BPC GROUP POLAND: Systemy ERP na rynku funkcjonują od wielu lat, jednak rynek IT dosyć dynamicznie się rozwija i ewoluuje. Nowoczesność dosyć szybko zmienia swoje znaczenie w kontekście poszczególnych funkcjonalności, klas systemowych. Czasami spotykamy się z opinią, iż innowacyjności i nowoczesności należy szukać w systemach uzupełniających ERP a nie ich samych, ale czy tak jest rzeczywiście?
Czym dla Państwa jest dziś nowoczesny system ERP?
Unifactor: Nowoczesny system ERP to oprogramowanie obejmujące swym zasięgiem wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa, dający szybki dostęp do bieżących informacji, komunikujące się z systemami naszych parterów (dostawców czy odbiorców) za pomocą web serwisów. Bardzo ważnym elementem jest zapewnienie zgodności z aktualnym stanem prawnym. Oczywiście w konkretnych przypadkach zakres funkcjonalności jest bardzo różny. Firmy handlowe kładą nacisk na crm-y, moduły handlowe, analizy pareto, tabele przestawne, natomiast produkcyjne skupiają się bardziej organizacji produkcji, planowaniu, kalkulacji TKW, łańcuchu dostaw. Posiadanie jednego otwartego, konfigurowalnego, ergonomicznego sytemu ERP z jednolitym interfejsem pozwala na szybsze wdrożenie nowych pracowników i wydajniejszą pracę pozostałych. Jeśli zwiążemy się z jednym, „godny zaufania” dostawcą ERP to jeden dostawca odpowiada za działanie systemu. Dostaniemy szybki serwis w jednym miejscu, rozwój funkcjonalności zgodny z trendami na rynku, implementację własnych pomysłów(lub koniecznych funkcjonalności) gratis lub po znacznie obniżonych kosztach. Rozproszenie oprogramowania po różnych dostawcach wymaga współpracy z wieloma podmiotami. Pracownicy korzystają z różnych interfejsów, dostęp do przekrojowych informacji jest utrudniony, komunikują się z różnymi serwisami bo do końca nie wiadomo która aplikacja źle działa i który z dostawców jest za to odpowiedzialny. Bywa, że dostawcy oprogramowania wzajemnie „umywają ręce” od odpowiedzialności. Niestety czasami jesteśmy „skazani” na integrację z różnymi systemami. Im lepiej to zrobimy tym przedsiębiorstwo działa efektywniej. Sprawna obsługa i szybki dostęp do informacji to podstawa prowadzenia biznesu niezależnie od wybranego modelu funkcjonowania systemu ERP: z systemami uzupełniającymi lub bez.
BPC GROUP POLAND: W ostatnim czasie niemal cały świat dotknęła pandemia koronawirusa, która wręcz z dnia na dzień spowodowała zmianę organizacji pracy wielu przedsiębiorstw. Dla części była to konieczność wprowadzenia pracy zdalnej, ograniczenie pracowników na zamianach, ograniczenie sprzedaży stacjonarnej i kontaktów indywidualnych interpersonalnych z światem zewnętrznym, ale także wewnątrz firmy. Czy sytuacja ta w jakiś sposób wpłynęła bądź wpłynie na rozwój Państwa systemu ERP? Jeśli tak to w jaki?
Unifactor: W obecnej sytuacji bardziej niż kiedykolwiek liczy się ergonomia obsługi systemu i automatyzacja procesów. Każde zbędne działanie myszką czy wypełnione pole edycyjne przy wolnym połączeniu zdalnym jest bardziej odczuwalne. Dlatego optymalizujemy interfejsy. Drugim obszarem jest rozbudowa serwera raportów. Dzięki niemu szereg procesów realizowanych jest automatycznie: księgowanie dokumentów, analizy księgowe, analizy sprzedaży, faktury okresowe, informacje o płatnościach, stopień realizacji zleceń produkcyjnych, zapotrzebowania materiałowe itp. W czasie mniejszego obciążenia systemu (w nocy) generowane są odpowiednie zestawienia i wysyłane e-mailem do wskazanych pracowników lub klientów. Ważnym elementem jest też automatyczne przyjmowanie zamówień klientów za pomocą aplikacji webowej, e-maila czy web serwisu..
BPC GROUP POLAND: Na rynku IT mamy dostępnych dziś kilka modeli wdrożeniowych systemów ERP. Standardem dobrze znanym przedsiębiorcom jest model On-Premise, jednakże alternatywą od pewnego czasu jest wdrożenie w chmurze. Niejednokrotnie dostawca ERP może zaproponować oba z tych modeli, zaś ci przedsiębiorca, którzy są skłonni na wdrożenie systemu w tzw. chmurze zastanawiają się który wariant będzie dla nich bardziej uzasadniony biznesowo. Na co powinien Państwa zdaniem zwrócić uwagę przedsiębiorca i w jaki sposób dokonać porównania ofert na wdrożenie systemu ERP On-Premise vs Cloud?
Unifactor: W naszej opinii jak również po rozmowach z wieloma klientami uważamy, że korzystanie z systemu ERP w model SaaS może być jedynie elementem wspomagającym rozwiązania On-Premise. System ERP może funkcjonować w chmurze pod warunkiem, że będzie możliwość szybkiego przeniesienia całości systemu na własny serwer przedsiębiorstwa. W przypadku braku możliwości korzystania z chmury z różnych przyczyn np.: brak dostępu do internetu, zbyt duże koszty, bankructwo dostawcy, spór prawny z dostawcą itp. – klient powinien mieć możliwość pracy na własnej infrastrukturze. Oczywiste zalety modelu SaaS takie jak: skalowanie mocy obliczeniowej, bardziej elastyczne licencjonowanie, brak konieczności budowy własnej infrastruktury serwerowej, zapewnione backup-y, automatyczne aktualizacje, dostęp z dowolnego miejsca przez internet są doceniane przez klientów – tylko czy wszystkim potrzebne? Trzeba zauważać też wady rozwiązań SaaS: brak kontroli nad infrastrukturą serwerową, mniejsze bezpieczeństwo, większe ryzyko dostępu przez osoby niepowołane, RODO, brak kontroli nad aktualizacjami O ile firmy sektora retail i e-commerce działające w skali globalnej mogą wykorzystać potencjał modelu SaaS to wydaje się to mocno dyskusyjne dla firmy produkcyjnej, pracującej w jednej lokalizacji. Przesyłanie dużej ilości danych produkcyjnych wymaga szybkiego i stabilnego łącza internetowego, najlepiej z łączem zapasowy co generuje znaczne koszty a mało daje albo nic. Odrębnym tematem są automatyczne aktualizacje w przypadku ERP jest to raczej wada niż zaleta. Praktycznie nasz każdy klient posiada dostosowaną do jego potrzeb wersję ERP. Proces aktualizacji poprzedzony jest testami na bazie klienta i po ich zaliczeniu dokonywana jest aktualizacja sytemu ERP. Z własnego „podwórka” mamy przykłady, że klienci pracują stabilnie na naszym oprogramowaniu wiele lat bez kontaktu z nami. Możliwe jest to dzięki rozbudowanej konfiguracji i parametryzacji systemu. Reasumują uważamy że najważniejsza jest funkcjonalność systemu ERP i jego customizacja do potrzeb przedsiębiorstwa. Model jego użytkowania SaaS czy On-Premise jest sprawą drugorzędną. W konkretnym przypadku należy przeanalizować zalety i wady obu rozwiązań i świadomie podjąć decyzję kierując się chłodną analizą a nie modą czy zafascynowaniem jakąś technologią.
