KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rewolucja, która zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur przez przedsiębiorców. Polska wprowadza centralną bazę danych faktur, rejestrującą transakcje między podmiotami. Już wkrótce firmy nie będą tradycyjnie drukować papierowych lub wysyłać mailem elektronicznych faktur (np. w PDF). Jedyną właściwą drogą komunikacji dla faktur będzie właśnie Krajowy System e-Faktur.
Co ciekawe nie dotyczy to załączników do faktur, dodatkowych zestawień, np. list wykonanych czynności, raportów z usług etc., tutaj zapewne będzie trzeba utrzymać tradycyjną metodę komunikacji, tych informacji póki co nie wyślemy do kontrahenta za pomocą platformy KSeF.
Jeśli natomiast w naszym systemie wystawimy fakturę na naszego odbiorcę, to trzeba ją będzie informatycznie przekształcić do ustrukturyzowanej jednolitej formy – odpowiedniego formatu pliku XML (nieco podobnie jak to już działa z przypadku plików JPK).
Następnie podatnik będzie musiał sprawdzić poprawność dokonanej konwersji, czy faktura po przekształceniu nie ma błędów/pomyłek, jeśli faktura nie zawiera błędów to w kolejnym kroku drogą elektroniczną będzie można ją wysłać do tegoż repozytorium KSeF, z którego nasz odbiorca będzie mógł ją odebrać.
Po zarejestrowaniu wysłanej przez nas faktury w Krajowym Rejestrze fakturze zostanie nadany jej jednoznaczny unikatowy numer, który przedsiębiorca będzie mógł pobrać. Nasz odbiorca natomiast po zbudowaniu połączenia do KSeF będzie mógł fakturę zobaczyć i pobrać do swojego systemu.
System KSeF już działa, ale na razie jest dobrowolny, wkrótce jednak, od 2023 roku ma wejść w życie jako obowiązujący.
KSeF został wprowadzony ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). Krajowy System e-Faktur, to część pakietu SLIM VAT 2. Polska obok Włoch, Hiszpanii i Portugalii jest kolejnym krajem w Unii Europejskiej, który zdecydował się na wprowadzenie tak nowoczesnego rozwiązania. Polska jest zatem w gronie europejskich liderów digitalizacji w administracji.
Niewątpliwie KSeF to kolejny krok w digitalizację po JPK_V7 i JPK_FA, nie da się nie zauważyć podobieństw w zakresie technologii działania, czy zakresu przekazywanych danych, co pewnie w przyszłości będzie skutkowało pewnymi uproszczeniami w raportowaniu, jak to miało wcześniej miejsce np. z konsolidacją JPK i deklaracji VAT7. W przypadku faktur ustrukturyzowanych widzimy np. przeniesienie kodów GTU na linie faktur, co jest wyraźnym krokiem w kierunku porządkowania informacji i ułatwienia ich pozyskiwania. Może zatem za jakiś czas kody GTU znikną z nagłówków faktur w JPK, zobaczymy.
KSeF to także korzyści ale nie tylko dla ustawodawcy, ale także i podatnika. Oczywiście system zapewni urzędom skarbowym wgląd we wszystkie transakcje na bieżąco i możliwi wprowadzenie szybkich elektronicznych kontroli zgodności, co za tym idzie szybszą eliminację oszustw podatkowym. Przedsiębiorcy natomiast decydujący się już korzystać z systemu KSeF będą mogli wystąpić z wnioskiem o szybszy zwrot VAT (40 dni).
Warto jednak zauważyć, że praktyczne wykorzystanie KSeF wymaga zakupu niezbędnego oprogramowania oraz powiązania takowego z istniejącą w firmie infrastrukturą IT. Są na szczęście już na rynku odpowiednie rozwiązania które na to pozwalają, wśród nich na czołówkę wychodzą firmy wykorzystujące nowoczesne platformy programistyczne, bo te dzięki swojej elastyczności pozwalają na szybką rozbudowę i dostosowywanie do wymogów klientów, czy nowych wymagań legislacyjnych.
Takim rozwiązaniem dysponuje już np. firma Simple Mobile Sp. z o. o. Nowoczesna technologia platformy Workflow opartej na Angularze, jak również kilkanaście lat doświadczenia zespołu wdrożeniowo – programistycznego to dobre fundamenty, żeby móc zaoferować tego typu rozwiązania.
Platforma Workflow firmy Simple Mobile posiada wbudowany moduł KSeF, pozwalający zarówno pobierać, jak i wysyłać faktury do KSeF.
System może na bieżąco informować nas, np. drogą mailową o nowych wystawionych na nas fakturach, automatycznie je pobierać i ‘wpuszczać’ w ścieżkę decyzyjną do wewnętrznej autoryzacji, kodyfikacji i ostatecznej akceptacji, a na koniec odpowiednio dekretować do księgowości. Od strony sprzedażowej system pozwala na połączenie z dowolnym systemem generowania faktur na poziomie API i/lub baz danych, czy plikowo, pobrać faktury, dokonać ich konwersji na odpowiedni format, podpisać elektronicznie i wysłać na platformę ministerialną KSeF, odbierając unikalny numer faktury i UPO.
