Blog

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu do obiegu dokumentów, ponieważ ogrom dokumentów w pewnym momencie nas przerósł i nie było możliwości, żeby móc je wszystkie wydajnie obrabiać. Mieliśmy problemy przede wszystkim z szybkim identyfikowaniem i akceptacją dokumentów, a także z dostępem do dokumentów przekazanych do archiwum.

Przed wybraniem systemu trzeba było się zastanowić, czego dokładnie oczekujemy od takiego rozwiązania. 

Oglądaliśmy cztery różne oferty, aż w ostatnim momencie na jednej z konferencji Synergy Poland dostaliśmy kontakt do jednego z dostawców, który posiadał prawie idealne dla nas rozwiązanie. Nasze wymagania przedstawione dostawcy rozwiązania, zostały wcześniej skonsultowane i przygotowane przede wszystkim z działem księgowości i kontrolingu. Po zatwierdzeniu koncepcji rozwiązania, zdecydowaliśmy się na wdrożenie. 

Dla nas istotne było to, że narzędzie, które wybraliśmy nie jest przesadnie rozbudowane, jest w pełni konfigurowalne i przejrzyste. 
Dodatkowym wymogiem była współpraca z kontrolerem domeny. System w swojej podstawowej formie praktycznie spełniał już wszystkie nasze oczekiwania, a otwarta architektura dająca możliwość przyszłej rozbudowy, była dodatkowym atutem rozwiązania. 

Z uwagi na to, że dokument musi „przejść” przez całą ścieżkę akceptacji, istotne jest, aby osoby uczestniczące w tym procesie, miały do dyspozycji tylko te opcje zarządzania dokumentem, które wynikają z roli w ścieżce akceptacji.

Ważna była możliwość akceptacji lub przekazania dokumentu z powiadomieniem mailowym, możliwość odrzucenia oraz opcja wprowadzania komentarzy na bieżąco. 

Nie skorzystaliśmy z modułu OCR, służącego do rozpoznawania tekstu w czasie rzeczywistym. 

Oglądaliśmy podobne rozwiązania na rynku i stwierdziliśmy, że przy naszej ilości dokumentów, proces OCRowania dokumentu zajmuje tyle samo czasu co ręczne wprowadzenie danych z faktury do systemu. Niewykluczone, że w przyszłości skorzystamy z OCR oraz oznaczania dokumentów kodem kreskowym. 

Stworzyliśmy swego rodzaju macierz, gdzie definiowaliśmy wszystkie obiegi które aktualnie funkcjonowały w firmie. 

Dane te zostały zweryfikowane i zoptymalizowane, a następnie przeniesione i zamodelowane w systemie. Następnie uruchomiliśmy system testowy, do którego zaczęliśmy wprowadzać dokumenty. 

Cały proces implementacji systemu w firmie trwał około trzech miesięcy.

Rozpoczęliśmy od wdrożenia modułu do dokumentów przychodzących, dopiero później wdrożyliśmy moduł, który jest odpowiedzialny za kierowanie wszelkiego rodzaju umowami. W planach mamy przeniesienie do systemu kolejnych typów dokumentów.

Adaptacja z systemem nie stanowiła większego problemu. 

Wcześniej nie posiadaliśmy żadnego systemu informatycznego zarządzającego dokumentami. Po okresie testowym rozwiązania, odbyliśmy szkolenia, jednak obecne rozwiązanie jest na tyle przejrzyste i czytelne, że adaptacja pracowników z systemem nie stanowiła większego problemu. Posiadamy również wsparcie techniczne dostawcy systemu.

U nas nie było takiej sytuacji i pracownicy niemal natychmiastowo rozpoczęli pracę przy użyciu nowego narzędzia. 

Przed wprowadzeniem systemu, obieg dokumentów odbywał się ręcznie. Każdy dokument musiał być dostarczony do odpowiedniej komórki, opisany i zatwierdzony, a następnie przekazany do następnego działu. Do tego celu było wykorzystywane pomieszczenie gdzie odkładano dokumenty dla każdego adresata.

