Archiwum Autora: admin

Obieg dokumentów i zarządzanie zadaniami oraz projektami to jedne z większych trudności, z jakimi zmagają się przedsiębiorstwa obsługujące wielu klientów indywidualnych i biznesowych, a także składające się z wielu działów, które mają przypisane konkretne obowiązki i jednocześnie muszą ze sobą współpracować. Jednym z takich przedsiębiorstw jest firma Intar, jest to firma handlowo-usługowa, która jest liderem w dystrybucji materiałów do produkcji mebli. Z firmą Intar nawiązaliśmy współpracę po jednej z konferencji, organizowanej przez Synergy Poland (BPC Group), w której uczestniczyliśmy.

Nasze wspólne cele

Firma Intar zatrudnia ponad 350 osób w 8 oddziałach, które zlokalizowane są w następujących miastach: Ostrów Wielkopolski (siedziba firmy), Syców, Kępno, Dobrodzień, Kraków, Wrocław, Olsztyn i Kalisz. Nasz projekt dostosowany do sposobu funkcjonowania firmy miał na celu usprawnienie obsługi faktur kosztowych oraz ich opisywania, co w efekcie umożliwiło uzyskanie danych potrzebnych działowi controlingu do przygotowania szczegółowych raportów controlingowych.

Kolejnym celami, które zostały osiągnięte było zwiększenie efektywności i skuteczności komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami, uporządkowanie dokumentacji oraz ograniczenie zużycia papieru w firmie, co przełożyło się na mniejsze wydatki związane z prowadzeniem firmy. Zaproponowaliśmy klientowi zastosowanie naszego Business Navigatora, wspierającego elektroniczny obieg dokumentów oraz zarządzanie projektami i zadaniami, a także Business Intelligence który planowany jest do wdrożenia po zmianie dotychczasowego systemu ERP.

Rozwiązanie problemu

Usprawnienie przepływu dokumentów w firmie Intar z wykorzystaniem modułów Workflow i Dokumenty spowodowało, że możliwa okazała się rezygnacja z papierowego obiegu faktur, które zostały zastąpione przez dokumenty elektroniczne. Przed wdrożeniem projektu faktury napływały do firmy po upływie dłuższego czasu, co opóźniało płatność dostawców, następnie w formie papierowej były procesowane pomiędzy działami i oddziałami, co zajmowało dużo czasu. Wdrożenie sytemu Business Navigator zniwelowało ten problem i tym samym znacząco usprawniło kontrolę faktur.

Faktury rozsyłane są do kilku osób w firmie, w związku z czym możliwa jest szybka akceptacja. Ze względu na dużą liczbę oddziałów wymagana jest akceptacja wielopoziomowa, dlatego też nasz system skutecznie sprawdził się również na etapie zatwierdzania dokumentów. Moduł Workflow usprawnił ponadto komunikację pomiędzy działem księgowości i innymi działami. Miniforum przy dokumencie pozwala na przekazanie wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości dotyczących dokumentu. Ponadto, firma korzysta z wniosków o ustalenie limitu kredytowego pozwalających na podjęcie decyzji, czy nowy kontrahent może otrzymać wnioskowaną kwotę limitu kredytowego.

Business Navigator zastąpił więc pocztę mailową, która była wcześniej wykorzystywana do tych celów. Dzięki temu nastąpiła poprawa komunikacji pomiędzy działem handlowym a działem kontroli kredytowej oraz usprawnienie współpracy. Proces ustalania limitów kredytowych został w znacznym stopniu zautomatyzowany.

Firma zyskała bazę elektronicznych „Plików”. W elektronicznym archiwum przechowywane są pliki, wzory dokumentów, instrukcje i procedury, do których dostęp mają uprawnieni pracownicy. Uporządkowana w ten sposób została dokumentacja firmowa. Wszystkie dokumenty zostały podzielone na obszary, aby zapewnić do nich szybki dostęp. Powstało również archiwum umów do którego mają dostęp uprawnieni pracownicy.

Wdrożenie modułu do zarządzania projektami i zadaniami pozwoliło pracownikom na bieżącą informację o zadaniach im przypisanych, możliwe jest także bieżące kontrolowanie ich statusu realizacji.

