• Witaj na bpc-guide.pl
Baza systemów IT

Blog

Roboty i systemy Comarch – czyli informatyzacja HYU Robotics

Redukcja kosztów obsługi informatycznej o 50 procent oraz wzrost liczby obsłużonych klientów o 10 procent – to wymierne efekty wdrożenia i uruchomienia systemu Comarch ERP Optima w firmie HYU Robotics.  Przedsiębiorstwo z Jasionki (województwo podkarpackie) to oficjalny polski dystrybutor robotów koreańskiej marki Hyundai Robotics oraz chińskiej marki premium ESTUN, jak i elementów niemieckiej marki ASS Maschinenbau GMBH.

Firma potrzebowała systemu informatycznego, który byłby wyposażony w moduł do rejestracji danych kontaktowych klientów oraz umożliwiałby realizowanie kampanii marketingowych. Jednocześnie musiał zapewniać dostęp do plików firmowych i bazy danych z dowolnego miejsca oraz na różnych urządzeniach, ponieważ spółka powiązana jest operacyjnie z dwoma innymi organizacjami. Rozwiązaniem, które spełniało wszystkie te oczekiwania HYU Robotics był system Comarch ERP Optima w wersji chmurowej.

W poszukiwaniu zmian

Firma HYU Robotics oferuje specjalistyczny sprzęt, który wymaga profesjonalnego i spersonalizowanego doradztwa. Pracownicy muszą posiadać szczegółową wiedzę o potrzebach obecnych i potencjalnych klientów oraz aktualną bazę danych na temat dotychczasowej współpracy.

– W naszej pracy stawiamy na bezpośrednie relacje z kontrahentami i na podstawie informacji zebranych podczas spotkań czy też rozmów telefonicznych przygotowujemy spersonalizowane oferty. Podobną zasadę stosujemy przy realizacji kampanii marketingowych – muszą być one odpowiedzią na oczekiwania naszych klientów. Niestety system informatyczny, z którego korzystaliśmy do tej pory, nie dawał nam ani możliwości rejestracji kontaktów z kontrahentami ani też budowania kompleksowej bazy danych. Nie miał też opcji do automatyzacji wysyłki e-maili do kontrahentów, tylko każda wiadomość musiała być przygotowywana ręcznie – opisuje Michał Duplaga, współwłaściciel HYU Robotics.

Brak wspólnego repozytorium również został uznany jako utrudnienie dla pracowników przedsiębiorstwa i spółka w ramach projektu informatyzacji procesów biznesowych postanowiła wdrożyć rozwiązanie umożliwiające dzielenie zasobów z poziomu jednej bazy, zachowując przy tym najwyższe standardy bezpieczeństwa. Dostęp do plików firmowych pracownicy HYU Robotics mieli mieć zapewniony z dowolnego miejsca zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i laptopach oraz urządzeniach mobilnych.

Wielozadaniowy system informatyczny

Wdrożenie systemu Comarch ERP Optima w chmurze pozwoliło na uporządkowanie pracy wszystkich obszarów biznesowych, w których właściciele HYU Robotics widzieli taką potrzebę.

– Do wyboru tego rozwiązania przekonali nas pracownicy firmy Softsol Group, którzy po zapoznaniu się z profilem działalności naszej firmy, zaproponowali system od Comarch – mówi Michał Duplaga.

W firmie został uruchomiony moduł Handel Plus, który dał możliwość zbudowania i scentralizowania bazy kontrahentów. Natomiast narzędzie CRM Plus pozwoliło na przygotowanie szablonów ofert i wiadomości e-mail, rejestrację kontaktów z klientami oraz czasu poświęconego na rozmowy i wizyty handlowe. System umożliwia też przeprowadzanie ankiet wśród kontrahentów, wystawia faktury cykliczne oraz wysyła powiadomienia o zaległych płatnościach.

Dodatkowo pracownicy mogą korzystać usługi Comarch IBARD, która umożliwia im dzielenie się plikami a także tworzy automatyczny backup bazy danych. Z kolei wdrożenie systemu Comarch ERP Optima w chmurze zapewniło  dostęp do oprogramowania z dowolnych urządzeń, a przede wszystkim umożliwiło pracę na jednej bazie z poziomu spółek powiązanych.