Wdrożenie pozwoliło wyeliminować problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów oraz wprowadziło nową jakość w tym zakresie.

Źródło: BPC GUIDE – MAJ/CZERWIEC 2017
 

Przed wyborem aktualnego rozwiązania zbudowaliśmy listę naszych potrzeb. Próbowaliśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, co musi mieć nowy system, żeby spełnił nasze wymagania i uzupełnił luki, których brakowało w poprzednim rozwiązaniu.

Łatwość wyszukiwania dokumentów.

Moduł OCR.

Zależało nam bardzo na module OCR, ponieważ z naszych analiz wynikało, że większość dokumentów wprowadzanych do systemu było skanami. U dostawcy naszego systemu moduł ten nie był wcześniej dostępny, ale z uwagi na to, że obu stronom zależało na tym, aby system został wdrożony, ta funkcjonalność została dodana wraz z wersją zainstalowaną w naszej firmie. Przy wdrożeniu przekonywano nas jednak, że w wypadku, gdy przy opisie dokumentów zastosujemy odpowiednie metadane i zostanie on prawidłowo skonfigurowany i opisany, system OCR stanie się dla nas zbędny. Po trzech latach użytkowania okazało się, że rzeczywiście można się bez niego obejść – wystarczy tylko odpowiednio skonfigurować dokumenty i wypełnić w nich odpowiednie sekcje. Wciąż korzystamy z tego modułu, ale parcie i nacisk na jego użytkowanie jest zdecydowanie mniejszy, przez co używamy go sporadycznie. 

Klient instalowany na stanowiskach.

Ostatnio modnym rozwiązaniem wśród aplikacji jest możliwość użytkowania ich bezpośrednio przez przeglądarkę internetową. U nas ze względu na specyfikę firmy, chcieliśmy, aby system był konkretnym klientem instalowanym na stanowiskach. Takie rozwiązanie w stu procentach nam się sprawdziło, mimo, że mamy troszkę problemów przy aktualizacjach. Niemniej jednak wydaje mi się, że system działa dużo szybciej niż rozwiązanie zaimplementowane w przeglądarce internetowej. 

Możliwość nadawania uprawnień.

Bardzo ważnym aspektem przy wyborze systemu była możliwość nadawania uprawnień jego użytkownikom. Na kilkanaście sposobów możemy ustalać uprawnienia i przypisywać je do grup,
działów, czy pojedynczych osób.

Cena i czas wdrożenia.

Na początku, po konsultacji z dostawcą oprogramowania, musieliśmy ustalić czas wdrożenia. Nie ukrywam, że istotnym elementem przy wdrożeniu była również cena, więc na początku zaimplementowaliśmy tylko trzy procesy: obsługę faktur, pism przychodzących i wychodzących oraz dodatkowy moduł, na który zdecydowaliśmy się już w trakcie wdrożenia. Chcieliśmy na początek otrzymać bazę, która będzie podatna na rozbudowę przez dodawanie kolejnych funkcjonalności.

Na dzień dzisiejszy posiadamy 54 rodzaje dokumentów, a przy wdrożeniu mieliśmy zaledwie 4. W związku z tym, że zależało nam na czasie wdrożenia, nie chcieliśmy decydować się na wiele funkcjonalności już na samym początku. Pozwoliło nam to też kolejne procesy i dokumenty zaprojektować bardziej zaawansowanie. Raporty dostarczane są w postaci przejrzystego wykresu. 

Miesiąc na testy systemu to zdecydowanie za długo… 

Przy okazji wdrożenia uruchomiliśmy bazę testową, gdzie pracownicy przez miesiąc użytkowali stary system równolegle z nowym, przez co celowo byli zmuszeni powielać dokumenty. Po dwóch, trzech tygodniach użytkownicy byli już całkowicie chętni do przejścia na nowe rozwiązanie.

