Budżet produkcji ma na celu zapewnienie zasobów produkcyjnych i jest planowany na dany okres w ujęciu ilościowym i wartościowym. Budżet ten w swoim założeniu i formie jest prosty, ale w rzeczywistości jest wypadkową kilku elementów. Zależy od planu sprzedaży, który obarczony jest pewnym ryzykiem oraz od zapasów początkowych i końcowych.
Budżet produkcji jest podstawą do zaplanowania wielkości zużycia materiałów bezpośrednich, roboczogodzin i kosztów płac, a później także kosztów wydziałowych. Ponieważ jest to najtrudniejszy etap budowy budżetu całej firmy, wymaga on dużego zaangażowania od planujących oraz ich wiedzy i doświadczenia. Na proces produkcyjny, którego zasoby się budżetuje składają się chociażby moc produkcyjna maszyn, zasobów ludzkich, stany magazynowe, czasy produkcji operacyjne czy przezbrojeń.
W przypadku gdy firma posiada system do zarządzania gospodarką materiałową, uwzględniający ruchy magazynowe, od materiału poprzez półfabrykat do produktu końcowego, wówczas kalkulacja kosztów produkcji jest ułatwiona. W sytuacji gdy takiego systemu brak, a kalkulacje kosztów opierają się na „excelach” oraz na inwentaryzacjach materiałów i surowców, budżetowanie może być obarczone błędami, zwłaszcza gdy czas przygotowania budżetów jest ograniczony, jak to przy budżetowaniu zwykle bywa.
Dlatego przy tak skomplikowanym i trudnym procesie przygotowywania danych ważne jest zaangażowanie osób planujących budżet produkcji.
Wydawać by się mogło, że mając określone cele i parametry brzegowe oraz postawione zasady planowania i przygotowywania budżetu, opracowanie odpowiednich danych jest proste. Natomiast jest jeszcze jeden kluczowy element w procesie przygotowania budżetu, tzw. „czynnik ludzki”.
Można automatyzować procesy i usprawniać metody wyliczeń i mechanizmów kalkulacji ale nic nie zastąpi wiedzy i doświadczenia osób planujących.
W przygotowanie budżetu produkcji angażuje się wiele komórek i osób, ponieważ też wiele danych i zależności jest w takim procesie wykorzystywanych. Oczekiwane efekty można osiągnąć poprzez sprawną współpracę.
Jako controller wiele razy zastanawiałam się co ludzi motywuje, a co zniechęca do budżetowania. Gdy przychodzi czas budżetowania, wszyscy wiedzą co mają robić, ponieważ proces budżetowania jest wpisany w roczny harmonogram zadań i funkcjonowania organizacji. A jednak mimo wszystko zawsze menedżerowie „niefinansowi” zadawali pytania „czy naprawdę muszę?”. I tutaj rolą controllera finansowego jest edukacja, wskazanie na związek budżetu z posiadanymi zasobami niezbędnymi do zrealizowania zaplanowanego planu sprzedaży.
To co może negatywnie wpłynąć na postrzeganie procesu budżetowania przez komórki produkcyjne to niewłaściwe mechanizmy i zasady tworzenia budżetu, a co za tym idzie podział odpowiedzialności i uprawnień. Także niesprawny obieg informacji wynikający np. z racji rozproszenia jednostek czy złej współpracy wpływa negatywnie na proces. Równie niekorzystna jest nieznajomość celu – po co robimy budżety i jaki to ma wpływ na cały biznes, zmniejsza motywację pracowników.
Jasno sformułowany cel i potrzeba budżetowania buduje efektywną i klarowną współpracę. Jako pozytywne aspekty budżetowania są wymieniane najczęściej:
- Urealnia plany
- Pozwala ustalić cele do zrealizowania i na bieżąco sprawdzać ich realizację
- Ułatwia koordynację i przepływ informacji różnych jednostek w organizacji
- Pozwala wykryć potencjalne problemy, niekorzystne zjawiska na etapie planowania
- Kreuje świadomość kosztów i wyników
Warto pomyśleć o świadomości celu przed rozpoczynającymi się intensywnymi pracami budżetowymi. Czy osoby biorące udział w procesie budżetowania mają świadomość, po co jest budżet i jaki wpływ mają dane, które przekażą dalej?
