Bez zbędnych papierów na biurku

Wilhelm Herm. Müller Polska od 25 lat specjalizuje się w dostarczaniu i serwisowaniu pasów napędowych i transportujących dla przemysłu. Działalnośc prowadzi w czterech oddziałach, z których każdy posiada własny magazyn i własny serwis. Koordynacja i organizacja pracy wszystkich placówek realizowana jest przy użyciu systemu do zarządzania przedsiębiorstwem  – Comarch ERP XL. Dodatkowo firma korzysta z aplikacji do elektronicznego obiegu dokumentów tego samego producenta. 

Jak rozpoczęła się przygoda Wilhelm Herm. Müller Polska z firmą Comarch? Można powiedzieć: klasycznie – rozwój firmy, zwiększenie skali działalności i powstawanie nowych oddziałów sprawiły, że dotychczas wykorzystywane narzędzia okazały się niewystarczające. Wówczas uwaga zarządu Wilhelm Herm. Müller skupiła się na propozycjach Comarchu.

Jak wyglądało wdrożenie systemów informatycznych

– Głównym celem wdrożenia oprogramowania Comarch ERP było to, aby było widać powiązania pomiędzy pewnymi procesami: ofertami, zamówieniami, aby widoczna była także historia kontrahenta – wspomina Monika Domek, prezes zarządu firmy Wilhelm Herm. Müller Polska sp. z o.o. Choć firma od 2013 roku systematycznie wdrażała kolejne moduły Comarch ERP XL (m.in. fakturowanie, magazyn, księgowość, reklamacje, zamówienia oraz oferty), w opinii prezes spółki jedną z najważniejszych aplikacji jest ta poświęcona obiegowi dokumentów, czyli Comarch DMS.

– Pierwszym, podstawowym powodem wdrożenia Comarch DMS była góra papierów leżąca na biurku, którą trzeba było podpisać, przekazać do następnego działu albo księgowości – kontynuuje Monika Domek. – Po zapoznaniu się z funkcjonalnościami systemu zrozumieliśmy, że jest sposób na pozbycie się tych papierowych dokumentów, które nam przeszkadzają.

Dokumenty kosztowe zapoczątkowały prawdziwą apokalipsę dla tradycyjnej „papierologii” w Wilhelm Herm. Müller Polska. Firma, zachęcona łatwością wdrożenia i obsługi Comarch DMS, wprowadziła do obiegu dokumentów reklamacje, wizyty handlowe i działania korygujące. W trakcie wdrożenia pozostają zapotrzebowania produkcyjne i delegacje.

Dokumenty kosztowe

Wyeliminowanie obiegu papierowych dokumentów było kluczową korzyścią, jaką Wilhelm Herm. Müller Polska odniosła w związku z wdrożeniem Comarch DMS. Było to szczególnie ważne ze względu na wielooddziałową strukturę firmy – elektroniczny obieg dokumentów pozwala na to, by były one przesyłane i akceptowane na bieżąco, bez paraliżujących pracę firmy przestojów.

Dodatkowo poprawiony został nadzór nad prawidłowym obiegiem: Comarch DMS pozwala na precyzyjne przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego działu czy akceptację przez odpowiednią osobę. Wyeliminowano również możliwość fizycznego zagubienia dokumentu – to, co raz do Comarch DMS zostało wprowadzone, systemu opuścić już nie może.

Szczególnie ważną funkcjonalnością w czasach powszechnej pracy zdalnej oraz zwiększonej mobilności pracowników i kadry zarządzającej jest możliwość akceptacji dokumentów nawet poza biurem – poprzez aplikację mobilną lub w przeglądarce www. Oznacza to także, że w każdej kryzysowej sytuacji możliwy jest natychmiastowy dostęp do potrzebnych dokumentów – wystarczy tylko połączenie z Internetem i dowolne urządzenie.

Wizyty handlowe i reklamacje

Firma Wilhelm Herm. Müller Polska udowodniła także, że możliwe jest niekonwencjonalne zastosowanie modułu do obiegu dokumentów, używając go do obsługi wizyt handlowych i reklamacji.