– Już teraz zauważamy wymierne korzyści uruchomienia systemu Comarch ERP Optima. Przeniesienie infrastruktury informatycznej do centrum danych naszego partnera obniżyło koszty obsługi informatycznej o 50 procent, a przewidywalna w czasie wysokość opłat za usługę pozwala na precyzyjne planowanie budżetu – wylicza Michał Duplaga. Dodatkowo pracownicy zwiększyli swoją wydajność i są w stanie obsłużyć o 10 procent więcej klientów niż wcześniej. Możemy też lepiej odpowiadać na potrzeby naszych kontrahentów, ponieważ system informatyczny pozwala na przeprowadzanie ankiet z badaniem satysfakcji klienta. Ich wyniki są informacją, które obszary naszej działalności należy poprawić a które spełniają oczekiwania klientów – uzupełnia Michał Duplaga.

Automatyzacja zadań związanych z fakturowaniem, kampaniami marketingowymi czy windykacją zaowocowała zauważalną oszczędnością czasu. Pozwala to na zaangażowanie pracowników w inne działania na rzecz rozwoju własnego oraz firmy. Osoby zarządzające dzięki łatwemu dostępowi do niezbędnych informacji mogą w znacznie szybszy sposób podejmować rzetelne decyzje biznesowe.

– Wdrożenie Comarch ERP Optima wyeliminowało większość naszych problemów w zakresie zarządzania operacyjnego, jak i pomogło zwiększyć efektywność realizacji projektów sprzedażowych dla zróżnicowanego grona klientów – podsumowuje Michał Duplaga.

Cały projekt wdrożenia systemu ERP zrealizowała firma Softsol Group – autoryzowany partner Comarch.

Obawy polskich przedsiębiorców przed integracją z KSeF – wyniki ankiety Comarch

Do czasu wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur pozostał rok. Jak pokazała ankieta Comarch przeprowadzona wraz z Francusko-Polską Izbą Gospodarczą, tylko 10% przedsiębiorców zdecydowało się skorzystać już z KSeF-u, reszta odkłada integrację na później. Dlaczego? Jakie obawy mają polscy przedsiębiorcy przed rozpoczęciem korzystania z KSeF?

KSeF to rządowa platforma do wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. W Polsce od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mogą z niej korzystać dobrowolnie, natomiast od 1 stycznia 2024 korzystanie z niej ma stać się obowiązkowe dla wszystkich podatników.

Obawy przedsiębiorców przed integracją z KSeF

Comarch oraz Francusko-Polska Izba Gospodarcza zapytali polskich przedsiębiorców, jakie są ich główne obawy związane z wejściem w życie obowiązku przesyłania faktur w formie elektronicznej przez rządową platformę KSeF. Jak się okazuje, największą obawę stanowią potencjalne problemy techniczne, które mogą pojawić się przy integracji. Różnorodność systemów IT w firmie i potencjalne kłopoty związane z ich integracją z KSeF stanowią aż 48% wszystkich odpowiedzi ankietowanych.

Nieco mniej, bo 43% przedsiębiorców, którzy wzięli udział w ankiecie, obawia się kosztów wdrożenia rozwiązania do e-fakturowania. Z kolei 40% niepokoi się krótkim czasem na wdrożenie i przystosowanie się do nowych przepisów i to tu upatruje źródła problemów.

26% ankietowanych wskazało na inne, niewymienione wcześniej obawy.

Jak polskie firmy szykują się na KSeF?

Ankietowanym przedsiębiorcom zadano również pytanie o to, jakie działania planują podjąć lub już realizują, aby przygotować organizację do obowiązku korzystania z KSeF (można było wybrać więcej niż 1 odpowiedź). Uzyskane wyniki pokazały, że mimo obaw i jednocześnie pewnego zapasu czasowego, jaki pozostał do wejścia w życie KSeF, firmy  już szykują się na nadchodzące zmiany. Tylko 6% odpowiedziało, że nie wie, jakie działania prowadzi jego firma, co może sugerować, że nie interesują się jeszcze tym tematem.

Zdecydowanie najwięcej przedsiębiorców, bo aż 60%, dba o to, aby ich pracownicy już teraz brali udział w szkoleniach i webinarach dotyczących KSeF-u i w ten sposób zdobywali wiedzę.

Ponad połowa pytanych (52%) mierzy się z wymaganiami systemowymi i sprzętowymi: jest w trakcie zakupu systemu informatycznego do obsługi KSeF lub dostosowuje swój obecny system.

45% przekazało z kolei temat KSeF-u do działu księgowo-finansowego, który pracuje nad dostosowaniem firmy do obowiązku korzystania z tej platformy. Na skorzystanie z usług zewnętrznego doradztwa finansowo-podatkowego zdecydowała się niemal 1/4 ankietowanych (24%). Najmniej firm spośród tych, które wzięły udział w ankiecie, zdecydowało się na zatrudnienie nowego pracownika, który przejmie obowiązki związane z integracją z KSeF i oddelegowanie jednej osobie prac związanych z tym zadaniem (2%).

