Jak poprawić efektywność procesów biznesowych w firmie?

Każda struktura biznesowa opiera swoje działania na procesach. Dokumenty należy przynieść, faktury opłacić, a produkty zapakować i wysłać. Wszystkie działania podejmowane przez przedsiębiorstwo wpływają pośrednio na jego kondycję, dlatego też warto jest zadbać o swoją organizację od fundamentów.

Wiele firm zastanawia się jak usprawnić realizację procesów biznesowych. Dlatego też postanowiliśmy zebrać najważniejsze informacje oraz błędy najczęściej popełniane przez przedsiębiorstwa. Pokrótce przybliżymy wam dlaczego warto jest usprawnić działania biznesowe, jak zautomatyzować przepływ pracy, a także jak poprawić efektywność procesów biznesowych w firmie.

Dlaczego warto usprawniać procesy biznesowe? 

Ziarnko do ziarnka i zbierze się miarka. Stare przysłowie ma tutaj wyraźne zastosowanie. Usprawnienie jednego procesu w krótkim czasie może nie być znaczącą zmianą, jednak w długiej perspektywie czasowej może przełożyć się na niebagatelne efekty. Dotyczy to zarówno ograniczenia kosztów procesu, jak i czasu, który zajmuje.

Często usprawnianie procesów biznesowych oznacza ich standaryzację. Oznacza to korzyści zarówno dla klientów, pracowników, jak i menadżerów. Cała firma jest wtedy bardziej stabilna, produkty ujednolicone, a nasi ludzie wiedzą dokładnie to, co muszą robić. Liczne błędy ludzkie są dzięki temu ominięte, a kadra bardziej zadowolona z pracy.

Dodatkowa korzyść wynikać może z usprawnienia danych pod postacią digitalizacji, która pomaga magazynować oraz przetwarzać informacje w sposób bezpieczny, a także łatwo dostępny z każdego miejsca o każdej godzinie.

Usprawnienie realizacji procesów biznesowych w firmie można przeprowadzić na kilka sposobów: 

• Wdrożenie systemu ERP/Workflow
• Automatyzacja procesów
• Wprowadzenie elektronicznego archiwum
• Polepszenie komunikacji
• Ograniczenie przestojów czasowych, m.in. poprzez wprowadzenie narzędzi typu OCR, czy podpis elektroniczny
• Zaprojektowanie procesów oraz przekazywania wiedzy na ich temat, w ten sposób, by każdy pracownik (nawet świeżo zatrudniony) wiedział, co należy zrobić i w jaki sposób

Jak usprawnić realizację procesów biznesowych w firmie? 

Kluczowe dla optymalizacji procesów biznesowych jest wykorzystanie potęgi systemów ECM (https://archman.pl/workflow-czym-jest-i-dlaczego-warto-go-stosowac/). Przeniesienie zarówno większości danych i dokumentów, jak i samych procesów jest pierwszym krokiem do efektywnie działającego przedsiębiorstwa. W internecie można znaleźć wiele poradników opisujących zarządzanie procesem. Pisaliśmy o tym temacie m.in. w artykule Jak przebiega wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?

Posiadając system informatyczny zaprojektowany specjalnie dla twojej firmy, łatwiej jest wprowadzać zmiany i komunikować je swojemu zespołowi. Właściwa wymiana informacji oraz ich zrozumienie przez personel może znacznie przyczynić się do ograniczenia błędów popełnianych z niewiedzy. Każdy pracownik powinien wiedzieć dokładnie jakie zadania do niego należą oraz w jaki sposób je wykonać. Zaleca się tworzenie zbiorów informacji o procedurach przeprowadzanych w firmie, tak by zawsze pracownicy mieli do niego dostęp. Umożliwia to łatwą wymianę wiedzy, szczególnie pomocną dla nowego personelu.

Niską efektywność w procesach firmy mogą wywoływać przestoje czasowe. Te spowodowane mogą być przez wykorzystanie niewłaściwych narzędzi, czy ponownie problemy komunikacyjne. Ważne jest żeby zapewnić naszej kadrze odpowiednie środki, by mogli oni pracować bez męczenia się z czymś, co można byłoby łatwo naprawić wykorzystując odpowiednie narzędzia. Przykładam w pracy na dokumentach może być system OCR, który zbiera automatycznie dane z naszych pism zamiast czekać aż pracownik przepisze je ręcznie. Podobnie podpis elektroniczny jest znacznym ułatwieniem, które również może oszczędzić nam wiele cennych minut każdego dnia.

