InfoConsulting i IFS Applications wspierają międzynarodową ekspansję firmy Y SOFT

Y SOFT Corporation to międzynarodowa firma oferująca unikalne rozwiązania w zakresie druku, które umożliwiają firmom i organizacjom skuteczną kontrolę kosztów, zmniejszenie ilości odpadów, zwiększenie komfortu użytkowania i pozytywny wpływ na środowisko. Mając na celu międzynarodową ekspansje, firma poszukiwała światowej klasy systemu, który miałby również perspektywę na przyszłość. Martin De Martini, CIO w Y Soft, dodaje: „Ostatecznie zdecydowaliśmy się na IFS Applications nie tylko dzięki systemowi, ale także podejściu firmy-dostawcy. Ich konsultanci naprawdę zorganizowali wszystko, czego potrzebowaliśmy, i w pełni dostosowali się do naszych specyficznych wymagań.”

Potrzeba kompleksowego rozwiązania

Firma Y Soft powstała początkowo, jako studencki spin-off. Z czasem stała się numerem jeden w dziedzinie technologii druku i jest producentem i dostawcą rozwiązania druku YSoft SafeQ. Technologie Y Soft pomagają firmom i dużym organizacjom zoptymalizować drukowanie, kopiowanie i skanowanie nie tylko na poziomie centrali, ale także w całej sieci oddziałów. Celem Y Soft jest zadowolenie klienta we wszystkich aspektach i ciągłe poszukiwanie sposobów na zapewnienie klientowi najwyższej jakości w danej cenie. Niezależnie od tego, czy oznacza to optymalne finansowanie, zalety technologiczne, prostotę czy doskonałą obsługę klienta.

W związku z dynamicznym rozwojem firmy, zaistniała potrzeba znalezienia rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem i planowania zasobów klasy ERP, które mogłoby wspierać kluczowe procesy biznesowe i umożliwić pojedynczemu systemowi zastąpienie wielu starszych aplikacji, a także zapewnić lokalne wsparcie biznesowe w regionach, w których Y Soft prowadzi działalność. Po przeprowadzeniu kompleksowej oceny rynku oprogramowania dla przedsiębiorstw wybrano system ERP IFS Applications.

Marcel Fejtek, dyrektor operacyjny w firmie Y Soft, dodał: „Firma IFS spodobała nam się, ponieważ jest w stanie objąć szeroki zakres procesów i operacji biznesowych w jednej aplikacji. Szukaliśmy jednego rozwiązania, które zastąpiłoby jak najwięcej naszych starszych systemów, nie tylko dla zarządu firmy w Brnie, ale także dla wszystkich naszych oddziałów. Ważna była dla nas również możliwość samodzielnego developmentu systemu, co w przeszłości okazało się najbardziej efektywnym sposobem dalszego rozwoju. Ponieważ uważamy się za firmę innowacyjną, oferującą najlepsze rozwiązania, logicznie rzecz biorąc oczekujemy tego samego od systemów wewnętrznych.”

Wdrożenie

Wdrożenie rozpoczęto w 2015 roku, przy czym go-live w Czechach zaplanowano na wrzesień 2016 roku, a wdrożenie w międzynarodowych oddziałach Y Soft miało nastąpic do października 2017 roku. Mimo, że wdrożeniu towarzyszyła duża liczba niestandardowych modyfikacji i to również w Czechach, pierwsze wdrożenie nowego systemu IFS Applications 9 przebiegło bez problemów.

Martin de Martini, dyrektor ds. informatyki w firmie Y Soft, dodał: „Podczas wdrożenia rozwiązaliśmy wiele problemów z przeszłości i nasi pracownicy bardzo na tym skorzystali. Jednak, mimo ze mieliśmy te wewnętrzne problemy, dostawca systemu ERP podszedł do tego w sposób wzorcowy. Konsultanci spędzili z nami dosłownie dni i noce i rozwiązali z naszymi pracownikami wszystko, co było potrzebne. Śmiem twierdzić, że bez nich moglibyśmy anulować cały proces i wrócić do starego systemu. Być może będę mówił w imieniu wszystkich, gdy powiem, ze dziś wszyscy jesteśmy szczęśliwi, ze mamy system, który nadal wspiera rozwój i zarządzanie firmą. Patrząc wstecz na niektóre procesy, zastanawiam się teraz, jak mogliśmy je wykonywać lata temu. Krótko mówiąc – narodziny były bolesne, ale zdecydowanie się opłaciły. Bez takiego systemu nie bylibyśmy już w stanie zarządzać firmą.”

Kluczowe wyzwania wdrożeniowe

• Optymalizacja i pozioma integracja procesów wewnętrznych organizacji.
• Wprowadzenie koncepcji „multi-site”.
• Wprowadzenie nowoczesnych elementów organizacji pracy i komunikacji.
• Centralizacja standardów procesowych w oddziałach zagranicznych.

Dalszy rozwój

Praca nad systemem ERP nie kończy się na projekcie wdrożeniowym, a zgodnie z rozwojem Y Soft, zrealizowano szereg wymagań rozwojowych.

„Doceniam, ze InfoConsulting było w stanie zaoferować nam doradztwo dostosowane do naszych potrzeb i szybkość realizacji, która pomaga nam dotrzymać tempa naszym innowacjom” – mówi Tomáš Krejza, Starszy Konsultant ERP w Y Soft.

Korzyści z wdrożenia

• Scentralizowane funkcje systemu IFS Applications są wykorzystywane na różnych poziomach w zależności od procesów zachodzących w spółkach grupy Y Soft Corporation. Rozwiązania są wykorzystywane globalnie, dzięki czemu możliwe było całkowite zastąpienie pierwotnego systemu ERP.
• Rozwiązanie globalne jest oparte na jednej bazie danych. Enterprise Explorer (IEE) jest dostępny dla wszystkich użytkowników z jednego łącza.
• Integracja systemu IFS Applications z systemami wewnętrznymi zwiększyła produktywność oraz zapewniła spójne i efektywne zarządzanie danymi pochodzącymi z różnych źródeł.

• Wszystkie firmy z grupy Y Soft Corporation są we wspólnej bazie danych. Tworzona jest macierz łańcucha dostaw pomiędzy lokalizacjami tych firm. Macierz ta definiuje warunki dostawy i transportu, w tym czasy dla różnych środków transportu. System wykorzystuje ograniczenia określone w macierzy do ujednoliconego zarzadzania zapasami. Zapotrzebowanie na zapasy w lokalizacjach jest automatycznie lub ręcznie dostarczane za pomocą zleceń dystrybucji. Zlecenia dystrybucyjne sterują realizacją zamówień zakupu (po stronie klienta) i zamówień odbiorcy (po stronie dostawcy).

Wdrożone rozwiązania

• IFS Financials
• IFS Human Resources
• IFS Engineering
• IFS Projects
• IFS Manufacturing

• IFS Supply Chain
• IFS Sales & Service
• IFS Maintenance
• IFS Business Enablers