KSeF – kto ma się tym zająć w firmie?

Jak się okazuje, wdrożenie KSeF może leżeć na styku różnych kompetencji, co prowadzi do dodatkowych obaw i odraczania decyzji o integracji z tą platformą. W ankiecie znalazło się pytanie o to, który zespół w firmie jest wiodący w kontekście wdrożenia KSeF.

Rozkład odpowiedzi udowadnia, że nie jest to oczywiste, a ankietowani wskazali, że za integrację z KSeF odpowiada w ich firmie: księgowość (26%), finanse (21%), IT (22%). Natomiast aż 24% pytanych przedsiębiorców zaznaczyło, że wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur zajmuje się w firmie specjalny zespół stworzony z przedstawicieli różnych jednostek. 10% albo nie wie, kto się zajmuje tymi działaniami w firmie, albo przyznało, że osoba lub osoby nienależące do wymienionych wcześniej grup.

Krajowy System eFaktur – zalety wdrożenia

Korzyści z wdrożenia KSeF-u jest wiele. Na poziomie firm to m.in. skrócenia czasu zwrotu podatku z 60 do 40 dni; usprawnienie procesu odbierania i przetwarzania faktur, co przekłada się na szybsze płatności; archiwizacja faktur w systemie aż przez 10 lat – jednym słowem mniej dokumentacji, mniejsze ryzyko błędów, przyspieszenie pracy.

Na poziomie krajowym wprowadzenie KSeF-u ma przede wszystkim służyć uszczelnieniu systemu podatkowemu: zwalczaniu oszustw i nadużyć w VAT. Ma wprowadzać porządek: wszystkie faktury w kraju będą wystawiane wg jednego wzorca oraz przechowywane i archiwizowane w jednym miejscu. Będą też poprawnie wystawione – poprawność faktury zostanie sprawdzona od razu, przy przesyłaniu jej do KSeF-u. Organy państwowe będą miały ponadto stały wgląd w te faktury.

Opóźnianie procesu integracji z KSeF często wynika z błędnych przekonań – przedsiębiorcy postrzegają to jako proces czasochłonny, nieopłacalny, drogi, wymagający dopełnienia wielu formalności – także w zakresie zgód klientów na otrzymywanie faktur elektronicznych.

Rozwiązanie powyższych problemów często jest prostsze, niż się wydaje – warto korzystać z wiedzy zamieszczanej na rządowych stronach lub przekazywanej przez firmy jak Comarch podczas webinarów; nawiązać współpracę z firmami doradczymi, zakupić system informatyczny, który bez problemu zintegruje istniejące w firmie rozwiązania z KSeF-em (taki jak np. Comarch EDI, powstały na wieloletnich doświadczeń, stale rozwijany i ulepszany).

Integracja z KSeF to wiele zalet, z których im szybciej zacznie się korzystać, tym lepiej. Zmiana przepisów i wejście w życie obowiązku korzystania z KSeF już wkrótce, warto być gotowym już wcześniej.

Sprawne zarządzanie zleceniami produkcyjnymi

Zarządzanie zleceniami są to czynności związane z cyklem życia zleceń, od zarejestrowania zlecenia i sprawdzenia dostępności zasobów, po organizowanie pracy na stanowiskach i wydawania materiałów aż do przyjęcia wyrobu gotowego do magazynu, rozliczenia kosztów i zamknięcia zlecenia.

Infor EAM Enterprise jako kompleksowe rozwiązanie klasy CMMS/EAM do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, pozwala na ciągłe monitorowanie stanu infrastruktury i wydajności zasobów, ocenę gromadzonych danych w celu identyfikacji kluczowych trendów i anomalii, prognozowania potencjalnych problemów oraz podejmowania trafnych decyzji, które pozwolą na rozwój prowadzonej działalności.

Dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu w zarządzaniu infrastruktura, Infor EAM pomaga firmom na całym świecie – w tym ponad 60% to listy z listy „Fortune 500”. Infor EAM jako nowoczesne narzędzie wspierające wdrażanie strategii „Przemysł 4.0” zapewnia narzędzia do monitorowania kluczowych parametrów pracy poszczególnych urządzeń i zarządzania procesem codziennego utrzymaniem, w tym komunikowaniem alertów i niepożądanych trendów, które pomagają wyeliminować nieplanowane
przestoje.