Przy okazji okresu testowania zostały zgłoszone uwagi, które uwzględniliśmy, jednak implementacja systemu była na tyle sprawna i przejrzysta, że uważam, iż miesiąc na testy systemu to zdecydowanie za długo. Oczywiście w przypadku nowych rozwiązań nigdy nie można być nastawionym na całkowity entuzjazm pracowników, jednak w zdecydowanej większości byli usatysfakcjonowani tą zmianą.
 

Źródło: BPC GUIDE-MAJ/CZERWIEC 2017 str. 8

Wdrożenie systemu ECM jest poważnym wyzwaniem organizacyjnym dla całego przedsiębiorstwa.

Przyjmuje się, że przedsiębiorstwo jest gotowe do wdrożenia systemu ECM, gdy ma zdefiniowaną strukturę organizacyjną z jasno określonymi kompetencjami na poszczególnych stanowiskach. Procesy decyzyjne w tej organizacji odbywają się według ściśle ustalonych reguł.

Wówczas możliwa jest automatyzacja takich procesów za pomocą rozwiązania ECM. Niezwykle istotne dla skutecznego wdrożenia systemu ECM jest pełne zaangażowanie decydentów i ich wsparcie dla procesu wdrożenia na wszystkich etapach.

Kierownik projektu wdrożeniowego powinnien podlegać bezpośrednio pod ścisłe kierownictwo organizacji. Istotna jest także akcja informacyjna wśród pracowników wszystkich szczebli, które mają być objęte wdrożeniem rozwiązania.

Proces wdrożenia obejmuje okres przygotowań związany z kompletowaniem niezbędnego sprzętu i oprogramowania z jego instalacją, konfiguracją, szkoleniem wytypowanego personelu z zakresu obsługi systemu, a także szkoleniem osób mających zajmować się administrowaniem i bieżącym utrzymaniem systemu. 

Zwyczajowo dostawca oprogramowania wspiera użytkowników przy definiowaniu pierwszych szablonów, w oparciu o wiedzę dostarczoną przez analityków (wewnętrznych, bądź zewnętrznych). Instalacja obejmuje środowisko produkcyjne oraz testowe, na którym odbywają się pierwsze próby oraz testy, sprawdzana jest wydajność oraz ograniczenia wynikające z konfiguracji całej infrastruktury IT w organizacji.

Pozwala to na zidentyfikowanie potencjalnych problemów i usunięcie ich źródeł; najczęściej są one związane z konfiguracją uprawnień oraz architekturą i przepustowością infrastruktury.

Integracja systemów ECM z innymi rozwiązaniami klasy ERP? 

Z reguły część danych wypełniających formularze uruchomionych procesów decyzyjnych ma swoje źródło w systemach zewnętrznych w stosunku do modułu Workflow. Najczęściej są to systemy klasy ERP bądź CRM, pochodzące od innych dostawców.

W rozwiązaniu FORMVERSE do integracji służy dedykowany moduł, który potrafi wymieniać dane z takimi systemami, reagując na różne zdarzenia, np. pojawienie się w konkretnej lokalizacji pliku z danymi, bądź nowych wpisów w bazie (bazach) danych. Możliwe jest także uruchamianie Workflow za pomocą zdarzeń zewnętrznych.

Źródło: BPC GUIDE-MAJ/CZERWIEC 2017 str.1

Mimo, iż systemy ERP i APS są ściśle powiązane z tematyką produkcji, stanowią one dwa odrębne narzędzia do realizowania zupełnie innych zadań. Niektórzy podejmują próby zastąpienia programu APS poprzez rozszerzanie systemu ERP.

Zaawansowane planowanie produkcji możliwe jest tylko z wykorzystaniem przeznaczonego do tego celu oprogramowania. To właśnie APS umożliwia automatyczne i zaawansowane planowanie produkcji.