Aby budżetowanie i jego realizacja mogło przebiegać sprawnie i w pełnej świadomości celu, należy optymalizować proces gromadzenia i przetwarzania danych budżetowych, a punkt ciężkości przesunąć na miejsca problematyczne i potraktować budżetowanie jako system wczesnego ostrzegania.
Proces budżetowania w organizacji usprawnia system controllingowy EURECA, który pomagam wdrażać naszym klientom. Eureca to autorskie rozwiązanie polskiej firmy Controlling Systems. To kompleksowe narzędzie informatyczne, które wspomaga także takie zadania jak: ustalanie celów, prognozowanie, planowanie, kalkulacje, analizy i raportowanie.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia systemu controllingowego w firmie produkcyjnej:
- dla dyrektora finansowego to możliwość planowania i śledzenia marży, możliwość rozliczania kosztów – planowanych i rzeczywistych – praktycznie online,
- dla dyrektora sprzedaży to dostęp do analiz sprzedażowych związanych z podziałem na regiony, z podziałem na kierunki sprzedaży, a dodatkowo budżetowanie sprzedaży, czyli założenia zarządu dotyczące planu sprzedaży na dany rok.
- dla dyrektora zakładu produkcyjnego to możliwość kontrolowania receptury produkcji – czy jest właściwa, czy jest zgodna z założeniami – co bezpośrednio przekłada się na wyniki finansowe. Możliwość wyszukiwania „wąskich gardeł” na produkcji dzięki integracji danych z systemu MES. Na podstawie takich danych można tworzyć analizy związane z pracą maszyn, wyliczać współczynniki jakości, wydajności itp
- dla zarządu to możliwość wdrożenia i monitorowania wskaźników wydajności KPI.
Dla czytelników www.bpc-guide.pl udostępniliśmy nagrania szkoleń pt.
„Controlling w firmach produkcyjnych – trzy kluczowe wyzwania biznesowe:”
Po pierwsze – rentowność czyli wiarygodna informacja o zjadaczach zysku. Jeżeli zarząd Twojej firmy chciałby uzyskiwać wiarygodną informację nt. rentowności klientów czy produktów, aby lepiej przygotowywać się do negocjacji z kontrahentami i rezerwować zasoby na właściwe działania to ten webinar powinien Cię zainteresować.
Po drugie – przewidywalność biznesu – jak połączyć budżet z prognozą i proaktywnie zarządzać wynikiem bieżącego miesiąca. Pokażemy konkretne wskazówki jak sprawić, aby budżet był bardziej elastyczny i wspierał podejmowanie decyzji
Po trzecie – jedna wersja prawdy dla wszystkich menedżerów – spójna, zrozumiała i czytelna. Jeżeli podczas spotkań menedżerowie prezentują raporty z różnymi lub błędnymi danymi to znaczy, że warto zastanowić się nad specjalną bazą danych do raportowania w firmie czyli hurtownią danych, aby dane były nie tylko odpowiednio prezentowane ale i wiarygodne.
Anna Madera-Roszak, konsultant w Controlling Systems Sp. z o.o.
Praktyk z kilkunastoletnim stażem w obszarze: controllingu produkcyjnego, finansów i rachunkowości, raportowania w spółkach z kapitałem międzynarodowym.
Obecnie jako konsultant w Controlling Systems w zakresie wdrażania controllingu oraz narzędzi wspomagających pracę controllerów uczestniczyła w wielu projektach, prowadzonych przez Firmę
Materiały znajdują się na: http://www.eureca.com.pl/wydarzenia/webinarium/
kalendarz, graficzne planowanie zasobów, tablice ogłoszeń. Standard ERP oferuje też serię wbudowanych modułów dedykowanych, zaprojektowanych specjalnie na potrzeby określonych branż. Ścisłe powiązanie wszystkich elementów systemu daje unikalne możliwości interakcji pomiędzy poszczególnymi jego częściami.