Blog

Oprogramowanie „pudełkowe”.

W tym przypadku klient kupuje duże narzędzie, które posiada szereg mechanizmów mających wspierać zespół IT klienta w samodzielnym projektowaniu formularzy i procesów. Narzędzia takie dają szeroką możliwość dostosowania do potrzeb organizacji, ale ze względu na swoją złożoność konieczne będzie pozyskanie w organizacji wysoko specjalistycznej wiedzy. Wdrożenie tego typu rozwiązania wiąże się najczęściej z koniecznością zakupu dużo droższej licencji niż w przypadku oprogramowania specjalistycznego. 

Oprogramowanie „dedykowane”.

Tworzenie nowego systemu, dokładnie pod potrzeby klienta to bardzo kosztowne przedsięwzięcie, daje ono jednak możliwość budowania systemu bez żadnych ograniczeń. Takie podejście ma uzasadnienie w przypadku, gdy nasze wymagania biznesowe nie mogą być zrealizowane przy pomocy dostępnych na rynku rozwiązań. Realizacja tego typu projektu wymaga solidnego i doświadczonego partnera technologicznego. 

Outsourcing wiedzy i technologii.

Korzystając z tego modelu klient w ramach miesięcznego abonamentu ustalonego z dostawcą otrzymuje dostęp do specjalistycznej wiedzy jak i do technologii dostawcy. Wdrażanie obiegu dokumentów w ten sposób pozwala na rozłożenie kosztów w czasie. Klient płaci tylko i wyłącznie za zrealizowaną pracę. W tym modelu może wypożyczać wszystkie zasoby potrzebne do realizacji wdrożenia, od analityków, programistów, testerów i szkoleniowców, na help desku i wsparciu kończąc. W efekcie klient otrzymuje rozwiązanie „szyte na miarę” korzystające z gotowych komponentów oraz przygotowanych specjalnie dla niego mechanizmów. Jest to ciekawa alternatywa dla organizacji, które nie chcą rozwijać własnych działów IT, ale chcą mieć możliwość realizacji swoich specyficznych potrzeb. 

Rozwiązania chmurowe i outsourcing wiedzy i technologii.

W mojej opinii rynek systemów do elektronicznej obsługi dokumentów będzie rozwijał się w kierunku rozwiązań chmurowych i outsourcingu wiedzy i technologii. Ze względu na ograniczone
możliwości dostosowania, rozwiązania chmurowe przeznaczone będą przede wszystkim dla mniejszych firm.

Natomiast outsourcing wiedzy i technologii sprawdzi się w przypadku dojrzałych organizacji, których specyfika działania daje im na rynku przewagę konkurencyjną i które potrzebują odpowiednio dostosowanych, wysoko wyspecjalizowanych narzędzi informatycznych.

Żródło: BPC GUIDE-LISTOPAD/GRUDZIEŃ 2016 str. 14

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu do obiegu dokumentów, ponieważ ogrom dokumentów w pewnym momencie nas przerósł i nie było możliwości, żeby móc je wszystkie wydajnie obrabiać. Mieliśmy problemy przede wszystkim z szybkim identyfikowaniem i akceptacją dokumentów, a także z dostępem do dokumentów przekazanych do archiwum.

Przed wybraniem systemu trzeba było się zastanowić, czego dokładnie oczekujemy od takiego rozwiązania. 

Oglądaliśmy cztery różne oferty, aż w ostatnim momencie na jednej z konferencji Synergy Poland dostaliśmy kontakt do jednego z dostawców, który posiadał prawie idealne dla nas rozwiązanie. Nasze wymagania przedstawione dostawcy rozwiązania, zostały wcześniej skonsultowane i przygotowane przede wszystkim z działem księgowości i kontrolingu. Po zatwierdzeniu koncepcji rozwiązania, zdecydowaliśmy się na wdrożenie. 

Dla nas istotne było to, że narzędzie, które wybraliśmy nie jest przesadnie rozbudowane, jest w pełni konfigurowalne i przejrzyste. 
Dodatkowym wymogiem była współpraca z kontrolerem domeny. System w swojej podstawowej formie praktycznie spełniał już wszystkie nasze oczekiwania, a otwarta architektura dająca możliwość przyszłej rozbudowy, była dodatkowym atutem rozwiązania. 

Z uwagi na to, że dokument musi „przejść” przez całą ścieżkę akceptacji, istotne jest, aby osoby uczestniczące w tym procesie, miały do dyspozycji tylko te opcje zarządzania dokumentem, które wynikają z roli w ścieżce akceptacji.

Ważna była możliwość akceptacji lub przekazania dokumentu z powiadomieniem mailowym, możliwość odrzucenia oraz opcja wprowadzania komentarzy na bieżąco. 

