Na przełomie lat realizując już kilkaset projektów konsultingowych, nasi konsultanci nagminnie natrafiają w przedsiębiorstwach na procesy w pełni powtarzalne, a które nie są ani zoptymalizowane, ani zautomatyzowane. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw MŚP, ale także tych sektora dużego i korporacyjnego, co wręcz w tych przypadkach jest bardziej bolące z uwagi na skalę tych procesów i ilość osób zaangażowanych w ich obsługę. Co gorsza niejednokrotnie ich realizacją zajmuje się kadra o wykształceniu i ambicjach, które nijak mają się do czynności wykonywanych w ramach tego typu procesów. Uważam, że jest to duży problem organizacyjny ponieważ poza ograniczeniami rozwojowymi samego przedsiębiorstwa, ograniczoną ergonomią pracy, marnotrawstwem czasu, a co za tym idzie także pieniędzy, spada satysfakcja zawodowa co najmniej u części z tych pracowników. Z jednej strony rozmawiając z managementem zarządzającym klienta słyszymy, że firmie zależy by współpracować z kadrą wykształconą, rozwojową, ambitną i zaangażowaną, a z drugiej strony tę samą kadrę zmusza niejednokrotnie do prozaicznych czynności ograniczających się do „przeklikiwania” się między oknami aplikacji i przepisywania danych z jednego okna do drugiego. Osoby ambitne i poszukujące możliwości rozwoju swojej kariery zawodowej nie odnajdują się w takim środowisku pracy. Jednocześnie trzeba wyraźnie zaznaczyć, iż tego typu czynności są monotonne, a pracownicy w nich uczestniczący szybko tracą mobilizację oraz skupienie co prowadzi do zatrzymania ich kreatywności i obniżenia satysfakcji zawodowej. Poza aspektem relacyjnym między pracodawcą a pracownikiem należy także zwrócić uwagę, że tego typu czynności obarczone są z w/w powodów dużym ryzykiem błędu natury ludzkiej.
RPA (Robotic Process Automation) to odpowiedź na tego typu business case. Geneza tego typu rozwiązań wywodzi się z opracowania prostych makr, a później automatyzacji testów programistycznych. To przyniosło bardzo szybkie efekty biznesowe jak znaczące skrócenie czasu wykonania testów, zmniejszenie nakładów pracy oraz minimalizacja ewentualnych błędów ludzkich.
Na co dzień otaczamy się nowoczesną technologią, w życiu prywatnym korzystamy z robotów, które chociażby pomagają nam w porządkach domowych. Coraz częściej korzystamy z funkcji tzw. „smart”, chętnie rezygnując z wykonywania czynności nie wymagających specjalnych umiejętności, a jednocześnie monotonnych. W biznesie myślę, że jesteśmy ciągle jeszcze nieco bardziej powściągliwi w tego typu technologie, choć wyraźnie się to zmienia – na szczęście.
Niejednokrotnie podczas audytu w przedsiębiorstwie i dyskusji o jakimś „ułomnym” procesie słyszeliśmy – „zatrudnię dwóch studentów, dorobią sobie, wzbogacą CV i niewielkim kosztem zajmą się tym procesem”. No tak w końcu po krótkim wytłumaczeniu, które dane skąd należy odczytać i gdzie wprowadzić pewnie każdy sobie poradzi. Dziś jednak rynek pracy się zmienia i także oczekiwania potencjalnych pracowników względem stanowiska i pracodawcy. No i najważniejsze… rynek IT się zmienia, dając przedsiębiorstwom kolejne technologie, rozwiązania IT pozwalające na zwiększanie swojej konkurencyjności.
Zatem w jakich obszarach sprawdzają się rozwiązania RPA?” Wszędzie tam gdzie występują żmudne czynności, które nie wymagają myślenia, a są operacjami systematycznie powtarzalnymi. W takich przypadkach robot wyręczy człowieka, a organizacja uzyska bardzo szybkie ROI z projektu. Przykładów może być oczywiście całe mnóstwo i myślę, że Państwo nie będą mieli trudności w znalezieniu w swoich organizacjach takich obszarów. Ja pozwolę sobie przytoczyć kilka przykładów procesów i klientów, z którymi prowadzimy tego typu projekty.
