnej sytuacji w wielu branżach, zgodnie z raportem Spiceworks Ziff Davis[1], w 2021 r. co trzecia firma planuje większe wydatki na rozwiązania IT. To niewiele mniej niż w ubiegłorocznych przewidywaniach, gdzie taką odpowiedź wybrało 44% respondentów. Optymistyczne prognozy wskazuje również IDC – eksperci szacują, że po wyhamowaniu rynku ERP w 2020 r., nastąpi ponowny wzrost i do 2023 r. osiągnie on wartość 181,5 mld dolarów (przy założonym CAGR w wysokości 8%).[2] Jakie jednak trendy ukształtują go w najbliższych latach? 

Wdrożenia zdalne nie tylko w czasie pandemii

W obliczu przejścia na tryb pracy z domu, w wielu organizacjach konieczne okazało się również przeprowadzenie zdalnych wdrożeń oprogramowania IT. Wymagało to zmian w podejściu zarówno dostawców systemów, jak i klientów. Ważnym zadaniem konsultantów stało się przekonanie do tego, że aktualne technologie pozwalają na zapewnienie bezpieczeństwa połączeń zdalnych. „Klienci stanęli przed koniecznością wprowadzenia systemów w nowych warunkach – niekoniecznie takich, które wydawały im się wcześniej najbezpieczniejsze czy najwygodniejsze. Tam, gdzie do tej pory największą barierą do przeprowadzenia wdrożeń zdalnych stanowiły polityki bezpieczeństwa – zostały one dostosowane do nowej sytuacji. Do efektywnego wdrożenia systemu ERP czy innego oprogramowania biznesowego, w skrócie ujmując, wystarczy laptop i połączenie do sieci. Firmy coraz częściej korzystają z tej możliwości, zwłaszcza, że jest ona nie tylko szybsza, ale także mniej kosztowna. Zdalne wdrożenia przestają więc być jedynie koniecznością, a stają się świadomym wyborem” – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland.

Agile przejmuje prowadzenie

Obecny rok w znacznie większym stopniu niż kiedykolwiek wcześniej pokazał, jak ważną cechą dla biznesu jest elastyczność i możliwość szybkiego dostosowania się do zmieniających się warunków rynkowych. Metodyka waterfall, do tej pory często stosowana we wdrożeniach oprogramowania biznesowego, nie zawsze nadąża za tymi zmianami. W tym podejściu, wszystkie oczekiwania i potrzeby klienta były z góry definiowane, wymagały więc precyzyjnej analizy po obu stronach. Obecnie, coraz częściej stosuje się metodyki agile. Zwinne podejście pozwala nie tylko lepiej dostosować funkcjonalności oprogramowania do potrzeb danego klienta, ale także ułatwia wdrożenia w trybie zdalnym. Prowadzenie pogłębionych analiz, często opartych również na obserwacji pracy bezpośrednio w biurze czy zakładzie klienta, jest obecnie utrudnione, choćby przez brak możliwości fizycznego spotkania. Możliwość ułożenia pewnych procesów biznesowych czy dodanie kolejnych funkcjonalności już w trakcie wdrożenia lub użytkowania oprogramowania, pozwala więc sprawniej reagować i wychwytywać wszystkie obszary możliwe do zoptymalizowania. Choć wielu dostawców już wcześniej stosowało to podejście, wydaje się, że obecna sytuacja dodatkowo przyspieszy jego dalszą popularyzację.

Cyfrowe biuro

Raporty branżowe wskazują, że część przedsiębiorstw nie wróci w najbliższej przyszłości do biur lub przynajmniej w części wymiaru pracy umożliwi jej wykonywanie z domu. Konieczność przejścia na pracę zdalną i postępująca cyfryzacja rynku sprawiają, że firmy coraz częściej decydują się nie tylko na objęcie w systemie wybranych procesów np. finansowych czy księgowych, ale wprowadzają cyfrowe biuro. Co to oznacza? Wdrożenie kompleksowego oprogramowania biznesowego umożliwia m.in. elektroniczny obieg wszystkich dokumentów w firmie, eliminację barier między poszczególnymi działami czy łatwą kontrolę finansową. Wszystkie zadania, projekty, dokumenty, korespondencja znajdują się w systemie, który umożliwia szybki dostęp do potrzebnych do pracy informacji w dowolnym miejscu, zwłaszcza jeśli organizacje dodatkowo korzystają z rozwiązań mobilnych. Znaczenie ma również fakt, że coraz większą część rynku będą stanowili pracownicy z pokoleń przyzwyczajonych do nowych technologii, używających komputerów czy internetu od najmłodszych lat. „Pracownicy z pokolenia millenialsów czy młodszych generacji będą oczekiwały od pracodawcy zapewnienia zwinnych, wygodnych narzędzi do pracy, które umożliwiają im łatwy dostęp do informacji, a także pozwalają na automatyzację żmudnych zadań. To jeden z wielu powodów, dla których rośnie znaczenie systemów dostępnych w aplikacjach mobilnych, przyjaznych użytkownikowi. Skuteczną komunikację i organizację pracy umożliwia dostęp nie tylko do danych, ale także nieformalnych rozmów, notatek, automatyczne przypisywanie zadań czy aktualne weryfikowanie stanu realizacji projektów – mówi Filip Fludra z Exact Software Poland.

