Obieg dokumentów i zarządzanie zadaniami oraz projektami to jedne z większych trudności, z jakimi zmagają się przedsiębiorstwa obsługujące wielu klientów indywidualnych i biznesowych, a także składające się z wielu działów, które mają przypisane konkretne obowiązki i jednocześnie muszą ze sobą współpracować. Jednym z takich przedsiębiorstw jest firma Intar, jest to firma handlowo-usługowa, która jest liderem w dystrybucji materiałów do produkcji mebli. Z firmą Intar nawiązaliśmy współpracę po jednej z konferencji, organizowanej przez Synergy Poland (BPC Group), w której uczestniczyliśmy.
Nasze wspólne cele
Firma Intar zatrudnia ponad 350 osób w 8 oddziałach, które zlokalizowane są w następujących miastach: Ostrów Wielkopolski (siedziba firmy), Syców, Kępno, Dobrodzień, Kraków, Wrocław, Olsztyn i Kalisz. Nasz projekt dostosowany do sposobu funkcjonowania firmy miał na celu usprawnienie obsługi faktur kosztowych oraz ich opisywania, co w efekcie umożliwiło uzyskanie danych potrzebnych działowi controlingu do przygotowania szczegółowych raportów controlingowych.
Kolejnym celami, które zostały osiągnięte było zwiększenie efektywności i skuteczności komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami, uporządkowanie dokumentacji oraz ograniczenie zużycia papieru w firmie, co przełożyło się na mniejsze wydatki związane z prowadzeniem firmy. Zaproponowaliśmy klientowi zastosowanie naszego Business Navigatora, wspierającego elektroniczny obieg dokumentów oraz zarządzanie projektami i zadaniami, a także Business Intelligence który planowany jest do wdrożenia po zmianie dotychczasowego systemu ERP.
Rozwiązanie problemu
Usprawnienie przepływu dokumentów w firmie Intar z wykorzystaniem modułów Workflow i Dokumenty spowodowało, że możliwa okazała się rezygnacja z papierowego obiegu faktur, które zostały zastąpione przez dokumenty elektroniczne. Przed wdrożeniem projektu faktury napływały do firmy po upływie dłuższego czasu, co opóźniało płatność dostawców, następnie w formie papierowej były procesowane pomiędzy działami i oddziałami, co zajmowało dużo czasu. Wdrożenie sytemu Business Navigator zniwelowało ten problem i tym samym znacząco usprawniło kontrolę faktur.
Faktury rozsyłane są do kilku osób w firmie, w związku z czym możliwa jest szybka akceptacja. Ze względu na dużą liczbę oddziałów wymagana jest akceptacja wielopoziomowa, dlatego też nasz system skutecznie sprawdził się również na etapie zatwierdzania dokumentów. Moduł Workflow usprawnił ponadto komunikację pomiędzy działem księgowości i innymi działami. Miniforum przy dokumencie pozwala na przekazanie wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości dotyczących dokumentu. Ponadto, firma korzysta z wniosków o ustalenie limitu kredytowego pozwalających na podjęcie decyzji, czy nowy kontrahent może otrzymać wnioskowaną kwotę limitu kredytowego.
Business Navigator zastąpił więc pocztę mailową, która była wcześniej wykorzystywana do tych celów. Dzięki temu nastąpiła poprawa komunikacji pomiędzy działem handlowym a działem kontroli kredytowej oraz usprawnienie współpracy. Proces ustalania limitów kredytowych został w znacznym stopniu zautomatyzowany.
Firma zyskała bazę elektronicznych „Plików”. W elektronicznym archiwum przechowywane są pliki, wzory dokumentów, instrukcje i procedury, do których dostęp mają uprawnieni pracownicy. Uporządkowana w ten sposób została dokumentacja firmowa. Wszystkie dokumenty zostały podzielone na obszary, aby zapewnić do nich szybki dostęp. Powstało również archiwum umów do którego mają dostęp uprawnieni pracownicy.
Wdrożenie modułu do zarządzania projektami i zadaniami pozwoliło pracownikom na bieżącą informację o zadaniach im przypisanych, możliwe jest także bieżące kontrolowanie ich statusu realizacji.
Wymierne efekty
Wdrożenie systemu BN uporządkowało firmę organizacyjnie. Wdrożenie modułów „Workflow”, „Dokumenty” oraz „Projekty i zadania” pozwoliło zrealizować zamierzone cele. Nastąpiło usprawnienie obsługi dokumentacji i ich kontroli przez dyrektorów poszczególnych oddziałów i dyrektorów poszczególnych pionów. Po uzyskaniu narzędzi wspierających komunikację pomiędzy pracownikami firma zaobserwowała wzrost efektywności oraz skuteczności ich pracy. Nastąpiła automatyzacja wybranych procesów, firma lepiej kontroluje koszty i ma możliwość wykorzystania danych controlingowych do podejmowania lepszych decyzji biznesowych. W najbliższej przyszłości planujemy wdrożenie u klienta rozwiązań Business Intelligence.
„Firma Intar dzięki możliwości definiowania procesów ad hoc traktuje system BN jako elastyczne narzędzie, które z pewnością będzie rozwijać przez kolejne lata”.
