W każdej firmie pracownicy przygotowują i wymieniają między sobą mnóstwo dokumentów. Niektórzy przetrzymują je na mailach, inni tworzą archiwa na własnych komputerach. Efekt obu rozwiązań jest podobny; dokumenty nie są ogólnodostępne i jakiekolwiek zarządzanie nimi jest bardzo trudne. Rozwiązaniem takiej sytuacji jest system informatyczny Comarch DMS, który automatyzuje proces obiegu wprowadzonych już dokumentów.
Z takiego oprogramowania korzysta firma SFD, dystrybutor suplementów diety oraz właściciel marek: ALLNUTRITION, SFD Nutrition. System jest wykorzystywany do obsługi szeregu procesów takich jak rejestracja i obieg faktur, zarządzanie umowami czy też wniosków i dokumentów związanych z majątkiem trwałym.
Plan treningowy dla dokumentów
SFD realizuje 100 tysięcy zamówień miesięcznie, co oznacza, że co minutę w magazynie przygotowywanych jest do wysyłki ok. 15 paczek. Sprzedaż towarów realizowana jest zarówno w punktach stacjonarnych, jak i sklepie internetowym. W związku z rozwojem działalności firmy oraz rozbudową sieci dystrybucji, kierownictwo SFD podjęło decyzję o zakupie i wdrożeniu nowego oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów.
– Narzędzie informatyczne, z którego wcześniej korzystaliśmy nie nadążało za rozwojem firmy. Z roku na rok potrzebowaliśmy kolejnych modułów, żeby usprawnić naszą pracę. Niezbędne zaczęły być funkcjonalności do zarządzania obiegiem dokumentów, w szczególności faktur, umów oraz prowadzenia ewidencji środków trwałych. Rozpoczęliśmy rozmowy z firmą Comarch, ponieważ docierały do nas informacje, że jest to stabilny partner biznesowy, a rozwiązania informatyczne, które ma w ofercie, usprawnią proces digitalizacji naszej firmy. Dodatkowo chcieliśmy, aby system był dostępny dla pracowników, którzy swoje obowiązki wykonują poza siedzibą firmy. Comarch DMS idealnie się wpisywał w nasze potrzeby – mówi Katarzyna Błaszczyk, kierownik administracji w SFD.
– Po podjęciu decyzji o zakupie Comarch DMS przyszedł czas na jego wdrożenie w firmie. Był to proces czasochłonny, ale bardzo szybko zaczęliśmy dostrzegać korzyści. Pracownicy sprawnie nauczyli się obsługiwać system i dokumentacja jest teraz pod stałą kontrolą. Po kilku latach korzystania z tego systemu postanowiliśmy rozbudować elektroniczny obieg dokumentów w firmie i wdrożyliśmy Comarch OCR, który pozwala zdigitalizować dokumenty papierowe i automatycznie wprowadzać je do systemów finansowo-księgowych – dodaje Katarzyna Błaszczyk.
Faktury rosną w siłę
Korespondencja w firmie SFD prowadzona jest zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w postaci maili. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR. Tam też trafiają maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów. Oprogramowanie z automatu wyłapuje, czy taki dokument istnieje już w systemie. To gwarantuje zabezpieczenie przed wprowadzeniem faktury dwukrotnie. Następnie dokumenty są klasyfikowane jako faktury czy też faktury pro forma. W kolejnym etapie dokument przekazywany jest do osoby, która będzie go opisywać bądź akceptować.
– Na tym kroku w systemie są ustalone widełki kwot do zapłaty. Jeżeli wartość usługi lub zakupionego towaru jest wyższa od danej kwoty, to ograniczona grupa menedżerów czy też tylko członkowie zarządu mogą zaakceptować taką płatność – uzupełnia Katarzyna Błaszczyk.