Infor EAM to:

  • Światowej klasy system do zarządzania majątkiem trwałym i utrzymaniem ruchu,
  • Lider Magicznego Kwadratu Gartnera 2019 w zakresie oprogramowania klasy CMMS/EAM,
  • Kompleksowa obsługa procesów utrzymania ruchu w modelu SaaS,
  • Standardowe, sprawdzone mechanizmy integracji z systemami ERP,
  • Wbudowane mechanizmy do konfiguracji systemu dostępne również dla administratora,
  • Gotowe szablony konfiguracyjne dostosowane do branżowej specyfiki przedsiębiorstw,

Wdrażając system Infor EAM zyskujesz narzędzie które pozwoli na:

  • Zarządzanie hierarchią infrastruktury. Śledzenie miejsca pracy poszczególnych elementów infrastruktury wraz z ich kosztami eksploatacji za pomocą „wielopoziomowej strukturze drzewiastej”, które może połączyć zarówno części zmienne, podzespoły jako i konkretne urządzenia z procesem technologicznym, pełnionymi funkcjami, ciągiem technologicznym czy też fizyczną lokalizacją.
  • Zarządzanie budżetem. Zautomatyzuj wszystko, co wiąże się z Twoim budżetem przeznaczonym na utrzymanie infrastruktury, od jego zdefiniowania poprzez wymagany proces akceptacji po bieżący nadzór nad jego realizacją wynikających z prowadzonych prac serwisowych.
  • Zarządzanie inspekcją i obchodami. Uzyskuj automatyczne powiadomienie o problemach występujących na infrastrukturze, poprzez prowadzenie wymaganych inspekcji i kontroli, zarządzaj zidentyfikowanymi problemami, kontroluj kluczowe parametry pracy urządzeń, udostępnij informację jak dokonać naprawy stosując się do wypracowanych standardów.
  • Zarządzanie zleceniami pracy. Śledź i zarządzaj wszystkimi zleceniami pracy, kontroluj krytyczność i terminy realizacji poszczególnych prac, koordynuj prace wielobranżowe, zaplanuj wymagane zasoby w postaci własnych specjalistów, zakontraktuj wykonawców zewnętrznych, wezwij wymagany sprzęt, zarezerwuj wymagane część zamienne, przeprowadź niezbędne czynności obejmujące planowanie i harmonogramowanie dostępnych zasobów, rozlicz wszystkie poniesione koszty i nakłady, dokonaj klasyfikacji w celu przeprowadzenia niezbędnych analiz i optymalizacji.
  • Zarządzanie zakupami. Kontroluj pełnym procesem zakupu części zamiennych i usług poprzez zarządzanie katalogiem dostawców, cenników, oferty, zamówień i umów. Zamawiaj odpowiednie części zamienne i kontroluj terminy dostaw, zapewnij odpowiedni proces odbioru dostarczanych towarów, optymalizuj ilość zamawianych materiałów, prowadź ocenę dostawców usług i materiałów, kontroluj udzielane gwarancje.
  • Zarządzanie częściami zamiennymi i materiałami. Monitoruj i kontroluj zapasy magazynowe, oznakuj części zamienne kodami kreskowymi i zautomatyzuj proces wydawania i cyklicznej inwentaryzacji, gromadź precyzyjną wiedzę o miejscu użycia poszczególnych części zmiennych oraz ich żywotności, prowadź analizy pozwalające na identyfikacje części niewykorzystywanych, zabezpiecz minimalne stany poszczególnych części na podstawie harmonogramu prac, historii zużycia, krytyczności infrastruktury i dostępności zakupowej.

proALPHA umożliwia rejestrację czasu w chmurze

Dzięki pakietom do rejestracji czasu przedsiębiorstwa nie muszą obawiać się konsekwencji wyroku Federalnego Sądu Pracy w Niemczech (niem. BAG) nakładającego obowiązek rejestracji czasu pracy

Grupa proALPHA, za pośrednictwem spółki zależnej tisoware, wychodzi na przeciw przyszłym regulacjom związanym z obowiązkiem rejestrowania czasu pracy przez wszystkie przedsiębiorstwa. Dzięki „Next Level Cloud“ i „My Business Cloud“ renomowany dostawca elastycznych i skalowalnych systemów do rejestracji czasu oferuje przedsiębiorstwom o różnych wielkościach rozwiązania, które nie wymagają ani sprzętu komputerowego, ani lokalnej instalacji oprogramowania, ponieważ w każdej chwili mogą zostać wywołane poprzez dowolną przeglądarkę lub aplikację. Odwzorowanie elastycznych modeli czasowych lub rejestracja czasu niezależnie od lokalizacji w kontekście modelu New Work nie stanowi przy tym żadnego problemu.

