Rozmawiając z przedsiębiorstwami przygotowującymi się lub prowadzącymi proces wyboru rozwiązania IT bardzo często spotykamy się z ich przeświadczeniem o swojej unikatowości pod względem specyfiki występujących procesów i sposobu prowadzenia biznesu.
Każdy z klientów ma oczekiwania co do doświadczenia dostawców systemów informatycznych oraz oczekuje referencji od innych przedsiębiorstw, zwłaszcza z branży podobnej do jego własnej, a najlepiej z tej samej branży. Jednak czasami zdarzają się wyjątki, gdy przedsiębiorstwo niechętnie współpracuje z dostawcami, którzy mają relacje z konkurencją, ze względu na obawy dotyczące bezpieczeństwa swoich danych i know-how firmy. Czy takie obawy są uzasadnione? Moim zdaniem zdecydowanie nie. Dostawcy i usługodawcy IT na naszym rynku są świadomi konieczności zachowania poufności danych i informacji klientów. W przypadku ujawnienia takich informacji, wiadomość o tym szybko by się rozprzestrzeniła na rynku, powodując ogromne straty dla firmy i skutecznie zniechęcając potencjalnych klientów.
Co więc z tą unikatowością? Trzeba przyznać, że w tej kwestii wiele jest racji. Oczywiste jest, że każda branża ma swoją specyfikę i konkretnych potrzeb, które są unikatowe dla danego segmentu rynku i mają kluczowe znaczenie przy wyborze systemów takich jak ERP. Podczas realizacji projektów doradczych dla różnych przedsiębiorstw zauważamy specyficzne potrzeby biznesowe charakterystyczne dla poszczególnych branż, które wymagają zastosowania systemów informatycznych. Na przykład, w branży odzieżowej istotne może być zarządzanie kolekcjami i wariantami produktów oraz możliwość grupowania zleceń produkcyjnych w celu optymalizacji planu pracy w szwalni. Z kolei w branży spożywczej konieczne może być uwzględnienie zmiennej wagi produktów, odwróconych receptur czy specyficznych sposobów rozliczeń z dostawcami surowców, takich jak rolnicy czy hodowcy, obejmujących kontraktacje czy faktury RR.
Jednakże nie oznacza to, że w innych obszarach funkcjonalnych wszystko jest zupełnie odmienne. W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych większość różnic dotyczy obszarów ściśle związanych z produkcją, takich jak technologia, planowanie produkcji, ewidencja i rozliczenia, a także wewnętrzna logistyka dotycząca surowców, półproduktów i gotowych wyrobów. Natomiast w firmach handlowo-dystrybucyjnych wyróżniającym obszarem zwykle jest sprzedaż, a dokładniej kanały sprzedaży, polityka rabatowa, zarządzanie kanałami dystrybucji oraz aspekty logistyczno-transportowe, uwzględniające rodzaj asortymentu i kanałów sprzedaży.
Jednak mimo że zauważamy pewne podobieństwa w potrzebach w danej branży, należy jednak stwierdzić, że nie istnieją dwie identyczne organizacje i nigdy takie nie powstaną. Jak pokazuje życie, dwa sąsiadujące zakłady, które na pierwszy rzut oka zajmują się tym samym, w praktyce wypracowały własne metodyki biznesowe w dążeniu do osiągnięcia swoich celów, a ich procesy różnią się od siebie. Patrząc na projekty, które mieliśmy okazję realizować w danej branży, zauważamy również różnice nie tylko w sposobie prowadzenia biznesu, ale także w różnych wyzwaniach i problemach, z którymi firma musiała się zmierzyć przed wprowadzeniem nowego systemu ERP. Cele, które stawiano przed systemem informatycznym, również były różne. Na przykład, odnosząc się do dwóch niedawno zrealizowanych projektów w przedsiębiorstwach dystrybucyjnych, dla pierwszego z nich największym wyzwaniem było zarządzanie łańcuchem dostaw w taki sposób, aby móc odpowiedzieć klientowi na pytanie, kiedy otrzyma swoje zamówienie lub jego część, poprawa jakości obsługi klienta oraz zarządzanie sprzedażą coraz większym asortymentem produktów. Natomiast dla drugiego wyzwaniem było zarządzanie asortymentem w poszczególnych punktach dystrybucyjnych, analiza rentowności sprzedaży poszczególnych towarów handlowych oraz optymalizacja przestrzeni magazynowej poprzez bardziej efektywne zarządzanie zapasami i logistyką wewnętrzną. W rezultacie w obu przypadkach zalecono różne metody optymalizacji procesów oraz różne rozwiązania informatyczne.
Czasami zdarza się również, że podczas analizy procesów biznesowych w przedsiębiorstwach, które posiadają kilka zakładów produkcyjnych, spotykamy się z opinią, że w gruncie rzeczy oba zakłady produkują to samo, więc wystarczy, jeśli przeprowadzimy analizę tylko jednego z nich. Tak też było w przypadku jednego z naszych klientów, który zajmował się przetwórstwem spożywczym. W ciągu lat firma nabyła kolejne zakłady produkcyjne, które w praktyce rzeczywiście zajmowały się dokładnie tym samym, co macierzysta spółka. Okazało się jednak, że mimo tej samej działalności, poszczególne zakłady wypracowały nieco inny model biznesowy. Tego rodzaju sytuacje nie są rzadkością. W takich przypadkach często podejmujemy wewnętrzne dyskusje dotyczące ujednolicenia tych procesów i opracowania najbardziej efektywnych rozwiązań w poszczególnych obszarach biznesowych.