Odpowiedzialność po stronie dostawcy – rozwiązania chmurowe

Wdrożenia w modelu chmurowym nie są niczym nowym, a ich znaczenie rośnie już od lat, zyskało jednak obecnie dodatkowy wymiar. Konieczność przejścia na zdalny tryb pracy niemal z dnia na dzień, również przez te firmy, które do tej pory pracowały wyłącznie stacjonarnie, wymusiła zmiany technologiczne. Wiele organizacji musiało zwiększyć przepustowość sieci, zapewnić połączenia VPN czy pilnie zainwestować w sprzęt (choćby w laptopy dla pracowników). Oznaczało to nie tylko nieplanowane wydatki, ale również wpłynęło na dostępność produktów na rynku. W przypadku wdrożenia w modelu chmurowym, zapewnienie ciągłości usług leży po stronie dostawcy. Jest on także odpowiedzialny za utrzymanie infrastruktury, co przy obecnym utrudnionym dostępie do biur, również ma znaczenie. Dla wielu przedsiębiorstw odpowiednim rozwiązaniem staje się również zakup oprogramowania w modelu subskrypcyjnym. Daje on dużą elastyczność, a także znacząca obniża początkowy koszt inwestycji.

____________________________________________________

Dodatkowych informacji udziela:
Magdalena Zlot
Monday – agencja komunikacji
E-mail: magdalena.zlot@mondaypr.pl
Tel.: +48 884 208 223

 

Exact Software Poland sp. z o.o. działa na polskim rynku od 1992 roku. Spółka rozpoczęła działalność w 1984 roku w Holandii i stała się liderem rynku oprogramowania biznesowego w krajach Beneluksu. Wspomaga już ponad 500 000 firm na świecie. Bazując na światowych standardach, Exact w Polsce uwzględnia wymogi lokalnego rynku.

Firma oferuje narzędzia związane z automatyzacją procesów księgowych i finansowych, tradycyjne systemy wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem (ERP), jak również aplikacje do zarządzania relacjami z klientem (CRM) czy systemy elektronicznego obiegu dokumentów (Workflow). Exact udostępnia swoje rozwiązania na urządzeniach mobilnych. System Exact Synergy dostępny jest w App Store i Android Market, skąd klienci firmy mogą pobierać darmowe aplikacje na platformy iPhone, iPad i Android. Z produktów Exact można korzystać za pomocą przeglądarek internetowych różnych producentów.

[1] https://swzd.com/press-releases/swzd-study-reveals-the-impact-of-covid-19-on-it-budgets-and-emerging-tech-in-2021/

[2] https://www.reportlinker.com/p05967791/Enterprise-Resource-Planning-ERP-Software-Global-Market-Report-30-Covid-19-Impact-and-Recovery.html?utm_source=GNW

 

3d-rendering-computer-with-traditional-shop-screen-transportation-background-1200x800.jpg

9 powodów, dla których firmy rozważają zmianę systemów e-commerce na nowszy

Polski rynek e-commerce jest najdynamiczniej rosnącym w Europie i wg wstępnych prognoz przekroczył wartość 60 mld złotych. Coraz więcej osób korzysta z różnorakich kanałów i form dokonywania zakupów w Internecie.

Rynek B2B jest kilkukrotnie większy, choć nikt nie pokusił się o dokładne dane. Obejmuje od sprzedaż hurtową i dystrybucyjną, systemy sprzedaży dla producentów czy systemy obejmujące rozliczenia dla nich. Dla graczy, których działalność ogranicza zaplecze IT i nieefektywnie działający system, po prostu nie ma w czołówce miejsca.

Co więcej, w obliczu szybszej transformacji wiele firm decyduje się na dokonanie replatformingu, czyli wymianę platformy e-commerce na nową. Jakie czynniki o tym najczęściej decydują?

