Managerowie wybierający system powinni mieć cały czas na uwadze, że dostawcy tak żonglują informacjami i cenami, aby doprowadzić do sprzedaży.
Bardzo często w pierwszych ofertach cenowych pomijają istotne elementy, które mogą podnieść cenę projektu i doprowadzić do odrzucenia systemu. Praktyka pokazuje również, że na etapie negocjacji handlowych dostawcy potrafią przedstawić oferty nawet o 40% niższe, w stosunku do tych analizowanych na etapie shortlisty.
Przedstawiamy poniżej kilka podstawowych informacji, które należy znać rozpoczynając rozmowy z dostawcami.
Warto poznać wskaźnik TCO (Total Cost of Ownership) ERP. Określa on całkowitą sumę nakładów finansowych związanych z pozyskaniem, wdrożeniem, korzystaniem i utrzymywaniem systemu w danym okresie czasu. Wskaźnik ten często zestawiany jest ze wskaźnikiem ROI, co pozwala określić korzyści w stosunku do kosztów.
Cena realizacji projektu obejmuje zatem zakup: licencji, usług wdrożeniowych, szkoleniowych, baz danych. Może obejmować modyfikacje oprogramowania o integrację z innymi rozwiązaniami specjalistycznymi /uzupełniającymi ERP. Ważną składową oferty są usługi maintenance tj. wsparcia technicznego dla systemu i sprzętu (administracja systemu, serwis powdrożeniowy, utrzymanie systemu, aktualizacja oprogramowania, help-desk). Wdrożenie rozwiązania może wiązać się również z zakupem sprzętu.
W ramach jednej sieci dilerskiej dostawcy mogą różnie wyceniać projekt. Ceny otrzymane w odpowiedzi na to samo zapytanie ofertowe mogą różnić się od siebie nawet o 300 %.
Różnice mogą wynikać z:
- Posiadanych kompetencji dostawców np. zatrudnianie etatowych inżynierów z wysokimi kwalifikacjami wdrożeniowymi i bogatym doświadczeniem;
- Realizowanej przez dostawców strategii biznesowej;
- Wsparcia producenta np. udzielania większych rabatów na zakup licencji dostawcom z wyższym statusem partnerskim;
Ten sam dostawca zmienia cenę w zależności od różnych czynników. Oferta wstępna może różnić się od końcowej nawet o 200 % .
Przykładowe powody:
- Niedoprecyzowanie funkcjonalności;
- Niedostatecznie doprecyzowane wymagania co do infrastruktury;
- Brak istotnych elementów składowych oferty;