Pracownicy mają jeszcze 24 godziny na wprowadzenie ewentualnych poprawek. Dalej dokument kierowany jest do działu administracji oraz księgowości. Przeprocesowane faktury przechowywane są w elektronicznym archiwum, które jest wyposażone w intuicyjną wyszukiwarkę pozwalającą na odnalezienie dokumentu po numerze, dacie płatności lub danych kontrahenta.
Umowy pracują nad kondycją
Pracownicy SFD korzystają z oprogramowania Comarch DMS również do przygotowywania umów oraz ich procesowania zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami. Na poszczególnych krokach dokumenty są weryfikowane przez kierowników poszczególnych działów, prawników czy też członków zarządu. W systemie istnieje również możliwość odnotowania wysyłki umowy do kontrahenta.
– Już dwa lata stosujemy Comarch DMS do obiegu umów w firmie. Początkowo nie wszyscy pracownicy byli przekonani do tego sposobu pracy, natomiast teraz ciężko byłoby nam się obejść bez tego obiegu – mówi Katarzyna Błaszczyk.
Suplementacja środków trwałych
Comarch DMS jest narzędziem elastycznym, które można uzupełniać o kolejne funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy. W SFD system został rozbudowany o moduł do gospodarowania środkami trwałymi. Zamiast tradycyjnie, papierowo, dokumenty są przekazywane pracownikom do podpisu już w systemie.
Aktualnie firma pracuje nad wdrożeniem możliwości zgłoszenia środka trwałego do likwidacji przez kierowników. To pokazuje jak duże możliwości daje Comarch DMS. Co więcej, wiele modyfikacji można wprowadzić samodzielnie.
– Ze wsparcia firmy partnerskiej korzystamy przy bardziej skomplikowanych procesach – zaznacza Katarzyna Błaszczyk.
Ciężki trening przynosi efekty
– Comarch DMS zaaklimatyzował się w naszej firmie. Obecnie, utrzymując tryb pracy w formule zdalnej, cała dokumentacja jest obsługiwana tylko i wyłącznie w wersji elektronicznej. Oprogramowanie pozwoliło nam usprawnić przebieg dokumentów oraz zaoszczędzić czas, dzięki dobremu planowaniu pracy. Zamierzamy również stale rozbudowywać system, ponieważ daje on takie możliwości – podsumowuje Katarzyna Błaszczyk.
Comarch wspólnie z firmą IBM przeprowadził prace migracyjne głównego systemu bazy danych IBM Db2 w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Zakład aktualnie korzysta z wydajniejszej wersji systemu, jaką jest 10 CM (ang. Conversion Mode). Wcześniej używana była wersja 9 NFM. Migracja dała możliwość wykorzystania nowych, dostępnych w wersji 10 Db2 cech, co w konsekwencji zwiększa bezpieczeństwo i komfort korzystania z systemu zarówno przez pracowników instytucji, jak i jego klientów.
Zwiększenie wydajności systemu oraz możliwość jego rozbudowy z wykorzystaniem nowych cech jest szczególnie istotne ze względu na poszerzający się zakres statutowych działań ZUS. Wcześniejszy proces migracji w środowisku produkcyjnym został poprzedzony okresem przygotowawczym. Opracowano wtedy procedury migracyjne oraz przeprowadzono testy wszystkich elementów systemu, które korzystają bezpośrednio lub pośrednio z centralnej bazy danych Db2.
– Okres przygotowawczy wykorzystano do przystosowania całości systemu, aby w sposób optymalny korzystał z nowej wersji motoru bazy danych. Konieczne były prace po stronie bazy danych, które optymalizowały instrukcje SQL wykonywane z aplikacji KSI. W okresie tym miały miejsce liczne porównania kosztów utylizacji zasobów, wytworzenia obejść i poprawek oraz zapewnienia kompatybilności z aplikacjami, które korzystają z bazy Db2 w bardzo szerokim zakresie jej możliwości – mówi Marcin Dawidczyk, kierownik projektu po stronie Comarch.