 

1.Potrzeba szerszego zakresu funkcjonalności bądź integracji

Jeśli platforma nie jest rozwijana wystarczająco szybko i nie odpowiada na zmiany zachodzące w otoczeniu rynkowym, ogranicza rozwój biznesu klienta i przestaje umożliwiać e-Commerce Managerowi osiąganie zadanych celów sprzedażowych. Zwykle ten argument pojawia się, gdy klient korzysta ze starszej wersji dostępnego na rynku systemu lub rozwiązania dedykowanego. By zapewnić elastyczność w zarządzaniu biznesem, niezbędna jest ścisła integracja e-commerce z wykorzystywanymi narzędziami i systemami biznesowymi. Niezależnie czy mowa o systemie do zarządzania magazynem, systemie zarządzania informacją produktową (PIM), czy ERP. Diabeł często tkwi w szczegółach. Może okazać się, że wszystko działało do tej pory, jednak odmawia posłuszeństwa bądź nie zapewnia płynności przy powiększeniu inwentarza czy próbie dodania opisów produktowych w nowej wersji językowej.

2. Potrzeba ograniczenia Całkowitego Kosztu Posiadania (TCO)

Drugim z najczęściej wymienianych powodów są wysokie koszty posiadania i utrzymywania obecnego systemu. Najczęściej to efekt decyzji podjętej pod wpływem kierowania się ceną jako pierwotnym kryterium zakupowym. Podobnie jak przy zakupie samochodu, cena kusi klientów do zakupu, jednak bywa, że nie oszacowali oni pełnego zakresu kosztów związanych z jego późniejszych utrzymaniem. W przypadku platformy e-commerce to koszty związane z jej aktualizacją, pracownikami obsługującymi i zarządzającymi rozwiązaniem, koszty szkoleń z używania nowych funkcji, zwiększania wydatków na hosting przed szczytem zakupowym czy koszty licencji. Dla rozwiązań instalowanych na serwerze klienta dochodzą koszty utrzymania infrastruktury oraz administratorów. A jeśli firma korzysta z dedykowanego rozwiązania, to dodatkowo dochodzą koszty związane z rozbudową jego funkcji (a zatem koszt dostawcy/developerów). Na szczęście klienci są coraz bardziej świadomi składowych elementów ceny i starają się je minimalizować. Jeśli obecne rozwiązanie jest hostowane u klienta, przejście na rozwiązanie utrzymywane w chmurze (oprogramowanie lub platforma jako usługa (SaaS lub PaaS) często pozwala na ograniczenie wydatków na pracowników, infrastrukturę i jej utrzymanie. Przenosząc się z obecnego rozwiązania SaaS, sprzedawca może ograniczyć wydatki na hosting, utrzymanie czy często ukryte koszty dodatkowe (dedykowany opiekun klienta, koszty związane z aktualizacjami itd.). Koszt hostingu w przypadku rozwiązań SaaS często uzależniony jest od obsługiwanego ruchu na stronie i transferu danych.

3. Czas wsparcia lub życia platformy dobiega końca

Klienci bywają też zmuszeni do replatformingu, gdy dostawca obecnego oprogramowania ogłasza datę końca świadczenia wsparcia technicznego – ostatnio taka sytuacja spotkała sklepy internetowe bazujące na platformach Magento 1.x. Niektóre rozwiązania z półki Enterprise przestają wspierać starsze wersje platformy chwilę po wypuszczeniu nowszej. Koszt aktualizacji do nowej wersji systemów z wyższej półki jest bardzo zbliżony do inwestycji w nowy system e-commerce, co przemawia na korzyść wymiany. W takim wypadku korzystniej jest dokonać migracji wcześnie, by zapewnić szybszy zwrot z inwestycji, jednocześnie przestając tracić pieniądze na utrzymanie starego systemu. Sprzedawcy posiadający sklepy internetowe na Magento byli w tej sytuacji. Większość z rosnących sprzedawców podjęła decyzję o replatformingu po ogłoszeniu zaprzestania wsparcia dla 1.9, by nie brnąć w koszty związane z utrzymaniem starej wersji i jej rozwojem.