Nie skorzystaliśmy z modułu OCR, służącego do rozpoznawania tekstu w czasie rzeczywistym. 

Oglądaliśmy podobne rozwiązania na rynku i stwierdziliśmy, że przy naszej ilości dokumentów, proces OCRowania dokumentu zajmuje tyle samo czasu co ręczne wprowadzenie danych z faktury do systemu. Niewykluczone, że w przyszłości skorzystamy z OCR oraz oznaczania dokumentów kodem kreskowym. 

Stworzyliśmy swego rodzaju macierz, gdzie definiowaliśmy wszystkie obiegi które aktualnie funkcjonowały w firmie. 

Dane te zostały zweryfikowane i zoptymalizowane, a następnie przeniesione i zamodelowane w systemie. Następnie uruchomiliśmy system testowy, do którego zaczęliśmy wprowadzać dokumenty. 

Cały proces implementacji systemu w firmie trwał około trzech miesięcy.

Rozpoczęliśmy od wdrożenia modułu do dokumentów przychodzących, dopiero później wdrożyliśmy moduł, który jest odpowiedzialny za kierowanie wszelkiego rodzaju umowami. W planach mamy przeniesienie do systemu kolejnych typów dokumentów.

Adaptacja z systemem nie stanowiła większego problemu. 

Wcześniej nie posiadaliśmy żadnego systemu informatycznego zarządzającego dokumentami. Po okresie testowym rozwiązania, odbyliśmy szkolenia, jednak obecne rozwiązanie jest na tyle przejrzyste i czytelne, że adaptacja pracowników z systemem nie stanowiła większego problemu. Posiadamy również wsparcie techniczne dostawcy systemu.

U nas nie było takiej sytuacji i pracownicy niemal natychmiastowo rozpoczęli pracę przy użyciu nowego narzędzia. 

Przed wprowadzeniem systemu, obieg dokumentów odbywał się ręcznie. Każdy dokument musiał być dostarczony do odpowiedniej komórki, opisany i zatwierdzony, a następnie przekazany do następnego działu. Do tego celu było wykorzystywane pomieszczenie gdzie odkładano dokumenty dla każdego adresata.

Wdrożenie pozwoliło wyeliminować problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów oraz wprowadziło nową jakość w tym zakresie.

Źródło: BPC GUIDE – MAJ/CZERWIEC 2017
 

Przed wyborem aktualnego rozwiązania zbudowaliśmy listę naszych potrzeb. Próbowaliśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, co musi mieć nowy system, żeby spełnił nasze wymagania i uzupełnił luki, których brakowało w poprzednim rozwiązaniu.

Łatwość wyszukiwania dokumentów.

Moduł OCR.

Zależało nam bardzo na module OCR, ponieważ z naszych analiz wynikało, że większość dokumentów wprowadzanych do systemu było skanami. U dostawcy naszego systemu moduł ten nie był wcześniej dostępny, ale z uwagi na to, że obu stronom zależało na tym, aby system został wdrożony, ta funkcjonalność została dodana wraz z wersją zainstalowaną w naszej firmie. Przy wdrożeniu przekonywano nas jednak, że w wypadku, gdy przy opisie dokumentów zastosujemy odpowiednie metadane i zostanie on prawidłowo skonfigurowany i opisany, system OCR stanie się dla nas zbędny. Po trzech latach użytkowania okazało się, że rzeczywiście można się bez niego obejść – wystarczy tylko odpowiednio skonfigurować dokumenty i wypełnić w nich odpowiednie sekcje. Wciąż korzystamy z tego modułu, ale parcie i nacisk na jego użytkowanie jest zdecydowanie mniejszy, przez co używamy go sporadycznie. 

Klient instalowany na stanowiskach.

Ostatnio modnym rozwiązaniem wśród aplikacji jest możliwość użytkowania ich bezpośrednio przez przeglądarkę internetową. U nas ze względu na specyfikę firmy, chcieliśmy, aby system był konkretnym klientem instalowanym na stanowiskach. Takie rozwiązanie w stu procentach nam się sprawdziło, mimo, że mamy troszkę problemów przy aktualizacjach. Niemniej jednak wydaje mi się, że system działa dużo szybciej niż rozwiązanie zaimplementowane w przeglądarce internetowej. 

Możliwość nadawania uprawnień.

Bardzo ważnym aspektem przy wyborze systemu była możliwość nadawania uprawnień jego użytkownikom. Na kilkanaście sposobów możemy ustalać uprawnienia i przypisywać je do grup,
działów, czy pojedynczych osób.

Cena i czas wdrożenia.