System IBM Db2 w ZUS jest największą instalacją systemu w Polsce i jedną z większych w Europie. Aby zweryfikować jaki wpływ na poszczególne elementy będzie miała nowa wersja bazy danych, przeprowadzono zarówno testy funkcjonalne, jak i wydajnościowe. Sam proces migracji środowiska produkcyjnego został podzielony na kilka etapów. Etap pierwszy obejmował migrację do wersji 10 CM (ang. Conversion Mode), etap drugi obejmuje migrację do wersji 10 NFM (ang. New Function Mode) i jest planowany na maj 2021 r. Natomiast docelową wersją jest Db2 v12, planowana do końca roku 2021. Ze względu na fakt, że Kompleksowy System Informatyczny ZUS wymaga ciągłości działania (system pracuje w trybie 24/7/365), szczególnie istotne było przeprowadzenie wszystkich prac w sposób, który nie będzie uciążliwy zarówno dla klientów, jak i pracowników zakładu.
Przed przystąpieniem do migracji sporządzono dokładny harmonogramu uwzględniający wszystkie aspekty działania systemu.
– Przygotowania do migracji do wyższej wersji bazy danych zbiegły się w czasie z wdrożeniem ogromnie ważnych dla Zakładu zmian realizujących tzw. tarczę antykryzysową. To czas, w którym cała praca ZUS była krytycznie ważna dla państwa i gospodarki. Projekt podwyższenia wersji Db2 nie mógł zaburzyć pracy szybko pojawiających się zmian w przetwarzaniu, na przykład obsługi kolejnych wniosków. Dodatkowo rosnące przetwarzanie systemu w związku z kolejnymi akcjami biznesowymi i szybko zmieniającym się ustawodawstwem rodziły obawę iż dotychczasowa baza danych, na obecnych zasobach sprzętowych, osiągnie próg wydajności. Dlatego upgrade bazy danych w tym okresie był niezwykle trudny ale też bardzo potrzebny – dodaje Marcin Dawidczyk.
Zdaniem specjalistów IBM, którzy od ponad 20 lat administrują systemem Db2 w ZUS była to najbardziej wymagająca operacja podniesienia wersji bazy danych od początku powstania systemu KSI.
– Wyzwaniem była weryfikacja i dostosowanie nie tylko aplikacji i procedur eksploatacyjnych, ale i całego środowiska systemowego i narzędziowego zarządzającego przetwarzaniem jednej z największych baz operacyjnych na platformie Mainframe. Tym bardziej że poprzednia operacja podniesienia wersji Db2 miała miejsce 8 lat temu – wyjaśnia szef zespołu usług IBM Mainframe, Maciej Rowiński.
Wspólny wysiłek specjalistów ZUS, IBM i Comarch umożliwił zrealizowanie zaplanowanych prac, które zakończyły się uzyskaniem stabilnego środowiska opartego o IBM Db2 w wersji 10 CM w niespełna 10 miesięcy.
– Przeprowadzenie migracji było zadaniem złożonym, wymagającym precyzyjnego zaplanowania zarówno w obszarze technologicznym, jak również organizacyjnym. Migracja nie mogła spowodować i nie spowodowała przestoju w funkcjonowaniu systemu. Uważam to za ogromny sukces zespołów realizujących migrację tj. ZUS, IBM i Comarch – mówi Włodzimierz Owczarczyk Członek zarządu ZUS ds. IT.
Czy szukasz rozwiązań, które pozwolą Twojej firmie na sprawną realizację kontroli jakości w oparciu o sprawdzone narzędzia informatyczne? A może procesy produkcyjne w Twoim przedsiębiorstwie wymagają indywidualnych rozwiązań, dopasowanych do charakterystyki Twojej branży? Jeśli tak to ten artykuł jest dla Ciebie!
