Niewątpliwie projekty IT należą do grupy najtrudniejszych do oceny. Przedsiębiorcy liczą na to, iż każdy dostawca sumiennie i rzeczowo odpowie na przesłane zapytanie, co pozwoli sprawnie porównać oferty i wybrać najlepsze rozwiązanie i firmę wdrożeniową. Niestety, rzeczywistość odbiega od ideału. Niejednokrotnie przesłane odpowiedzi (na to samo zapytanie ofertowe) różnią się od siebie nawet o kilkaset procent. Na tak duże różnice wpływ ma kilka elementów, m.in.:
Nie należy zapominać również o tym, że dostawca rozwiązania systemu klasy ERP, który otrzyma zapytanie ofertowe oceni wiarygodność przedsiębiorstwa najprawdopodobniej będzie analizować nie tylko obroty przedsiębiorstwa (czy stać je na kupno tej klasy systemu), lecz także oceni swoje szanse na realizację projektu.
Licencjonowanie
Jedną ze składowych, które mają wpływ na koszty zaawansowanego systemu informatycznego jest kwota zakupu licencji. Ma ona wpływ także na koszty ponoszone już po samym wdrożeniu – od kwoty za licencje liczone są roczne koszty opieki serwisowej.
Obecnie mamy do dyspozycji kilka różnych sposobów licencjonowania rozwiązań:
Stanowiskowa, w której licencje udzielane są na stanowiskach (komputerach), na których wykorzystywany jest system. Każda licencja przydzielana jest więc do komputera, a pracownik może wykorzystywać dowolne stanowisko komputerowe w danym obszarze organizacji;
W oparciu o liczbę jednoczesnych użytkowników,
w której to przedsiębiorstwo wykorzystuje tylko tyle licencji, ilu użytkowników w tym samym czasie pracuje na systemie – ile jest jednoczesnych połączeń do bazy danych. Liczba wszystkich użytkowników może być dużo większa, a sam model (jak i poprzedni) może mieć zastosowanie np. w przypadku kilkuzmianowej pracy zakładu;
Modułowy
część dostawców systemów klasy ERP dzieli swoje rozwiązania na moduły (obszary funkcjonalne) i wyróżnia m.in. finanse, księgowość, gospodarkę magazynową, zarządzanie produkcją. Każdy moduł ma ustaloną kwotę zakupu licencji. Należy oszacować ilu użytkowników będzie wykorzystywać dany moduł, a następnie liczbę tę przemnożyć przez kwotę jednostkową licencji na moduł. Czynność tę należy wykonać dla wszystkich kupowanych modułów, a następnie wynik zsumować. W tym przypadku mamy więc do czynienia z płatnością tylko za te moduły, które zostały zakupione i są wykorzystywane przez przedsiębiorstwo;
Użytkownicy nazwani
sposób licencjonowania, który polega na przydzieleniu każdemu użytkownikowi systemu jego unikalnego identyfikatora. Każdy pracownik ma więc przydzielony swój login i hasło. Inaczej mówiąc, każdy użytkownik systemu musi mieć „dla siebie” zakupioną licencję. Definiuje się przy tym uprawnienia i możliwości dostępu użytkownika do wybranych funkcjonalności / obszarów np. finanse, magazyn, produkcja;
Usługowy, chmurowy (SaaS)
w tym modelu przedsiębiorca nie płaci jednorazowej kwoty zakupu licencji, a ponosi miesięczną opłatę abonamentową. System ERP funkcjonuje na infrastrukturze dostawcy (poza przedsiębiorstwem). Model ten z każdym rokiem zyskuje na popularności. Część przedsiębiorstw stosuje także model hybrydowy, który łączy wykorzystywanie systemu w oparciu o własne zasoby oraz o model chmurowy. Są to głównie przedsiębiorstwa, które wykorzystują wiele dodatkowych (często własnych) rozwiązań i całkowite przeniesienie systemu ERP do modelu chmurowego byłoby trudne (lub niemożliwe).
Zdarza się, że wycena tego samego systemu IT u kilku różnych dostawców może się różnić nawet o kilkaset tysięcy złotych. Może to wynikać z faktu, iż dostawcy stosują różne sposoby licencjonowania, a także inaczej nazywają licencje. Zaleca się, by w arkuszu wymagań funkcjonalnych, który opracowywany jest dla dostawcy, wskazać dokładny zakres obowiązków pracownika z przypisaniem go do działu organizacyjnego w przedsiębiorstwie.