 „Zgodnie z § 3 ustęp 2 nr 1 prawa ochrony pracy każdy pracodawca jest zobowiązany do wdrożenia systemu, za pomocą którego możliwa jest rejestracja czasu pracy każdego pracownika” – tak postanowił Federalny Sąd Pracy (niem. BAG) w dniu 13. września 2022. Rząd Niemiecki na podstawie tego wyroku będzie musiał uchwalić odpowiednią ustawę. Przedsiębiorstwa powinny jednak już teraz odpowiednio przygotować przyszły proces rejestracji czasu (uwzględniający hybrydowe modele pracy).

Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę, wie Markus Steinberger, dyrektor zarządzający tisoware: „Za pomocą typowych na rynku oprogramowań on premise często nie jest możliwe rejestrowanie czasu pracy zgodnie z nowymi modelami zatrudnienia.” Steinberger odradza również stosowanie zwykłych tabel Excel czy też ręcznych notatek. „Wykorzystanie niezintegrowanych i nieusystematyzowanych rozwiązań nie jest wykluczone, wiąże się jednak z dużymi nakładami pracy np. podczas przeprowadzania ręcznych analiz. Ponadto tego typu rozwiązania niosą ze sobą ogromne ryzyko związane z bezpieczeństwem danych oraz możliwością ich wycieku.”

Przegląd nowego portfolio tisoware

Przedsiębiorstwo tisoware należące do Grupy proALPHA oferuje elastyczne i skalowalne pakiety do rejestracji czasu jako rozwiązanie w chmurze lub SaaS dla aplikacji HR i kontroli bezpieczeństwa stosowanych przez przedsiębiorstwa o różnej wielkości.

„Next Level Cloud“ jest przeznaczony dla przedsiębiorstw o wielkości do 100 pracowników, nie wymaga lokalnego sprzętu komputerowego lub oprogramowania i może zostać uruchomiony w każdej chwili za pomocą dowolnej przeglądarki poprzez pakiet szybkiego startu (tzw. Quick-Start). Pracownicy mogą rejestrować czas pracy bezpośrednio w sieci lub przez aplikację i mają w każdym momencie dostęp do własnych danych w portalu pracownika. Zależnie od wersji dostępne są moduły dodatkowe, np. workflow HR, interfejs danych podstawowych lub elektroniczne zaświadczenie o niezdolności do pracy.

Rozwiązanie MŚP jest dostępne w trzech pakietach usług w chmurze:

  • Next Level Cloud entry umożliwia automatyzację powtarzających się procesów, np. składania wniosków urlopowych;
  • Next Level Cloud extended oferuje dodatkowo interfejs dla kadr i płac;
  • Next Level Cloud advanced stanowi wersję premium zawierającą funkcjonalność planowania zespołu i pulpit nawigacyjny.

Dla średnich i dużych przedsiębiorstw z kompleksowymi wymaganiami indywidualnymi wobec rejestracji czasu i kontroli bezpieczeństwa przeznaczone jest „My Business Cloud“ w dwóch wariantach:

  • W przypadku My Business Cloud SaaS rejestracja czasu jest przeprowadzana poprzez komputer, smartfon, tablet lub profesjonalne terminale przygotowane do połączenia z chmurą. Dostępne są również dodatkowe moduły HR;
  • W wersji opierającej się na usłudze hostingu My Business Cloud Hosting, obok sprzętu komputerowego zapewniającego dostęp do chmury, możliwe jest dodatkowe przyłączenie terminali dormakaba, PCS i datafox standardowo poprzez VPN. Możliwe jest również wykorzystanie dodatkowych modułów z zakresu HR i kontroli bezpieczeństwa.

„Przy wyborze rozwiązania do rejestracji czasu pragmatycznemu podejściu powinno towarzyszyć przede wszystkim zaznajomienie się z wymaganiami Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, które obejmują przyszły obowiązek jednoznacznego rejestrowania danych i zapobiegania ich fałszowania w ramach wykorzystywanego rozwiązania”, podkreśla Steinberger. „Konieczne jest zachowanie standardów bezpieczeństwa, regularne tworzenie wersji zapasowych, przeprowadzenie update’ów, zapewnienie rezerwowego miejsca do zapisu i zabezpieczenie dostaw energii elektrycznej (tzw. UPS). Dzięki nowym pakietom w chmurze tisoware może przejąć realizację tych wymagań dla przedsiębiorstwa.”

Szczegółowe informacje zawierające kosztorys pakietów do rejestracji czasu bazujących na chmurze oferowanych przez tisoware dostępne są tutaj: https://www.tisoware.com/loesungen/cloud-solutions.

1 … 79 80 81 82 83 … 406