Wymierne efekty

Wdrożenie systemu BN uporządkowało firmę organizacyjnie. Wdrożenie modułów „Workflow”, „Dokumenty” oraz „Projekty i zadania” pozwoliło zrealizować zamierzone cele. Nastąpiło usprawnienie obsługi dokumentacji i ich kontroli przez dyrektorów poszczególnych oddziałów i dyrektorów poszczególnych pionów. Po uzyskaniu narzędzi wspierających komunikację pomiędzy pracownikami firma zaobserwowała wzrost efektywności oraz skuteczności ich pracy. Nastąpiła automatyzacja wybranych procesów, firma lepiej kontroluje koszty i ma możliwość wykorzystania danych controlingowych do podejmowania lepszych decyzji biznesowych. W najbliższej przyszłości planujemy wdrożenie u klienta rozwiązań Business Intelligence.

„Firma Intar dzięki możliwości definiowania procesów ad hoc traktuje system BN jako elastyczne narzędzie, które z pewnością będzie rozwijać przez kolejne lata”.

Szacuje się, że segment ECM będzie rósł w latach 2015 -2019 w tempie ok. 14% rocznie, co czyni go jedną z najbardziej rozwijających się dziedzin systemów wspomagających zarządzanie. Ten segment obejmuje aplikacje do archiwizacji, rozpoznawania optycznego (OCR) a także obiegu dokumentów różnego typu.

Co sprawia, że systemy do ECM stają się tak popularne? Postaram się usystematyzować najważniejsze argumenty:

1. Standaryzacja i uporządkowanie procesówWorkflow to nie tylko kroki akceptacji i powiadomienia. Prawdziwy workflow to  kompletny przebieg procesu dla danego dokumentu uwzględniający pętle decyzyjne, różne ścieżki obiegu w zależności od właściwości dokumentu (np. typ, kwota), miejsca w strukturze organizacyjnej itd.  W związku z tym projekt wymusza usystematyzowanie i opisanie procesów.
2. Decentralizacja zarządzania

   W tradycyjnym systemie (papierowym) jest tendencja do akceptacji dużej liczby dokumentów na wysokich szczeblach (np. dyrektor finansowy). Dzieje się tak w obawie, że w przeciwnym wypadku dokumenty umkną uwadze decydentów. W systemach ECM każdy uprawniony może śledzić jak przemieszczają się dokumenty (być co najwyżej o nich informowany) bez konieczności ich akceptacji. Można również precyzyjnie wydzielać odpowiedzialność (np. dokumenty powyżej danej kwoty trafiają do dodatkowej akceptacji zarządu itd.) co ostatecznie sprowadza się do tego, że mniej dokumentów „odwiedza” biurko wysokiej kadry menadżerskiej.

3. Oszczędność czasu

   W tradycyjnym systemie nie wyślemy faktury do akceptacji do dwóch osób jednocześnie. W systemie workflow takie „przyspieszacze” są regułą, podobnie jak przekierowywanie do zastępców podczas urlopów, systemowe ponaglanie, wykonywanie pewnych działać automatycznie etc.

4. Oszczędność miejsca

   Systemu ECM digitalizują wszystko. Szybki skaner z dupleksem potrafi przenieść zawartość kilku segregatorów w ciągu dnia pracy. Co się dzieje z segregatorami? Idą do archiwum (albo do spalenia). Co się dzieje z szafą? Można w jej miejsce postawić ładnego kwiatka, który zajmie mniej miejsca i będzie relaksował.

5. Lepsza wymiana informacji

   To podstawowa zaleta wdrożenia, nie da się jej wycenić. Zrozumie to każdy kto kiedykolwiek potrzebował jakiegoś dokumentu i nie wiedział gdzie on się znajduje, albo osoba, która mogła go udostępnić była zajęta (lub co gorsza na urlopie). ECM jest kopalnią wiedzy.. To taka firmowa Wikipedia. Można naleźć tam wszystko, pod warunkiem, że archiwum jest przyjaźnie zorganizowane.

6. Lepsza kontrola

   Czy w tradycyjnym obiegu można przeoczyć pewne reguły? Na przykład faktury za zakup towaru od kontrahentów zagranicznych powyżej 10 tys. euro powinny być akceptowane przez dyrektora logistyki? Łatwo! W systemie workflow nie ma takiej możliwości. Raz zdefiniowany proces zawsze wymaga, aby postępować zgodnie z zapisanymi w nim regułami.