Najważniejsze cechy systemów APS

1. Plany generowane od podstaw, plany poddawane procesom ewolucyjnym. System APS podczas planowania wykorzystuje heurystyczne algorytmy planistyczne. Dzięki nim możliwe jest grupowanie zadań według wskazywanych przez użytkownika cech. Przykładowo, algorytmy potrafią zebrać wszystkie zlecenia produkcyjne dotyczące tej samej pozycji asortymentowej, aby umieścić je w planie w jednym miejscu.
    
2. Planowanie wysokowydajnych maszyn. System podczas planowania bierze pod uwagę maszyny (np. laserowe wycinarki CNC), w przypadku których bez procesu grupowania wokół wspólnego surowca nie ma możliwości stworzenia rozsądnego planu. Dzięki temu na diagramie Gantta może zostać zaprezentowana cała grupa, (zawierająca wszystkie składowe elementy), którą można manipulować.
    
3. Mechanizmy ewolucyjne. Dają one możliwość przemieszczania zadań w celu poprawy określonych wielkości, takich jak całkowity czas przezbrajania maszyn, eliminacja spóźnionych lub zagrożonych spóźnieniem zadań itd. Szczególnie ważne jest to, iż plan wybranej linii produkcyjnej może być optymalizowany pod kątem wykorzystywanego surowca.
    
4. Realizowane plany wyświetlane są w systemie na bieżąco. Dzięki temu system w czasie rzeczywistym informuje o wszystkich najważniejszych parametrach planu. Są to np.: całkowity czas roboczy, całkowity czas przezbrajania, liczba zadań w planie, czy liczba zadań spóźnionych. Każda wykonywana przez użytkownika czynność (np. ręczne przeniesienie zadania na inny zasób, zamiana kolejności elementów) zawsze skutkuje zaktualizowaniem informacji o tym, w jaki sposób zmieniły się te wielkości z uwzględnieniem pogorszenia i poprawy. W przypadku lakierni proszkowej, po zarejestrowaniu palety kolorów w systemie APS, algorytmy mogą obliczać różnice w kolorach następujących po sobie zadań w realizowanej obecnie kolejce. Wyliczone różnice mogą stanowić podstawę do takiej modyfikacji elementów planu, aby różnice te były jak najmniejsze.Tak zoptymalizowany plan zapewnia wysoką jakość lakierowanych powierzchni. Wówczas zabrudzenia resztkami poprzedniego proszku, których nie da się uniknąć, nie są widoczne.
    
5. Możliwość pracy na pograniczu trybu manualnego i algorytmicznego. Od systemu można zażądać np. przyspieszenia lub opóźnienia zadania w planie. Jako krok pośredni otrzymujemy listę możliwości do wyboru wraz z obliczonymi konsekwencjami, którymi czynność skutkuje. Są to przykładowo: zmiana liczby zadań spóźnionych, zmiana czasu trwania zadań (z uwagi na ewentualną zmianę wydajności wytwarzania), zmiana całkowitego czasu przezbrajania itd.
    
6. Kolorowanie diagramu Gantta według przeróżnych danych. Począwszy od statusów, poprzez wskazywanie spóźnienia, aż po konfigurowalne atrybuty, takie jak paleta kolorów lakierni (tj. rzeczywista barwa, jaką mają uzyskać lakierowane elementy).
    
7. Badanie ogólnej sytuacji zakładu. Odbywa się ono poprzez generowanie różnego rodzaju wykresów i trendów na temat terminów wykonania zleceń – ich zaplanowane wyprzedzenie lub spóźnienie. Badając takie wykresy jednym rzutem oka można zaobserwować, jak bieżący portfel zleceń obciąża zakład pracą. Dzięki temu można z wyprzedzeniem określić, czy w celu zachowania terminów, powinna zostać uruchomiona nowa zmiana. To z kolei przenosi nas do funkcjonalności planów alternatywnych, które pozwalają porównywać różne plany wraz ze wspomnianymi już wielkościami, cechującymi harmonogramy.

Żródło: BPC GUIDE- GRUDZIEŃ 2016 str. 18