Na początku, po konsultacji z dostawcą oprogramowania, musieliśmy ustalić czas wdrożenia. Nie ukrywam, że istotnym elementem przy wdrożeniu była również cena, więc na początku zaimplementowaliśmy tylko trzy procesy: obsługę faktur, pism przychodzących i wychodzących oraz dodatkowy moduł, na który zdecydowaliśmy się już w trakcie wdrożenia. Chcieliśmy na początek otrzymać bazę, która będzie podatna na rozbudowę przez dodawanie kolejnych funkcjonalności.

Na dzień dzisiejszy posiadamy 54 rodzaje dokumentów, a przy wdrożeniu mieliśmy zaledwie 4. W związku z tym, że zależało nam na czasie wdrożenia, nie chcieliśmy decydować się na wiele funkcjonalności już na samym początku. Pozwoliło nam to też kolejne procesy i dokumenty zaprojektować bardziej zaawansowanie. Raporty dostarczane są w postaci przejrzystego wykresu. 

Miesiąc na testy systemu to zdecydowanie za długo… 

Przy okazji wdrożenia uruchomiliśmy bazę testową, gdzie pracownicy przez miesiąc użytkowali stary system równolegle z nowym, przez co celowo byli zmuszeni powielać dokumenty. Po dwóch, trzech tygodniach użytkownicy byli już całkowicie chętni do przejścia na nowe rozwiązanie.

Przy okazji okresu testowania zostały zgłoszone uwagi, które uwzględniliśmy, jednak implementacja systemu była na tyle sprawna i przejrzysta, że uważam, iż miesiąc na testy systemu to zdecydowanie za długo. Oczywiście w przypadku nowych rozwiązań nigdy nie można być nastawionym na całkowity entuzjazm pracowników, jednak w zdecydowanej większości byli usatysfakcjonowani tą zmianą.
 

Źródło: BPC GUIDE-MAJ/CZERWIEC 2017 str. 8

Wdrożenie systemu ECM jest poważnym wyzwaniem organizacyjnym dla całego przedsiębiorstwa.

Przyjmuje się, że przedsiębiorstwo jest gotowe do wdrożenia systemu ECM, gdy ma zdefiniowaną strukturę organizacyjną z jasno określonymi kompetencjami na poszczególnych stanowiskach. Procesy decyzyjne w tej organizacji odbywają się według ściśle ustalonych reguł.

Wówczas możliwa jest automatyzacja takich procesów za pomocą rozwiązania ECM. Niezwykle istotne dla skutecznego wdrożenia systemu ECM jest pełne zaangażowanie decydentów i ich wsparcie dla procesu wdrożenia na wszystkich etapach.

Kierownik projektu wdrożeniowego powinnien podlegać bezpośrednio pod ścisłe kierownictwo organizacji. Istotna jest także akcja informacyjna wśród pracowników wszystkich szczebli, które mają być objęte wdrożeniem rozwiązania.

Proces wdrożenia obejmuje okres przygotowań związany z kompletowaniem niezbędnego sprzętu i oprogramowania z jego instalacją, konfiguracją, szkoleniem wytypowanego personelu z zakresu obsługi systemu, a także szkoleniem osób mających zajmować się administrowaniem i bieżącym utrzymaniem systemu. 

Zwyczajowo dostawca oprogramowania wspiera użytkowników przy definiowaniu pierwszych szablonów, w oparciu o wiedzę dostarczoną przez analityków (wewnętrznych, bądź zewnętrznych). Instalacja obejmuje środowisko produkcyjne oraz testowe, na którym odbywają się pierwsze próby oraz testy, sprawdzana jest wydajność oraz ograniczenia wynikające z konfiguracji całej infrastruktury IT w organizacji.

Pozwala to na zidentyfikowanie potencjalnych problemów i usunięcie ich źródeł; najczęściej są one związane z konfiguracją uprawnień oraz architekturą i przepustowością infrastruktury.

Integracja systemów ECM z innymi rozwiązaniami klasy ERP? 

Z reguły część danych wypełniających formularze uruchomionych procesów decyzyjnych ma swoje źródło w systemach zewnętrznych w stosunku do modułu Workflow. Najczęściej są to systemy klasy ERP bądź CRM, pochodzące od innych dostawców.

W rozwiązaniu FORMVERSE do integracji służy dedykowany moduł, który potrafi wymieniać dane z takimi systemami, reagując na różne zdarzenia, np. pojawienie się w konkretnej lokalizacji pliku z danymi, bądź nowych wpisów w bazie (bazach) danych. Możliwe jest także uruchamianie Workflow za pomocą zdarzeń zewnętrznych.

Źródło: BPC GUIDE-MAJ/CZERWIEC 2017 str.1