Olimp Labs – jeden z największych producentów odżywek i suplementów diety dla sportowców – rozszerza współpracę z Comarch, uruchamiając aplikację do zarządzania procesami oraz obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie – Comarch DMS. Nowe narzędzie jest odpowiedzialne za obsługę elektronicznego obiegu faktur kosztowych i zakupowych, umów z kontrahentami oraz zgłoszeń i rozliczeń delegacji pracowników.
Firma Olimp od kilkunastu lat korzysta już z systemu do zarządzania procesami w przedsiębiorstwie Comarch ERP XL, który jest odpowiedzialny za kilka obszarów w organizacji. Aplikacja do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów jest z nim w pełni zintegrowana.
Grupa Kapitałowa Olimp Labs obecna jest na rynku suplementów diety od 1990 roku. Przez ponad trzydzieści lat swojej działalności nieustannie inwestowała w rozwój i dziś obsługuje ponad 100 globalnych rynków. Rozwój Ośrodka Badawczo-Rozwojowego – jednego z najbardziej innowacyjnych w Europie i nowe linie produkcyjne pozwalają firmie wyznaczać trendy w zakresie suplementacji i żywienia. W ciągu ostatnich dziesięciu lat firma przeznaczyła ok. 315 mln złotych na inwestycję w nowe technologie.
W związku z dynamicznym rozwojem Olimp Labs, firma generuje i przetwarza dużą ilość dokumentów, związanych z pracami administracyjnymi, w tym sprawami kadrowymi, jak i obsługą klientów oraz współpracą z dostawcami. Firma potrzebowała oprogramowania do uporządkowania przepływu faktur, zamówień, not księgowych i delegacji.
– Środowisko informatyczne w Olimp Labs to ważny elementem dla sprawnego działania całego mechanizmu jakim jest firma. Nasz dział IT odpowiada nie tylko za utrzymanie systemów oraz wsparcie techniczne dla pracowników, ale również za optymalizację i poszukiwanie rozwiązań informatycznych, które przełożą się bezpośrednio na wzrost efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dlatego stale śledzimy rynek rozwiązań IT, testujemy dostępne systemy i rekomendujemy zarządowi oraz kadrze menedżerskiej takie, które powinny zostać uruchomione w firmie. Jednym z nich było narzędzie Comarch DMS – mówi Maciej Drapała, szef działu IT w Olimp Labs.
Dzięki wdrożeniu Comarch DMS procesy obiegu dokumentów zostały usystematyzowane i aktualnie są całkowicie realizowane w formie elektronicznej. Rozwiązanie wspiera pracę osób, które biorą udział w procesie obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Obecnie korzysta z niego 250 pracowników m.in. księgowi, przedstawiciele handlowi, asystenci administracyjni oraz kadra menedżerska. Dostęp do aplikacji DMS jest zapewniony z poziomu modułu desktopowego, przez przeglądarkę internetową a także na urządzeniach mobilnych.
– Do naszej firmy codziennie wpływa dziesiątki dokumentów zarówno od partnerów biznesowych, jak i od samych pracowników. Potrzebowaliśmy rozwiązania informatycznego, które uporządkowałoby procesy związane z ich obiegiem. Uruchomienie platformy DMS znacząco usprawniło zarządzanie w tym obszarze działalności przedsiębiorstwa – mówi Magdalena Wicher, główna księgowa w Olimp Labs.
E-fakturowanie
Skala firmy przekłada się również na wysoką, codzienną liczbę faktur kosztowych i zakupowych. Do obsługi ich obiegu, służą rozwiązania zaszyte w standardowych funkcjonalnościach Comarch DMS. Na pierwszym kroku, przedstawiciel handlowy wprowadza dokument do obiegu, uzupełniając wymagane przez system informacje, a następnie przekazuje go do swojego kierownika regionalnego. Przełożony weryfikuje wprowadzone dane, decydując o przekazaniu dokumentu do kierownika działu lub jego cofnięciu. W przypadku braku zastrzeżeń, faktura przekazywana jest do księgowości i finalnie archiwizowana. Warto podkreślić, że integracja rozwiązań pozwala na utworzenie dokumentu po stronie systemu ERP z pełnym opisem za pomocą jednego przycisku. Całość procesu odbywa się w czytelnych oknach, umożliwiających łatwy podgląd dokumentu i przejście do kolejnego etapu.
– Dokumenty, które wpływają do firmy są archiwizowane w Comarch DMS. Daje to możliwość dostępu do informacji, kto dany dokument wprowadził do obiegu i jakie konkretnie akcje wykonał oraz na jakim etapie aktualnie się znajduje. System wyposażony jest w mechanizm kontroli duplikacji, dzięki czemu wyeliminowane zostały pomyłki związane z kilkukrotnym wprowadzaniem dokumentu – opisuje Magdalena Wicher z Olimp Labs.