4. Potrzeba podniesienia bezpieczeństwa, stabilności i wydajności

Stabilność i bezpieczeństwo platformy e-commerce to podstawa przy prowadzeniu sprzedaży online. Firmy, które nie przestrzegają najlepszych praktyk w tych obszarach, narażają swój system na ataki ze strony hakerów oraz przestoje. Oba scenariusze bywają bardzo kosztowne. Tak pod względem przychodu, jak i reputacji (głośny przypadek Morele.net). Posiadanie najnowszej wersji platformy jest krytyczne w budowaniu odpowiedniej polityki bezpieczeństwa i ograniczeniu incydentów. Nie inwestując w aktualizacje bezpieczeństwa, możemy narazić klientów na utratę pieniędzy i danych. Bezpieczeństwo biznesowe to także możliwość obsłużenia odpowiedniego ruchu i wykorzystanie wszystkich szans, które dają nam klienci. Wiele rozwiązań dostarczanych w modelu SaaS daje możliwość skalowania wydajności w okresach szczytów zakupowych. Jednak często idą za tym dodatkowe koszty, które zjadają wypracowany w tym okresie zysk. Przy wyborze dostawcy należy uważnie wczytać się w umowę i cennik.

5. Zmiany w zarządzie lub zespole

Zmiana osób zasiadających w zarządzie lub managerów działów może przynieść zmiany w wizji. Często nowi liderzy wprowadzają i forsują swoje nowe preferencje. Po ich uwzględnieniu może być niezbędna migracja e-commerce do nowego rozwiązania, które będzie w stanie je obsłużyć. Zmiany w zespole niejednokrotnie ukazują jeszcze jeden powód, dla którego zmiana platformy sprzedażowej nie nastąpiła wcześniej. Otóż zespół, który ją wdrażał i teraz za nią odpowiada, często kurczowo się jej trzyma, gdyż zapewnia mu ona pracę. Obawa przed utratą stanowiska jest częstym blokerem decyzji o przejściu na nową platformę e-commerce.

6. Outsourcing zarządzania platformą

Za optymalizacją kosztów utrzymania platformy, a często i restrukturyzacją biznesu, idzie potrzeba odnalezienia dodatkowych obszarów oszczędności. Równie często zdarza się, że poszukiwani są nowi zleceniobiorcy przejęcia opieki nad wdrożonym sklepem internetowym, bądź przeniesienie zarządzania na zewnątrz organizacji. Jeśli staramy się zmienić agencję w ramach obsługi jednej platformy, jest to dość karkołomne zadanie. Dość często okazuje się, że obecna/poprzednia agencja pozostawiła tyle błędów, usterek i taki rozgardiasz po stronie zaplecza IT, że będzie to odstraszać nowych wykonawców. Dlatego, jeśli obecny sklep internetowy trapiony jest przez problemy techniczne oraz agencja nie wywiązuje się ze sprawnego ich rozwiązywania, konieczna będzie zmiana platformy.

7. Ekspansja zagraniczna. Wyjście na nowe rynki i kanały sprzedaży

Kiedy biznes rozpoczyna ekspansję zagraniczną, obsłużenie nowych grup odbiorców lub otwarcie nowego kanału sprzedaży (zwykle B2B) pojawia się potrzeba znalezienia rozwiązania, które to umożliwi. Rozwiązaniem jest platforma e-commerce osadzona w technologii headless, która zapewnia oddzielenie jądra systemu (back-endu) od jego szaty graficznej (front-endu). Jak sugeruje nazwa (“bezgłowa” platforma e-commerce) dodanie i aktywowanie kolejnych obszarów sprzedaży wymaga jedynie dodania oddzielnej “twarzy” (designu) sklepu internetowego, a nie uruchamiania kolejnych systemów na zapleczu. Wykorzystanie technologii headless pozwala drastycznie ograniczyć czas wdrożenia projektu i koszty związane z ekspansją.

 

8. Zmiana wykorzystywanych narzędzi biznesowych

Nowe narzędzia biznesowe na zapleczu IT, inni dostawcy lub nowe procedury, które zmieniają procesy biznesowe, często skutkują przejściem na nową platformę. Niejednokrotnie, obecne rozwiązania nie są wystarczająco zintegrowane z biznesem i narzędziami, by w pełni umożliwić i wesprzeć wymianę systemu ERP, partnera płatności bądź integrację z nowym dostawcą usług logistycznych (dostawcą usług fulfilment). To samo tyczy się procesów biznesowych, które powinny mieć pełne odzwierciedlenie online. Aktualizacja oprogramowania sklepu internetowego bądź rozszerzenie wachlarza funkcji często wyjdzie podobnie co przejście na nowocześniejszy produkt.

 

9. Rozszerzenie oferty handlowej

Choć odpowiadanie na rosnące oczekiwania klientów brzmi jak wyświechtany frazes, to jest jednym z ważniejszych punktów inicjujących wymianę sklepu internetowego. Nowe wymagania mogą pojawić się w konsekwencji rozszerzenia lub dywersyfikacji katalogu produktów, linii usług albo w następstwie dodania nowych punktów styku z klientem.