Forma pracy w działach handlowych Wilhelm Herm. Müller Polska sprawia, że potrzeby w zakresie ewidencji wizyt handlowych również są specyficzne. Wynika to z faktu, że pracownicy podczas spotkań z klientami nie skupiają się na typowych działaniach jak wprowadzanie zamówień, a podejmują zindywidualizowane rozmowy i działania. Takie informacje powinny być zaewidencjonowane w systemie, aby mieć wgląd do pełnej historii działań i właściwie podejmować kolejne kroki.

Dlatego zarząd postanowił wykorzystać Comarch DMS również do tego celu. Ta innowacyjna praktyka okazała się możliwa dzięki  elastyczności aplikacji, która sprawia, że można z łatwością dopasować ją do najbardziej specyficznych potrzeb użytkownika – w tym przypadku: umożliwiając identyfikowanie własnych pól czy bezpośrednią komunikację w aplikacji.

Jeśli chodzi o moduł reklamacji, to istniał co prawda w Comarch ERP XL, ale zarząd Wilhelm Herm. Müller Polska uznał jednak, że w całym przebiegu reklamacji procesowość jest konieczna . Dlatego zdecydowano się na wdrożenie osobnego procesu przebiegu i akceptacji reklamacji w ramach Comarch DMS, co umożliwiło indywidualne śledzenie każdego, nierzadko rozbudowanego i wieloetapowego, reklamacyjnego wątku na każdym jego etapie. Nie oznacza to, że całkowicie zrezygnowano z ewidencji reklamacji w module sprzedażowym – wbudowana integracja pomiędzy Comarch DMS a Comarch ERP XL pozwoliła na połączenie dokumentu RLS (XL) z odpowiednim procesem w DMS. Dzięki temu informacje o reklamacji, jej statusie i innych ważnych danych są dostępne z dwóch miejsc.

Działania korygujące

Naturalną konsekwencją rozstrzygnięcia reklamacji jest podjęcie działań korygujących – ich przeprowadzanie jest niezbędne, by Wilhelm Herm. Müller Polska mogła działać zgodnie z normą ISO 9001. Ten obieg dokumentów jest bezpośrednio powiązany ze zdefiniowanymi wcześniej działaniami reklamacyjnymi – są one inicjowane właśnie z ich poziomu w aplikacji Comarch DMS.

Obieg działań korygujących pozwala na kontrolę i nadzór nad działaniami prewencyjnymi, pomagając firmie nie dopuścić do sytuacji, w której ten sam błąd zostałby popełniony po raz drugi. Dodatkowo, podobnie jak w poprzednich przypadkach, umożliwia wprowadzenie procesowości, a w konsekwencji – śledzenie każdego działania na każdym jego etapie.

Manager dokumentów

Wilhelm Herm. Müller Polska używa także funkcji Managera dokumentów, który gwarantuje łatwy dostęp do dokumentów, umożliwiając ich posegregowanie na wirtualnych półkach ze względu na kategorie.

W Managerze dokumentów istnieje także możliwość przypisania uprawnień dostępu do poszczególnych dokumentów w zależności od funkcji pracownika. Minimalizuje to prawdopodobieństwo odczytania treści przez niepowołane osoby, dodatkowo chroniąc wrażliwe dane firmy.

Dalsze etapy wdrożenia

– Comarch DMS to świetna aplikacja, która pozbawi was zbędnych papierów na biurku, uporządkuje wasze procesy oraz sprawi, że będziecie mieć dostęp do procesów i dokumentów 24h na dobę przez siedem dni w tygodniu bez względu na to, gdzie jesteście – rekomenduje  Monika Domek.

Wilhelm Herm. Müller Polska planuje wprowadzenie kolejnych funkcjonalności związanych z Comarch DMS: zapotrzebowań produkcyjnych powiązanych z dokumentami kosztowymi, powiązań wizyt handlowych z rozliczeniem delegacji przez handlowców, wersjonowania i migracji dokumentów do nowego repozytorium.