Niestety, zdarza się, że niektórzy przedsiębiorcy informują, że ich organizacja nie jest rozwinięta i w zasadzie dostosują się do zestawu funkcjonalności dostarczonych w oprogramowaniu, a kluczowym czynnikiem wyboru rozwiązania będzie cena. Niestety, wiele nieudanych wdrożeń potwierdza, że ta teza jest błędna. System ERP jest narzędziem, które powinno umożliwiać przedsiębiorcom zwiększenie efektywności prowadzonych działań i przyniesienie wymiernych korzyści finansowych dla firmy. Powinien wspierać wypracowane metody biznesowe przez przedsiębiorstwo. To system powinien być dostosowany do przedsiębiorstwa, a nie odwrotnie. Jednakże, należy pamiętać, żeby nie przesadzać z tymi oczekiwaniami.
Jak zatem podejść do wyboru systemu ERP dostosowanego do potrzeb? Przede wszystkim powinniśmy wybierać takie rozwiązanie, które w 80-90% swoimi standardowymi funkcjonalnościami pokryje nasze potrzeby. Pozostałe braki mogą zostać zrealizowane poprzez dokonanie najlepiej modyfikacji systemu tj. jego dostosowania do naszych potrzeb, a w ostateczności programowania tych funkcji. Opcja druga jest zawsze bardziej czasochłonna, kosztowniejsza i ryzykowna, gdyż mówimy wówczas o sytuacji gdy funkcje te muszą powstać zupełnie od podstaw. Powinniśmy poszukiwać rozwiązań, które nasze kluczowe obszary biznesowe, własne te z uwagi na branże i specyfikę działalności są w stanie pokryć w możliwie jak największym stopniu poprzez tzw. standard czy branżową wersję systemu. Przedsiębiorstwo wybierając rozwiązanie i dostawcę zwertykalizowanego na jego branży otrzymuje wymierne korzyści w postaci:
- godnego partnera biznesowego do rozmów i prowadzenia projektu, który rozumie jego potrzeby i problemy dnia codziennego;
- pakiet funkcjonalności pozwalający na zwiększenie konkurencyjności na rynku;
- system dostosowany do zachodzących w firmie procesów;
- bezpieczeństwo realizacji projektu;
- możliwość uzyskania większej rentowności projektu.
Niemniej jednak, coraz częściej możemy spotkać się z praktyką rynkową proponowaną przez dostawców, gdzie wdrażamy branżową wersję prekonfigurowalną systemu. Dzięki temu, już na samym początku możemy pracować na rozwiązaniu zbudowanym w oparciu o najlepsze globalne praktyki z branży, zapewniającym co najmniej podstawowe funkcjonalności branżowe. Wdrożenie takie pozwala na szybsze uruchomienie rozwiązania, a w kolejnym etapie wdrożenia, ale co ważne, w momencie gdy już pracujemy na systemie, możemy dokonywać jego modyfikacji pod te procesy, które od standardu odbiegają.
Co się tyczy samych referencji systemu, dostawcy i jego kadry, temat ten jest bardzo szeroki. Jednak skupiając się na wątku branżowym, warto poruszyć dwie kwestie. Po pierwsze, wybierając rozwiązanie ERP dostosowane do branży, ograniczamy ryzyko niedostosowania systemu pod nasze potrzeby i „puchnięcia” budżetu projektu w wyniku dostosowywania oprogramowania. Często mamy do czynienia z systemami posiadającymi dedykowane wersje branżowe, ale czasem może to być także rozwiązanie multibranżowe, które posiada takowe funkcjonalności lub system dobrze dopasowany do specyfiki produkcji, takiej jak produkcja procesowa, niezależnie od konkretnej branży.
Z drugiej strony, bardzo ważnym czynnikiem są ludzie, zarówno po stronie przedsiębiorstwa, jak i dostawcy lub usługodawcy w przypadku firm konsultingowych. Nawet dobre rozwiązanie, dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa z licznymi referencjami w branży, może zostać źle wdrożone, a uzyskane efekty mogą być gorsze niż w przypadku systemu słabiej dostosowanego do branży, ale wdrożonego przez zespół specjalistów, którzy doskonale znają i rozumieją daną branżę czy specyfikę produkcji. Dlatego, patrząc na referencje systemu i firmy, warto zwrócić uwagę nie tylko na ilość projektów z danego segmentu przemysłu, ale także na projekty o podobnej specyfice, takie jak zakres inwestycji, charakter procesów biznesowych (np. typ produkcji), wielkość inwestycji i biznesu klientów, oraz oczywiście pokrycie potrzeb funkcjonalnych przez standard systemu.
Wojciech Ziaja
