Czym jest idea paperless?
Pierwsza wzmianka o idei paperless pojawiła się już w 1975 roku. Był to slogan wymyślony w jednej z redakcji opisujący biuro przyszłości. Przyszłość stała się teraźniejszością i idea paperless powoli staje się koniecznością dla większości firm. Zamysł paperless polega na wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów i znaczącą redukcję (lub całkowite wyeliminowanie) obiegu papierowych dokumentów w firmie. Dzięki temu możliwe jest efektywne zarządzanie zespołami oraz przepływem informacji w firmie. Redukowany jest czas poświęcony na cyfryzację dokumentów oraz ich archiwizację. Takie podejście jest szczególnie ważne w zdalnym trybie pracy, kiedy to wymagany jest dostęp do cyfrowych zasobów przedsiębiorstwa. Dzięki stosowaniu się do zasad paperless ten proces realizowany jest automatycznie. Ponadto pojawia się możliwość śledzenia zmian w dokumentach i utrzymywany jest zawsze dostęp do najnowszej wersji dokumentu. Wdrożenie paperless obejmuje wszystkie działy w firmie, w tym również obszar produkcji. Działem, w którym korzysta się z wielu formularzy i dokumentów jest dział kontroli jakości. Systemami wspierającymi procesy jakościowe w firmie są systemy klasy QMS, które jednocześnie wpisują się w ideę paperless.
Systemy QMS
Quality Management System mogą być rozumiane w dwojako. Z jednej strony może to być zestaw skoordynowanych działań mających na celu poprawę jakości w przedsiębiorstwie, np. przez procedury, opisy procesów, warsztaty oraz szkolenia. Z drugiej strony mogą być dedykowane systemy informatyczne wspierające działania jakościowe w przedsiębiorstwie. Z racji tego, że jesteśmy producentem oprogramowania dla przemysłu w poniższym artykule skupimy się na aplikacjach wspierających dział kontroli jakości. Zadaniem postawiony przed systemami klasy QMS jest elektroniczne monitorowanie i dokumentowanie procesów jakościowych. Nadrzędnym celem jest wyłapywanie niezgodności i skrócenie czasu reakcji na ich występowanie w efekcie czego Klienci otrzymują wysokojakościowe wyroby. System monitoruje najważniejsze wskaźniki jakościowe oraz wspiera operatorów na stanowiskach produkcyjnych w wypełnianiu cyklicznych formularzy jakościowych lub tzw. „czerwonych kart”, które stanowią opis nieprawidłowości jakościowej. Następnie dokumenty przekazywane są do weryfikacji przez pracowników działu jakości i na ich podstawie tworzone są raporty, zestawienia i koordynowane są działania optymalizacyjne.
Jak systemy klasy QMS wspierają ideę paperless?
Systemy klasy QMS mają wpływ na wiele istotnych procesów wewnątrz przedsiębiorstwa. Te rozwiązania przyczyniają się również do redukcji ilości czasochłonnych procesów biznesowych, a w szczególności tych które cechują się niską automatyzacją. Tworzenie cyfrowych odpowiedników dla dokumentacji, powoduje łatwiejszą ich archiwizację oraz przetwarzanie. Istnieje wiele możliwości udostępniania zasobów cyfrowych wewnątrz przedsiębiorstwa przez co skraca się czas dostępu do tych dokumentów. Zredukowane jest również ryzyko uszkodzenia lub zgubienia dokumentów, ponieważ w systemie tworzonych może być wiele kopii oraz back up’ów, co w przypadku papierowych dokumentów było praktycznie możliwe. Ponadto skraca się czas dostarczenia dokumentów do odpowiednich osób, co w przypadku kontroli jakości ma kluczowe znaczenie. Dzięki temu pracownicy działu szybciej i skutecznej reagują na wszystkie nieprawidłowości w procesie produkcyjnym i nie muszą czekać z reakcją na przekazanie dokumentów np. w formie dziennych raportów podsumowujących. Systemy QMS poprzez cyfryzację przyczyniają się również do wzrostu dokładności i kompletności informacji zawieranych w dokumentach jakościowych. Integracja z urządzeniami peryferyjnymi takimi jak wagi, drukarki, etykieciarki pozwala na automatyczne wypełnianie niektórych pozycji w dokumentach. Ponadto system może wymagać od użytkownika uzupełnienia wszystkich wymaganych pól, w przeciwnym razie nie pozwoli na zamknięcie i zapisanie dokumentu.
Korzyści z wdrożenia QMS i paperless w dziale kontroli jakości
Wszystkie działania naprawcze i optymalizacyjne muszą opierać się na rzetelnych danych. Dzięki wykorzystaniu systemów klasy QMS pracownicy działu kontroli jakości są odbiorcami pełnych i precyzyjnych informacji pochodzących z obszaru produkcji. Czas poświęcony na obrobienie danych i przygotowanie z nich raportów jest znacząco zredukowany. Usprawniona zostaje komunikacja pomiędzy działami i skracany jest czas reakcji na występujące niepożądane zdarzenia. Dodatkowo następuje odchudzenie procesów jakościowych ze zbędnych czynności, często związanych również z redukcja zużycia papieru. Procesy jednocześnie są automatyzowane, a to wymaga ich formalizacji przez co sposób działania w obszarze kontroli jakości staje bardziej ustrukturyzowany i prostszy w zarządzaniu. Korzyści z wdrożenia idei paperless może mieć też wpływ na wiele innych obszarów działalności firmy. Zredukowane mogą zostać koszty biznesowe związane z prowadzeniem działalności poprzez oszczędność czasu pracy pracowników, redukcję wyprodukowanych odpadów, mniejsze koszty segregacji, zminimalizowanie przestrzeni do przechowywania dokumentów, a także mniejsze zużycie drukarek oraz papieru. Przekłada się to również na tworzenie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, które dba o ochronę środowiska.
Oczywiście są procesy i dokumenty, w których ze względów prawnych nie można całkowicie wyeliminować papierowych wersji. Popularne jest podejście hybrydowe, które pozwala na zaspokojenie potrzeb kliku stron. Z jednej strony zredukowana jest liczba dokumentów, a z drugiej zachowana jest pewność i przestrzeganie standardów zgodności oraz zminimalizowane ryzyko wycieku wrażliwych informacji.
