Jednym z najważniejszych elementów czynników sukcesu jest dostęp do właściwych informacji. W obecnych czasach zbieramy coraz więcej danych, co wcale nie oznacza, że mamy łatwiejszy dostęp do informacji. Przykładem jest poczta elektroniczna. Dostajemy coraz więcej maili i coraz trudniej znaleźć w nich właściwe informacje. Żeby przetworzyć dane w przydatną informację, musimy nadać im odpowiednią strukturę i mieć właściwe narzędzia do ich analizy.
Cykl podejmowania decyzji składa się ze zbierania danych i ich analizy. Dopiero na tej podstawie jesteśmy w stanie podejmować decyzje lub zadawać kolejne pytania, co może się wiązać z koniecznością zbierania innych danych.
Wiele danych potrzebnych do analiz biznesowych znajduje się w systemach już wykorzystywanych w firmie, np. ERP, CRM itp. Natomiast wiele danych znajduje się w nieustrukturyzowanych danych, np. w e-mail. W wielu wypadkach chcemy zbierać dodatkowe dane, a modyfikacje niektórych systemów (np. ERP) mogą być trudne lub kosztowne. Dodatkowe systemy ERP nie są w stanie obsłużyć wszystkich procesów biznesowych. W tym celu zwykle bardziej opłacalne jest wdrożenie systemu workflow, czyli systemu obiegu dokumentów. Przy czym nazwa workflow jest bardziej adekwatna, gdyż zbierane dane nie muszą mieć postaci dokumentów.
W momencie, gdy już zbieramy odpowiednie dane, potrzebujemy narzędzi do ich analizy, czyli narzędzi typu Business Intelligence. Możemy w tym celu wykorzystać funkcjonalności wbudowane w workflow czy też skorzystać z dedykowanych narzędzi do wizualizacji.
Wyzwania zbierania i analizy danych
Brak odpowiednich narzędzi do zbierania danych wiąże się z następującymi problemami:
- Długi czas uzyskania dostępu do właściwej informacji, np. trudność znalezienia właściwego dokumentu,
- Brak możliwości robienia automatycznych zestawień. Stworzenie raportu może się wiązać z ręcznych zbieraniem danych, np. wyszukiwanie plików Excel z kilku źródeł i ich łączenie,
- Łączenie danych z wielu systemów wiąże się z dużą pracochłonnością,
- Brak możliwości wykrywania nietypowych sytuacji i anomalii w danych,
- Zebrane informacje mogą być błędne lub niepełne,
- Danych jest dużo i nie można ich przeanalizować „ręcznie” i wyciągnąć właściwych wniosków.
O skutkach błędnych decyzji nie trzeba nikogo przekonywać, gdyż mogą mieć one bardzo negatywne skutki finansowe, a w skrajnych przypadkach zagrozić istnieniu firmy. Może to wynikać, np. z naliczenia kar za opóźnienia, błędnego naliczenia podatków, zatrudnienia lub zwolnienia niewłaściwych ludzi czy też nietrafionych inwestycji.
Jak zbierać dane?
Aby zbierać dane takie, jakie w określonej chwili są nam potrzebne, należy mieć odpowiednie narzędzia informatyczne. Najlepszym narzędziem do tego celu może być system workflow, który pozwala zautomatyzować obsługę procesów biznesowych i zbierać informacje na każdym etapie takiego procesu od ludzi bezpośrednio w proces zaangażowanych. Przy czym bardzo ważne jest przekazanie kontroli nad procesami osobom z biznesu. Chodzi o możliwość uruchamiania nowych procesów i modyfikacji istniejących bez konieczności angażowania działu IT. W przeciwnym razie nowe procesy nie będą objęte takim systemem, gdyż czas wdrożenia nowego procesu będzie zbyt długi a koszt zbyt wysoki.
Dobre narzędzie do zbierania danych i automatyzacji procesów powinno dawać następujące możliwości:
- Szybkie wdrożenie,
- Definiowanie nowych procesów przez użytkowników biznesowych,
- Łatwe definiowanie metadanych zbieranych w procesie,
- Modyfikacja ścieżek obiegu informacji,
- wprowadzanie wyjątków w obiegu informacji w ramach określonych uprawnień,
- Śledzenie czasu obiegu informacji i wykrywania „wąskich gardeł”,
- Wykrywanie sytuacji nietypowych i ostrzeganiu użytkownika,
- Definiowanie reguł walidacji danych,
- Integracja z innymi systemami (przy wsparciu IT),
- Szybki podgląd rzeczywistych przebiegów procesów na podstawie zebranych danych.
Jak analizować dane?
Gdy już zbieramy dane, możemy przejść do ich analizy. Kluczowa jest tutaj możliwość szybkiego definiowania różnego rodzaju zestawień i raportów. System workflow powinien mieć narzędzia, które to umożliwią. Raporty powinny zarówno umożliwiać analizę przebiegu samych procesów, jak również analizę zebranych danych.
Bardzo pożądana jest możliwość definiowania dashboardów, które prezentują jednocześnie wiele rodzajów danych, w tym pochodzących z danych zewnętrznych. Dzięki temu osoba analizująca dane może jednych spojrzeniem zorientować się w danych.
Dedykowane systemy Business Intelligence
W niektórych wypadkach może się okazać, że chcemy jednak skorzystać ze specjalizowanych narzędzi, np. Tableau. Może to wynikać np. z potrzeby bardziej zaawansowanego drążenia danych, wykrywania trendów, tworzenia modeli matematycznych czy prowadzenia analiz predykcyjnych. Możemy też chcieć po prostu tworzyć bardziej zaawansowane dashboardy. W takim przypadku bardzo ważny jest łatwy dostęp do danych zebranych w systemie workflow, np. z poziomu zapytań SQL.
Wnioski
W ramach podsumowania warto zauważyć, że zbieranie i analiza danych jest kluczowa w kontekście nie tylko bieżącego funkcjonowania, ale również rozwoju i zdobywania przewagi konkurencyjnej. Skutki błędnych decyzji mogą być bardzo dotkliwe. Zastosowanie właściwych narzędzi zarówno do zbierania i analizy danych jest bardzo ważne, a wstrzymywanie się z wdrożeniem takich narzędzi lub wybór niewłaściwego narzędzia zwiększa ryzyko biznesowe oraz ogranicza możliwości rozwoju firmy.
Dowiedz się więcej: https://www.amodit.pl
Sprawdź wszystkie możliwości, jakie daje system i uruchom demo: https://register.amodit.com