 

Jakie korzyści zapewnia replatforming e-commerce?

Najważniejszą korzyścią wynikającą ze zmiany platformy jest zwiększona sprzedaż oraz możliwość utrzymania i podniesienia pozycji na rynku. Bardziej wydajna platforma e-commerce pozwala zaprezentować ofertę dla szerszej grupy klientów i zrobić to w efektywniejszy sposób. Dzięki nowoczesnym platformom wykorzystującym architekturę headless można z powodzeniem uruchomić sklep internetowy na nowych rynkach, zmieniając jedynie interfejs użytkownika. Innowacyjne platformy, wykorzystujące natywnie technologię PWA, zapewniają wyjątkowo komfortowe działanie sklepu na smartfonach. Wystarczy spojrzeć na szereg opublikowanych na Zachodzie case studies, by przekonać się, jak stymuluje to wzrost konwersji. Niemniej ważne, choć nie tak łatwo policzalne, jest zabezpieczenie biznesu na przyszłość pod kątem bezpieczeństwa danych, stabilności pracy systemu i pewności, że nawet raptowny wzrost ruchu nie wykolei platformy sprzedażowej.

 

Jakie zapewnić powodzenie replatformingu e-commerce?

Chociaż rynek e-commerce rośnie niezwykle szybko (ponad 18% r./r.), sam proces wyboru nowego rozwiązania przypomina zakup własnego mieszkania – a zatem przygotowanie listy kryteriów, dalej poszukiwanie optymalnego rozwiązania oraz rozważanie za i przeciw dostępnych na rynku opcji. Często klienci przechodzą taką samą ścieżkę negocjacji w zespole co w rodzinie – od rozdzielenia „zachcianek” od najbardziej potrzebnych elementów oraz od emocji do podjęcia racjonalnej decyzji. Najlepiej, gdy zamiast konkretnych upodobań (przycisk koszyka musi pływać na wierzchu i po prawej stronie!) skoncentrujemy wysiłki na opracowaniu spójnej wizji sprzedaży i rozwoju. Opracowanie jasnej strategii pozwoli skupić się na realizowaniu celów – jak wspomniane wyżej zapewnienie łatwej dostępności do koszyka i maksymalnej wygody robienia zakupów online. Przystępując do rozmów z dostawcą przedstawmy mu swoją wizję e-commerce, zobrazujmy jak e-commerce powinien być zintegrowany z biznesem, procesami i narzędziami. Dzięki temu, że dostawca pozna cel stojący przed firmą, będzie w stanie lepiej zrozumieć projekt, a co jeszcze ważniejsze, zaproponować konkretne i dopasowanie rozwiązania.

 

Autorzy: Zespół merce.com

merce.png

Screenshot_2-1200x800.png

Koniec długich i kosztownych wdrożeń systemów informatycznych.

Branża motoryzacyjna odważnie wjeżdża w chmurę.

Nastroje w gospodarce w czasach pandemii nie są najlepsze, nie tylko w Polsce. Skłania to firmy  do podejmowania działań, które pozwolą im zyskać lepszą pozycję rynkową po zakończeniu kryzysu epidemiologicznego. Zwiększenie produktywności, zagraniczna ekspansja czy redukcja kosztów to cele, które łatwiej osiągnąć ze wsparciem nowych technologii. Dlatego część z nich rezygnuje ze starych stacjonarnych rozwiązań IT na rzecz nowoczesnych systemów w chmurze obliczeniowej.