Z aptekarską precyzją
Jednym z kanałów sprzedaży produktów Olimp Labs są apteki. Firma podpisuje szereg umów z punktami farmaceutycznymi na sprzedaż suplementów diety i odżywek, a branża farmaceutyczna objęta jest bardzo restrykcyjnymi przepisami prawa krajowego oraz dyrektywami unijnymi. Dlatego na potrzeby firmy Olimp Labs został opracowany moduł do obsługi umów z aptekami, który eliminuje możliwość popełnienia nawet najmniejszej pomyłki i zapewnia terminowość rozliczeń.
– Wcześniej często zdarzało się, że spływała do nas faktura w ramach danej umowy, a my nie mieliśmy dokładnej wiedzy czy taka umowa jest ważna. Generowało to dodatkowe nakłady czasu potrzebne na jej rozliczenie. Teraz w kilku prostych krokach możemy podglądnąć umowę i dołączyć do niej przypisany dokument zakupowy. Obieg umów pozwala również dodawać do systemu te nowo podpisane, również z poziomu przedstawicieli handlowych, monitorować ich przesyłanie czy zmieniać ich wzory za pośrednictwem systemu – tłumaczy Paweł Kozłowski, Dyrektor Sprzedaży Farmacja Olimp Labs.
Olimp Labs korzysta ponadto z aplikacji Comarch DMS w obszarze rejestrowania korespondencji, umów, pism wpływających do sekretariatów czy efektywnego obiegu, pozwalającego na weryfikację nowych klientów.
Biuro w smartfonie
Coraz częściej korzystamy ze swoich smartfonów, aby wykonać rozmaite działania online, które wcześniej wymagały użycia laptopa. Aplikacja Comarch DMS posiada funkcjonalność, która pozwala na kompleksową obsługę obiegu dokumentu właśnie przy użyciu smartfona. Pracownicy Olimp Labs mogą wprowadzać, dekretować oraz akceptować dokumenty również przez aplikacje mobilną. Taka opcja znacznie uprościła i przyśpieszyła procesy decyzyjne oraz usprawniła kwestie związane z księgowaniem faktur i ich płatnościami.
Platforma Comarch DMS usprawniła nie tylko obieg dokumentów, ich elektroniczna forma wyeliminowała błędy popełniane w trakcie ręcznego wprowadzania danych oraz pozwoliła ograniczyć do minimum liczbę wydruków, co przyniosło znaczną redukcję kosztów operacyjnych.
O Olimp Laboratories
Firma Olimp Laboratories sp. z o.o. powstała w 1990 roku. Misja firmy opiera się na idei zapewnienia Klientom lepszego komfortu życia, zdrowia i witalności. Nadrzędnymi priorytetami działania oraz inspiracją do dalszego rozwoju jest najwyższa jakość produktów i przede wszystkim satysfakcja Klienta.
W ciągu 25 lat istnienia, staliśmy się firmą o zasięgu europejskim, osiągając wysoką pozycję na tak wymagających rynkach jak niemiecki, austriacki, szwajcarski, francuski czy skandynawski. Nie byłoby to możliwe bez ciągłego rozwoju własnej bazy naukowej z nowoczesnym zapleczem produkcyjno-laboratoryjnym. Na stałe prowadzona jest współpraca z największymi autorytetami oraz jednostkami naukowo-badawczymi zarówno w kraju, jak i za granicą. Podjęto działania inwestycyjne i merytoryczne w celu uzyskania przez firmę statutu zakładu farmaceutycznego i rozszerzenia produkcji o własne produkty lecznicze.
Oferowane przez Olimp Laboratories produkty skierowane są zarówno do osób dbających o ogólną kondycję zdrowotną, jak również do osób, które chcą wzbogacić swoją dietę o witaminy oraz makro i mikroelementy w szczególności w ramach ich niedoboru w organizmie.
O Comarch ERP
Comarch to firma technologiczna zajmująca się optymalizacją procesów biznesowych od 27? lat. Jednym z oferowanych rozwiązań są systemy klasy Enterprise Resource Planning (ERP). Oferta Comarch ERP to nowoczesne rozwiązania do zarządzania procesami biznesowymi dla mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Uniwersalność i elastyczność produktów pozwala podnieść efektywność organizacji dzięki mobilnym aplikacjom, narzędziom e-commerce, business intelligence oraz możliwości gromadzenia i bezpiecznego przechowywania danych w Chmurze Comarch. Rozwiązania Comarch ERP są stale rozwijane i dostosowywane do zmieniających się modeli biznesowych a także zgodne z trendami Internetu Rzeczy i oraz digitalizacji gospodarki.
Dzięki sukcesywnemu rozwojowi działalności krajowej i zagranicznej dynamicznie rośnie liczba podpisywanych kontraktów oraz realizowanych wdrożeń. Z rozwiązań Comarch ERP korzysta prawie 100 tys. polskich firm, m.in. Gerda, Kreisel, Neonet, Ciech Vitrosilicon, O bag, Tołpa, Krüger&Matz, De Heus, Kupiec i LAKMA oraz reprezentanci innych kluczowych gałęzi rynku.