Usługi serwisowe
Koszty opłaty serwisowej uzależnione są od wartości zakupu licencji. Ceny te wahają się od około 12 do 30% (zwykle jest to około 20%) i stanowią określony procent od wartości danej licencji. Cena ta jest bezpośrednio związana z ilością licencji, które zakupi przedsiębiorstwo. Koszty opłat serwisowych obejmują m.in. aktualizacje systemu oraz ilość/rodzaj prac programistycznych wykonanych na życzenie przedsiębiorcy (koszty dojazdu i czas przeznaczony na realizację).
Różnorodność dostępnych na rynku usług serwisowych, które można znaleźć w ofertach dostawców, może spowodować trudność w ich porównaniu. Przedsiębiorcy nieprawidłowo interpretują wybrane pozycji, np. nie dostrzegają różnicy pomiędzy czasem reakcji na awarię, a czasem usunięcia awarii lub też traktują podobnie usterkę, awarię i błąd krytyczny.
W nadesłanych ofertach można zauważyć także różnice w czasie potrzebnym na realizację usługi, co przekłada się na wycenę tych pozycji. Przykładowo, część dostawców przedstawia cenę za świadczenie usług w ciągu roku. Inni operują stawkami godzinowymi, a jeszcze inni przedstawiają wyceny konkretnych rodzajów usług. Niektórzy dostawcy uzależniają także cenę usług serwisowych od ilości i rodzaju posiadanych licencji.
Dostosowanie systemu do aktualnej infrastruktury
W zapytaniu ofertowym należy szczegółowo opisać posiadaną infrastrukturę (systemy oraz sprzęt). Dostawca powinien wskazać, czy oferowane przez niego rozwiązanie może zintegrować się z innymi systemami, działającym w przedsiębiorstwie oraz jakie będą koszty tej integracji. Niejednokrotnie zakup nowego systemu związany jest z zakupem nowej bazy danych lub sprzętu, m.in. serwerów, komputerów, aparatury pomiarowej, maszyn i urządzeń z poszczególnych działów czy też zabezpieczeń dotyczących danych. Nie można o tych aspektach zapomnieć w trakcie przygotowywania zapytania ofertowego, gdyż mogą wiązać się z kosztami rzędu dziesiątek tysięcy złotych.
Warto poznać wskaźnik TCO (Total Cost of Ownership) ERP.
Określa on całkowitą sumę nakładów finansowych związanych z pozyskaniem, wdrożeniem, korzystaniem i utrzymywaniem systemu w danym okresie czasu. Wskaźnik ten często zestawiany jest ze wskaźnikiem ROI, co pozwala określić korzyści w stosunku do kosztów.
Cena realizacji projektu obejmuje zatem zakup: licencji, usług wdrożeniowych, szkoleniowych, baz danych. Może obejmować modyfkacje oprogramowania oraz integrację z innymi rozwiązaniami specjalistycznymi /uzupełniającymi ERP. Ważną składową oferty są usługi maintenance tj. wsparcia technicznego dla systemu i sprzętu (administracja systemu, serwis powdrożeniowy, utrzymanie systemu, aktualizacja oprogramowania, help-desk). Wdrożenie rozwiązania może wiązać się również z zakupem sprzętu. W ramach jednej sieci dilerskiej dostawcy mogą różnie wyceniać projekt.
Ceny otrzymane w odpowiedzi na to samo zapytanie ofertowe mogą różnić się od siebie nawet o 300 %. Różnice mogą wynikać z:
- Posiadanych kompetencji dostawców np. zatrudnianie etatowych inżynierów z wysokimi kwalifikacjami wdrożeniowymi i bogatym doświadczeniem;
- Realizowanej przez dostawców strategii biznesowej;
- Wsparcia producenta np. udzielania większych rabatów na zakup licencji dostawcom z wyższym statusem partnerskim;
Ten sam dostawca zmienia cenę w zależności od różnych czynników. Oferta wstępna może różnić się od końcowej nawet o 200 %.
Przykładowe powody:
- Niedoprecyzowanie funkcjonalności;
- Niedostatecznie doprecyzowane wymagania co do infrastruktury;
- Brak istotnych elementów składowych oferty.
Przedsiębiorca powinien mieć cały czas na uwadze, że dostawcy w pierwszych ofertach cenowych pomijają istotne elementy, które mogą podnieść cenę projektu i doprowadzić do odrzucenia systemu. Praktyka pokazuje, że niejednokrotnie do dalszego etapu wyboru rozwiązania przechodzą dostawcy nierzetelni.