7. Wyższe standardy bezpieczeństwa

   Firmy często boją się udostępniania dokumentów w systemie ECM, gdyż staje się on zbyt „bogaty w cenne i poufne informacje”. Przewaga systemu ECM nad segregatorem lub dyskiem wspólnym polega na tym, że wie, że jest systemem podwyższonego ryzyka. Większość systemów ECM jest wyposażonych w kilka poziomów kontroli dostępu. Coraz częściej sięga się również po heurystyczne (wywodzące się ze sztucznej inteligencji) algorytmy zabezpieczające, podobne do tych używanych w kartach płatniczych.

"Jednym z grzechów popełnianych podczas wyboru systemu jest rozmywanie celu biznesowego, czyli próba adaptacji danego rozwiązania do możliwie najszerszych zastosowań. Wpadamy wówczas w „pułapkę myślową”: skoro wydajemy określoną sumę pieniędzy na system, poszukajmy rozwiązania, które przy okazji rozwiąże inne problemy w firmie."

Gdy firma zaczyna rozwijać się w szybkim tempie konieczna jest szybka wymiana danych i informacji. Działy merytoryczne, rozproszone w różnych komórkach i oddziałach zaczynają generować coraz większą ilość dokumentów, codziennie dokonują w nich zmian i wprowadzają w obieg. W działania operacyjne zaangażowanych jest coraz więcej osób. 

Przy braku wsparcia odpowiednim systemem IT mogą pojawić się problemy z organizacją pracy. Dużych nakładów czasu pracy potrzeba na wykonanie standardowych czynności, takich jak:

• Akceptacja faktur na kilku poziomach decyzyjnych;
• Kilkuetapowe zatwierdzanie dokumentów zakupowych;
• Modyfikowanie umów (w tym ustalenia z prawnikami);
• Podpisywanie umów;
• Rozliczanie delegacji;
• Procesy reklamacyjne;
• Obsługa wniosków urlopowych.

Źródło: BPC GUIDE-LISTOPAD/GRUDZIEŃ 2016 str. 7

Dla firm, które wdrażają zintegrowany system klasy ERP po raz pierwszy, analiza procesowa może wnieść nowe spojrzenie na sposób działania przedsiębiorstwa.

Pracownicy, przyzwyczajeni do pracy w swoich pionach organizacyjnych, lepiej zrozumieją, że ich codzienna praca nie tylko skutkuje osiągnięciem wyższych wskaźników efektywności ich działu, ale przyczynia się do lepszej obsługi klienta, do minimalizacji kosztów na wielu etapach procesu oraz do zwiększenia przepustowości całego łańcucha wartości. 

Dlatego w takich wypadkach analiza i opisanie procesów jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia systemu zintegrowanego z pewnością jest bardzo wskazane.

W przypadku firm, które mają już za sobą pierwsze doświadczenia związane z wdrożeniem systemu zintegrowanego, analiza procesowa jest większym wyzwaniem.

Nikogo już nie powinno zaskoczyć przekrojowe spojrzenie na procesy realizowane w firmie, zaś z drugiej strony rośnie ryzyko ‘trywializacji’ analizy, a więc poniesienia dużych nakładów finansowych na opis, który przedstawi informacje powszechnie znane i ostatecznie zasili kolejne segregatory na półce. 

Tym niemniej, profesjonalnie przeprowadzona analiza procesowa jest zawsze wartościowa dla firmy, gdyż nie skupia się ona na opisie stanu obecnego, ale na wskazaniu obszarów procesów, które nie generują wartości lub też generują ją w sposób mało efektywny.

Jasne wskazanie tych obszarów jest bardzo pomocne już na samym początku wdrożenia systemu zintegrowanego, gdyż pozwala skupić uwagę uczestników projektu wokół tematów, które są
naprawdę ważne.

Przy braku tego typu analizy procesowej, ciężar jej przeprowadzenia, choćby w ograniczonym zakresie, powinien spocząć na firmie wdrożeniowej. Wynik tego typu analizy powinien zaś zostać oceniony i zatwierdzony przez sponsora projektu wdrożeniowego.

W przeciwnym wypadku każdy proces i każdy krok w procesie jest w pewnym sensie tak samo ważny, co oznacza, że najwięcej wysiłku wdrożeniowego będzie włożone w obszary, które są zarządzane przez najbardziej wymagające i asertywne osoby, co niekoniecznie jest spójne z biznesową wartością ich obszaru odpowiedzialności.

Źródło: BPC GUIDE- WRZESIEŃ/PAŹDZIERNIK 2016 str.7