Generalnie szansę na pozytywne wykorzystanie nowej dynamicznie zmieniającej się sytuacji mają w szczególności te firmy, które w ostatnich latach nie przespały czasu na modernizację i inwestowały w IT. Przykładem może być chociażby Nexteer, globalny lider w dziedzinie intuicyjnych systemów sterowania, który umocnił swoją rynkową pozycję za sprawą wdrożenia nowoczesnych technologii IT w produkcji. Nexteer posiada 27 zakładów produkcyjnych, pięć regionalnych centrów inżynierskich oraz 14 centrów obsługi klienta rozmieszczonych w strategicznych lokalizacjach w Ameryce Północnej i Południowej, Azji i Europie (również w Polsce). Wśród klientów Nexteer znajdują się największe koncerny motoryzacyjne, takie jak BMW, Ford, GM, PSA, Toyota czy Grupa Volkswagen. Działająca na międzynarodowych rynkach i generująca przychody rzędu wielu miliardów dolarów firma, mająca w ofercie m.in. elektryczne i hydrauliczne układy kierownicze, postanowiła pożegnać się ze stacjonarnym systemem ERP, który nie był w stanie efektywnie sprostać jej coraz liczniejszym potrzebom. W zamian firma Nexteer sięgnęła po QAD Adaptive ERP – rozbudowany system do planowania zasobów przedsiębiorstwa działający w chmurze obliczeniowej. „ERP to kluczowa aplikacja do realizowania operacji produkcyjnych. Funkcjonowanie bez niej byłoby niemożliwe. Rośniemy razem z każdym znaczącym producentem pojazdów, a nasza strategia polega na pogłębianiu relacji z takimi firmami na całym świecie. Posiadanie ERP opartego o chmurę i współpraca z zespołem QAD, który rozumie obraną przez nas strategię, sprawiają, że proces funkcjonowania i rozwoju naszego systemu jest bezproblemowy i efektywny” – tłumaczy swoją decyzję Nexteer. „Globalny system  ERP w chmurze ma tę przewagę nad polskimi aplikacjami ERP, że jest dostosowany do prawodawstwa innych krajów. To znacznie ułatwia ekspansję. Firma Nexteer rozumie to doskonale, dlatego w swojej polskiej fabryce, jak również w jej zagranicznych odpowiednikach wdrożyła QAD. W wersji chmurowej, implementacja systemu ERP przebiega w szybkim tempie. Ponadto rozwiązanie funkcjonujące w chmurze ma tę przewagę, że na bieżąco jest uaktualniane i dostosowywane do zwiększających się zasobów firmy. Ta elastyczność i ciągłe zmiany nie generują dodatkowych kosztów i nie wymagają prac implementacyjnych. Korzystanie z chmury wiąże się również z mniejszym TCO (ang. całkowity koszt posiadania), co może być zachętą dla firm szukających oszczędności” – zwraca uwagę Piotr Rojek z DSR SA firmy odpowiadającej za polskie wdrożenie QAD Adaptive ERP.

Deszcz oszczędności z chmury obliczeniowej

Nexteer nie jest jedyną firmą z branży motoryzacyjnej, która zdecydowała się na wdrożenie oprogramowania QAD. 8 na 10 globalnych dostawców rozwiązań z tej kategorii korzysta z takich aplikacji. Roczne przychody producentów z branży motoryzacyjnej używających systemu QAD wynoszą 4,5 biliona USD. Takie wyniki nie biorą się znikąd i świadczą o jakości oferowanych przez dostawcę rozwiązań. O licznych zaletach systemu QAD Adaptive ERP przekonała się niedawno firma UpTime Parts, należący do Navistar Inc. dostawca części do lekkich ciężarówek. Wdrożenie nowego systemu miało wznieść ją na wyższy poziom wydajności operacyjnej i doskonałości usług. Firma poszukiwała również sposobu na akcelerację procesów biznesowych oraz wykorzystanie korporacyjnych zasobów Navistar do śledzenia wszystkich dostawców, dystrybutorów i interakcji serwisowych. Po licznych konsultacjach i zapoznaniu się z dostępnymi na rynku rozwiązaniami UpTime Parts postawiła na QAD i jak wynika z relacji Trish Reed, głównej managera w firmie Navistar, nie żałuje swojej decyzji. „Zanim zaimplementowaliśmy QAD Adaptive ERP zdawałam sobie sprawę, że przyszłość oprogramowania leży w chmurze obliczeniowej. Podoba mi się fakt, że w tym modelu korzystamy z centrów danych o wysokim poziomie bezpieczeństwa, objętych ściślejszą kontrolą niż nasze stacjonarne zasoby” —  przyznała Reed. Największe wrażenie obok szerokich możliwości systemu, zrobił na niej czas przygotowania i wdrożenia, które zajęło zaledwie 4 miesiące, ustanawiając tym samym nowy rekord implementacji takiego oprogramowania w firmie Navistar. Za jej sprawą firma mogła zrezygnować dodatkowych aplikacji, co przełożyło się na uproszczenie i większą przejrzystość środowiska pracy. „Od momentu implementacji, QAD pomógł nam zredukować koszty prowadzenia biznesu o 20 proc. Procesy biznesowe działają szybciej. Tylko jedna, wybrana sekwencja, która wcześniej trwała kilka minut, dziś trwa kilka sekund. Wystarczy pomnożyć to przez kilku użytkowników i dni pracujące, by otrzymać imponujący wynik” — zauważyła Reed.