Przestoje te również mogą być ograniczone poprzez umożliwienie pracy o dowolnej porze, z dowolnego miejsca dla pracowników. Nie każda firma może działać w tym modelu biznesowym, lecz wiele przedsiębiorstw stacjonujących w biurach mogłoby skorzystać na tej zmianie. Najczęściej wymaga ona jednak wdrożenia elektronicznego archiwum, w którym przechowywane byłyby wszystkie dokumenty oraz informacje, które w innym przypadku zalegałyby w dawno zamkniętym gabinecie.

Jak zautomatyzować przepływ pracy?

Automatyzacja przepływu pracy jest zadaniem nie tylko dużym, ale i posiadającym znaczny wpływ na całokształt firmy. Warto więc przemyśleć tą decyzję i umiejętnie ją rozplanować, opierając się na analizie i pomiarze przeprowadzanych procesów. Nie wszystkie działania wymagać będę pełnego zautomatyzowania. Musimy wybrać, które z nich zostaną przekazane maszynie częściowo, a które wcale.

Następnym krokiem jest utworzenie strategii automatyzacji i procesu wdrożenia w taki sposób, by zadania zostały sprawiedliwie oraz efektywnie podzielone pomiędzy działami operacyjnymi, a działem IT. Jeżeli obecnie nasi pracownicy w wybranej gałęzi, skarżą się na natłok zadań, może to być dobry moment by skupić się na oddelegowaniu części ich obowiązków, bądź ich automatyzacji. Strategia automatyzacji obejmuje również przygotowanie wybranych czynników, na podstawie których będziemy mierzyć efekty wprowadzonych zmian.

Sam proces implementacji platformy do automatyzacji powinien polegać na digitalizacji stopniowo coraz bardziej skomplikowanych obiegów. Metoda ta sprawdza się w praktyce dużo lepiej, niż podczas jednoczesnego przenoszenia jak największej ilości zadań naraz. Wiąże się ona jednak z wydłużonym czasem wdrożenia, który może wynosić od kilku tygodni do około roku, ciągłego przenoszenia oraz usprawnień procesów.

Zagadnienie, jak zautomatyzować przepływ pracy, opisany został w tym rozdziale w dużym uproszczeniu. Więcej na ten temat opisaliśmy w artykule.

Podsumowanie

Czy warto jest usprawniać procesy biznesowe? Odpowiedź jest oczywista. Dzięki temu nasza firma może zyskać na wiele różnych sposobów. Po pierwsze obniżając koszty i czas swoich działań. Popełnianych jest mniej błędów, a ryzyko utraty danych jest znacznie mniejsze dzięki digitalizacji informacji. Łatwiej jest też do nich dotrzeć o każdej porze, bez obowiązku chodzenia do biura. Wszystko to składa się na standaryzację procesów, więc i samego produktu. Dzięki temu pracownicy wiedzą co mają robić, często nie musząc poświęcać czasu na monotonne, powtarzalne zadania, które przekazane są maszynie, co również wpływa na ich zadowolenie.

Usprawnienie realizacji procesów biznesowych w firmie można przeprowadzić na kilka sposobów: 

• Wdrożenie systemu ERP/Workflow
• Automatyzacja procesów
• Wprowadzenie elektronicznego archiwum
• Polepszenie komunikacji
• Ograniczenie przestojów czasowych, m.in. poprzez wprowadzenie narzędzi typu OCR, czy podpis elektroniczny
• Zaprojektowanie procesów oraz przekazywania wiedzy na ich temat, w ten sposób, by każdy pracownik (nawet świeżo zatrudniony) wiedział, co należy zrobić i w jaki sposób

Automatyzacja natomiast powinna oparta być na dokładnej analizie obecnych procesów firmy. Dopiero wtedy jesteśmy w stanie stworzyć jasną strategię automatyzacji przedsiębiorstwa, która efektywnie wesprze pracę poszczególnych osób i całych działów. Wdrożenie, mimo że samo w sobie jest długim procesem, powinno opierać się na wprowadzaniu stopniowo trudniejszych obiegów.