O roli kontroli jakości w produkcji
Właściwie przeprowadzona kontrola jakości w firmach produkcyjnych spełnia kilka zadań. Najbardziej oczywistym jest wykrywanie produktów, półproduktów lub surowców niespełniających założonych norm i charakterystyk. Finalnie wadliwe wyroby z jednej strony nie powinny trafić do klientów, z drugiej wskazują na błędy w procesie produkcji, wynikające np. z cech materiałów, pracy maszyn lub czynnika ludzkiego. Odpowiednio wczesne wykrywanie błędów pozwala znacznie ograniczyć koszty, które są tym większe im na późniejszym etapie produkcji zdiagnozujemy nieprawidłowości. Dochodzimy tym samym do drugiego celu kontroli jakości jakim jest ograniczanie i eliminowanie strat finansowych w przedsiębiorstwie. Dane o wadliwych wyrobach powinny zostać uwzględnione podczas kalkulacji rzeczywistych kosztów produkcji. Informacje te są istotne również na etapie planowania produkcji, ponieważ ilość finalnie wyprodukowanych wyrobów, po uwzględnieniu tych odrzuconych, powinna pokrywać się z założonym planem (np. ilością zamówioną przez kontrahenta). Trzeci aspekt właściwie realizowanej kontroli jakości to kwestie wizerunkowe firmy. Jakość produktów w znacznym stopniu przekłada się na współpracę z naszymi odbiorcami, tym samym ma wpływ na potencjalne zyski przedsiębiorstwa.
Kontrola jakości w standardzie systemu Comarch ERP XL
Od wersji systemu Comarch ERP XL 2019.1 dostępny jest odrębny moduł dla kontroli jakości. Funkcjonalność ta pozwala na rejestrowanie kontroli jakości dla produktów lub materiałów znajdujących się na zleceniach produkcyjnych. Umożliwia ona m.in. definiowanie parametrów kontroli jakości, tworzenie wzorców dla tych parametrów, przypisywanie parametrów kontroli jakości do konkretnych materiałów, wyrobów oraz technologii jak również na rejestrowanie wyników przeprowadzonej kontroli w dokumencie protokołu kontroli jakości (PKJ). Protokół kontroli jakości jest podstawowym dokumentem modułu Kontroli jakości, dostępnym z poziomu zlecenia produkcyjnego lub listy protokołów kontroli jakości (specjalny raport). Konfigurację kontroli jakości wykonujemy na technologii, gdzie wskazujemy materiał lub wyrób, który podlegać będzie kontroli oraz jakie parametry będą weryfikowane. Na karcie wyrobu lub materiału, w ramach technologii produkcji, możemy wybrać parametr „Podlega KJ”, z poziomu zakładki „Ogólne”. Następnie na zakładce „KJ”, możemy dodać odpowiednie parametry kontroli jakości (dla parametrów definiowane są dopuszczalne normy).
Przypisywanie parametrów KJ do wyrobów lub materiałów na technologii, w systemie Comarch ERP XL:
Rejestrację wyników kontroli jakości możemy przeprowadzić zarówno w trakcie trwania procesu produkcyjnego, jak również po jego zakończeniu. Wyniki kontroli możemy wprowadzać zarówno w aplikacji Comarch MES oraz systemie Comarch ERP XL. Kontrolę jakości dla danego wyrobu możemy również powtórzyć. Protokoły kontroli jakości dodane w aplikacji Comarch MES, są od razu dostępne w systemie Comarch ERP XL. Wyniki kontroli jakości dostępne są z poziomu wybranego zlecenia produkcyjnego oraz w ramach wspomnianego wcześniej raportu „Protokoły kontroli jakości”. Raport obejmuje wszystkie protokoły zarejestrowane w systemie, zarówno z poziomu aplikacji Comarch MES jak i systemu Comarch ERP XL. Dokument przydatny jest w celach sprawozdawczych, pozwala na podgląd wszystkich zarejestrowanych protokołów jakości, umożliwia grupowanie dokumentów PKJ (np. ze względu na wynik, datę utworzenia, operacje, wyroby, status itd.), tak, aby dane mogły zostać zaprezentowane w odpowiedni sposób.