Odwaga we wdrażaniu rozwiązań chmurowych nie jest domeną wyłącznie firm z branży motoryzacyjnej. Jak szacują analitycy z IDC w najbliższym czasie co najmniej 45 proc. oprogramowania oraz infrastruktury informatycznej w europejskich przedsiębiorstwach ma być dostarczane w modelu chmurowym. Tym samym wkrótce inwestycje w rozwiązania chmurowe będą stanowiły już 20 proc. wydatków na infrastrukturę IT oraz 25 proc. wydatków przeznaczanych na zakup oprogramowania, usług i sprzętu. To ważny sygnał dla firm, które rozważają wdrożenie nowoczesnego systemu ERP.

 

top-8293.jpg

Exact_Software_Poland_2.jpg

Czy stać cię na nieposiadanie systemu ERP?

Choć coraz więcej firm korzysta z systemów ERP, wśród średnich przedsiębiorstw wciąż jest to niewiele ponad połowa (53,9 proc.). Jednym z czynników, dla których wiele organizacji nie decyduje się na korzystanie z tego rodzaju oprogramowania, jest cena. Tymczasem wzięcie pod uwagę wyłącznie kosztów wdrożenia czy utrzymania systemu nie daje pełnego obrazu. Pytaniem, które warto sobie zadać, jest: co firma traci, jeśli nie używa systemu ERP?

O konkurencyjności na rynku decyduje nie tylko aktualna kondycja przedsiębiorstwa, jego wyniki czy liczba klientów. Kluczowe znaczenia ma również możliwość dostosowania się do zmieniających się warunków. Mogą to być rosnące oczekiwania klientów, wprowadzenie przez konkurencję nowych produktów, ale także otoczenie rynkowe i okoliczności zewnętrzne. Ostatnie miesiące są dowodem na to, że w wielu branżach to właśnie elastyczność potrafi przesądzić o „być albo nie być”. Jest ona możliwa wtedy, kiedy proces decyzyjny w firmie jest możliwie jak najkrótszy, zarząd ma dostęp do najważniejszych danych finansowych zarówno w skali mikro jak i makro, a jednocześnie organizacja potrafi efektywnie działać i zapewnić sprawny przepływ zadań i informacji między pracownikami. To właśnie umożliwiają systemy ERP i wspierające je oprogramowanie obejmujące procesy miękkie w organizacji.

Ile więc może kosztować nieposiadanie systemu ERP?

Koszt opóźnionych decyzji

W globalnych korporacjach, które mają tysiące spółek rozsianych po świecie, dostęp do informacji o pełnej kondycji finansowej firmy ma kluczowe znaczenie. Nie ma wątpliwości, że skuteczne systemy, które pozwalają przygotować pełne raporty w poszczególnych spółkach, przesłać do centrali i na ich podstawie przygotować analizy w szybkim czasie, są niezbędne.

Jak można jednak te doświadczenia przełożyć na mniejsze firmy? Informacje, które w systemie ERP byłyby przygotowywane w sposób automatyczny i generowane zgodnie z ustalonymi standardami, wymagają ręcznego sprawdzenia przez pracowników. Proces ten jest więc znacznie dłuższy, a dane finansowe spływają po czasie. Sprawia to, że decyzje podejmuje się nie na podstawie aktualnego stanu przedsiębiorstwa, tylko informacji, z bliskiej, ale jednak przeszłości. Tymczasem spóźnione decyzje mogą przekładać się np. na dalszą sprzedaż nierentownego produktu, nadmierną produkcję niektórych towarów czy nałożenie zbyt niskiej marży. Są to realne koszty, które firma ponosi tylko dlatego, że proces zamykania miesiąca czy przesyłanie raportów finansowych z poszczególnych oddziałów trwa zbyt długo.

Koszt braku płynnej konsolidacji danych

Niezależnie od tego, czy organizacja zupełnie nie korzysta z oprogramowania biznesowego, czy wykorzystuje różne systemy np. do procesów księgowych, produkcji, zarządzania relacjami z klientami, wyzwaniem jest skuteczna i płynna konsolidacja danych. Tam, gdzie brakuje integracji systemów lub wszystkie dane wprowadzane są ręcznie, wciąż kluczowe z punktu widzenia zarządu informacje takie jak: aktualne przychody i koszty, kondycja finansowa przedsiębiorstwa – nie są w pełni przejrzyste. Wymagają dodatkowych analiz, a więc także czasu, aby móc wyciągać właściwie wnioski.