Protokół kontroli jakości w systemie Comarch ERP XL:
Niestandardowe rozwiązania dla obsługi kontroli jakości
Kontrola jakości w firmach produkcyjnych może wynikać ze specyficznego charakteru branży w jakiej działa dane przedsiębiorstwo, lub też wymagań i ograniczeń technologii produkcji. Zdarza się, że ze względu na indywidualne wymagania, konieczne jest stworzenie dedykowanych rozwiązań dla sprawnej realizacji kontroli jakości. Taką funkcjonalność firma Graphcom uruchomiła m.in. w firmie Multichem, w ramach wdrożenia systemu Comarch ERP XL. Dedykowane rozwiązanie pozwala na weryfikację wybranej partii surowca jeszcze przed przekazaniem jej na produkcję i obejmuje dwie aplikacje. Pierwsza to aplikacja na urządzenia mobilne, która pozwala na szybkie zwalnianie już zweryfikowanych surowców na produkcję, określanie dat ich ważności oraz uzupełnienie numeru partii producenta. Co istotne podczas logowania operatora, wykorzystywane są poświadczenia z systemu Comarch ERP XL, nie ma więc konieczności tworzenia dodatkowych danych dostępowych dla pracowników. Operatorzy zostali podzieleni na dwie grupy posiadające odrębne uprawnienia, laborantów oraz magazynierów. Ci pierwsi odpowiadają za nadawanie i modyfikację daty ważności oraz statusu surowca (np. „Zwolniony”, „Odrzucony”, „Nie przebadano”). Ci drudzy odpowiadają za właściwe przypisanie numerów partii producenta surowca. Z poziomu aplikacji mobilnej drukowana jest etykieta na próbkę laboratoryjną, która wysyłana jest następnie na badanie.
Aplikacja mobilna od firmy Graphcom:
Druga aplikacja dostępna jest na tradycyjne komputery. Dla wybranego numeru partii próbki (etykieta z aplikacji mobilnej) aplikacja desktopowa pozwala na wprowadzenie wyniku badania kontroli jakości przeprowadzonej w laboratorium wraz z określeniem odpowiedniego statusu. Wprowadzony status widoczny jest zarówno w aplikacji mobilnej (po sczytaniu kodu etykiety surowca), jak również w systemie Comarch ERP XL (na szczegółach dla wybranej partii surowca). Dodatkowo aplikacja desktopowa pozwala na przegląd historycznych danych, dla już przeprowadzonych kontroli jakości.
Aplikacja desktopowa MultiLab od firmy Graphcom:
Dzięki tak zorganizowanej kontroli jakości surowców, firma Multichem ma pewność, że do produkcji wykorzystywane są wyłącznie poprawne jakościowo komponenty. Ponadto wykrywanie wadliwych partii surowca na wczesnym etapie (tzn. przed przekazaniem na produkcję) pozwoliło firmie Multichem w znacznym stopniu ograniczyć koszty. Usprawniona została również gospodarka surowcami, ponieważ firma dysponuje dokładną informacją o stanach materiałów spełniających założone normy, które mogą zostać uwzględnione przy planowaniu produkcji. Jeśli poszukujesz gotowych rozwiązań lub informacji jak może być realizowana kontrola jakości w firmach produkcyjnych, skontaktuj się z nami!
Graphcom Sp. z o.o. specjalizuje się we wdrażaniu systemów informatycznych wyprodukowanych przez Comarch S.A. Firma Graphcom współpracuje zarówno z małymi, średnimi, jak i dużymi przedsiębiorstwami. Od 2000 roku realizuje największe w kraju projekty wdrożeniowe Comarch ERP, koncentrując się na klientach z sektora produkcyjnego oraz e-commerce. Graphcom wierzy, że kluczową wartością każdej firmy jest jej zdolność do korzystania z gromadzonych przez siebie danych (Data-Driven Company).