Nieodpowiednia integracja może doprowadzać również do sytuacji, w których dane są analizowane w niewłaściwym kontekście lub tego kontekstu zupełnie nie mają. Wówczas wystarczy inna interpretacja poszczególnych pozycji z raportów finansowych, aby wyniki nie oddawały realnego obrazu. Uniknięcie tych problemów umożliwiają systemy do konsolidacji danych lub takie oprogramowanie, które w jednym ekosystemie zapewnia moduły dedykowane poszczególnym obszarom. Możliwość szybkiej, zautomatyzowanej i w pełni cyfrowej konsolidacji danych, zyskała jeszcze większe znaczenie w obliczu pandemii i ujaskrawiła przewagę firm, które z niej korzystają.

Koszt błędnych rozliczeń

Papierowy obieg faktur może powodować opóźnienia w akceptowaniu, przetwarzaniu i księgowaniu dokumentów finansowych. W wielu firmach związany jest on z koniecznością osobistej wizyty w biurze lub danym oddziale. Szczególnie w przypadku pracowników zdalnych czy terenowych proces ten może być czasochłonny i problematyczny. Tymczasem opóźnione czy przeoczone faktury mogą oznaczać nie tylko obowiązek zapłaty odsetek, ale także problemy z odliczeniem podatku VAT. Straty generuje tu konieczność dodatkowej pracy działów księgowych, które muszą przygotować odpowiednie korekty czy po prostu brak możliwości odliczenia kosztów. O ile są to tylko pojedyncze transakcje, nie będą zazwyczaj wpływały na rentowność przedsiębiorstwa. Jednak w przypadku gdy pojawiają się regularnie lub dotyczą faktur na wysokie kwoty, mogą już oznaczać znaczące straty.

Koszt utraconych klientów

Konkurencja na rynku jest coraz większa, co powoduje, że klienci detaliczni stają się bardzo wymagający. Bieżące informacje o czasie realizacji zamówienia czy statusie zamówienia, stają się niezbędnym elementem. Coraz częściej podobne wymagania można również zauważyć w obszarze B2B. Wraz z postępującą cyfryzacją, automatyzacja procesów w firmie (np. automatyczne powiadomienia o zamówieniu, wysyłce towaru itp.) będą nie tylko wpływać na optymalizację pracy, ale także przesądzać o tym, czy klient powróci czy przejdzie do konkurencji oferującej mu lepsze doświadczenie użytkownika. Koszt pozyskania nowego klienta jest znacznie wyższy niż utrzymanie obecnych, a dodatkowo w wielu branżach to właśnie lojalni konsumenci generują najwyższe koszyki zakupowe.

Koszt braku optymalizacji pracy

W obliczu pandemii niemal wszystkie firmy zrewidowały swoje podejście dotyczące organizacji pracy. Systemy ERP cyfryzują komunikację między pracownikami. Umożliwiają nie tylko usunięcie prac żmudnych – takich jak np. ręczne kopiowanie danych, ale także znacznie ułatwiają przepływ informacji w obliczu pracy zdalnej. Warto więc zadać sobie pytanie: czy firmę stać na to, żeby pracownik przynosił dokument w formie papierowej lub żeby ręcznie wprowadzał dane, które mogą być generowane automatycznie? Czy nie będzie bardziej opłacalne, jeśli ten sam czas poświęci on na bardziej ambitne lub kreatywne zadania?

Wojciech Wileński,
Consultancy Manager CEE,
Exact Software Poland


Dodatkowych informacji udziela:

Magdalena Zlot
Monday – agencja komunikacji
E-mail: magdalena.zlot@mondaypr.pl
Tel.: +48 884 208 223

Exact Software Poland sp. z o.o. działa na polskim rynku od 1992 roku. Spółka rozpoczęła działalność w 1984 roku w Holandii i stała się liderem rynku oprogramowania biznesowego w krajach Beneluksu. Wspomaga już ponad 500 000 firm na świecie. Bazując na światowych standardach, Exact w Polsce uwzględnia wymogi lokalnego rynku.

Firma oferuje narzędzia związane z automatyzacją procesów księgowych i finansowych, tradycyjne systemy wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem (ERP), jak również aplikacje do zarządzania relacjami z klientem (CRM) czy systemy elektronicznego obiegu dokumentów (Workflow). Exact udostępnia swoje rozwiązania na urządzeniach mobilnych. System Exact Synergy dostępny jest w App Store i Android Market, skąd klienci firmy mogą pobierać darmowe aplikacje na platformy iPhone, iPad i Android. Z produktów Exact można korzystać za pomocą przeglądarek internetowych różnych producentów.

[1] Dane GUS za 2019 r.; średnie firmy definiowane jako zatrudniające 50-249 pracowników

1 2 3 5