Przedsiębiorstwo handlowo-dystrybucyjne o rozproszonej strukturze i kilkutysięcznym zatrudnieniem, a jednocześnei o mocno rozbudowanej architekturze IT – wiele różnych aplikacji mniej lub bardziej ze sobą powiązanych. Firma na przestrzeni ostatnich lat się ciągle rozwijała i planuje dalszy swój rozwój, otwiera kolejne biura i magazyny. Tym samym liczba zatrudnionych co ważne w różnych modelach i warunkach stale rośnie. W zakresie ERP w organizacji funkcjonuje SAP, zaś dział kadrowo-płacowy pracuje przede wszystkim na dwóch rozwiązaniach. Jest to system kadrowo-płacowy, który nie został zintegrowany z SAP oraz środowisko do pracy grupowej IBM Notes, w którym inicjowany jest proces zgłaszania wszelkiej absencji i delegacji. Zagadnieniem problematycznym jest przepływ danych między systemami, co powoduje konieczność zaangażowania dwóch osób z działu kadrowo-płacowego do bardzo prostych, ale czasochłonnych czynności. Polegają one bowiem na zalogowaniu się do aplikacji IBM Notes, wydrukowanie raportu nowymi zgłoszeniami absencji i delegacji, a następnie ich przepisanie do systemu HR/HCM oraz arkusza Excel służącego do analiz dostępnej obsady z podziałem na magazyny, brygady. Ponadto z uwagi na przyzwyczajenia managera działu wypełniane są imienne drukowane karty. Przy tej ilości pracowników i specyfice biznesu kadrowa odpowiedzialna za te czynności dziennie obsługuje tego typu czynności dotyczące 100-200 pracowników. Raz jeszcze zaznaczmy, że loguje się do pierwszego systemu, drukuje raport, manualnie go weryfikuje i przepisuje dane do systemu HR/HCM oraz zaznacza na karcie drukowanej co podwaja ilość czynności i cały poziom skomplikowania procesu. Czas realizacji procesu? Hmm pytanie, na które trudno odpowiedzieć bo pojawia się pytanie pomocnicze – w godzinach pracy, czy po jej zakończeniu? Tą czynność oczywiście można „oddać” robotowi, który notabene coraz częściej staje się alternatywą dla integracji systemów ze sobą. Czynność uzupełniania drukowanych kart to rzecz jasna zagadnienie do przemodelowania organizacyjnego.
Inny przykład to klient z sektora produkcji FMCG i konieczność wykonywania powtarzalnych raportów w oparciu o dane z procesu produkcyjnego i zakupowego. Raporty te były tworzone na potrzeby własne, ale także zewnętrzne. Metodologia jednak ich opracowywania wyglądała dosyć podobnie i opierała się zawsze na korelowaniu ze sobą kilku różnych danych przepisując je z różnych, ale zawsze tych samych źródeł. Finalnie były one opracowywane na dedykowanych wewnętrznych formatkach lub zewnętrznej platformie, do której pracownik musiał się zalogować i „przeklikać” się poprzez poszczególne jej obiekty, jednak to nie stanowi wyzwanie dla narzędzi RPA , gdyż te z powodzeniem możemy zaprogramować tak by logowały się również do zewnętrznych aplikacji. Proces ten pochłaniał kilka dni roboczych w miesiącu pracownika działu, zaś narzędzie RPA tego typu czynności wykonuje w godzinach nocnych co staje się zupełnie niezauważalne dla managementu przedsiębiorstwa. Konkretne oszczędności można zobaczyć już praktycznie po kilku miesiącach od wdrożenia.
Jeszcze innym przykładem było przedsiębiorstwo produkcyjne charakteryzujące się złożonym i wielowariantowym BOM. Wolumen produkcyjny to kilka tysięcy sztuk wyrobu gotowego na każdym z 3 zakładów produkcyjnych. Z uwagi na specyfikę wyrobu i branży technologia powstaje w dedykowanym systemie projektowo-konstrukcyjnym i po opracowaniu pracownik klienta eksportuje pliki z aplikacji, po czym przenosi je ustalone foldery na serwerze skąd po dokonaniu dodatkowych operacji w systemie produkcyjnym są one do niego importowane. W efekcie opracowana zostaje technologia w systemie produkcyjnym, BOM, routing, a na terminalach produkcyjnych dostępne są rysunki techniczne. Z uwagi na zasoby kadrowe w dziale, ważność danych w tymże procesie i obawy przed ewentualnymi błędami ludzkimi, a także zaburzeniami terminowości, proces obsługiwał głównie manager działu. To powoduje, iż pochłania on dziennie wiele godzin jego pracy, które mógłby, a nawet powinien poświęcić na inne zagadnienia związane z zarządzaniem komórką i rozwiązywaniem bieżących problemów, wyzwań. Opracowany model RPA w zupełności odciążył managera od tegoż procesu, robot przejął tę żmudną pracę przy czym skracając jednocześnie czas samej obsługi procesu.
Częstym, a nawet chyba najczęstszym obszarem biznesowym gdzie RPA znajduje swoje zastosowanie, a jednocześnie z drugiej strony występuje najwięcej procesów podlegających automatyzacji i robotyzacji to działy finansowo-księgowe, rozliczenia, kontroling i raportowanie. Pomysły i potrzeby są różne, jednak w tych obszarach najczęściej rozpoczynamy poszukiwać pomysłów na robotyzację. To chyba ciągle bynajmniej w przemyśle największe pole do popisu i szybkiego ROI dla rozwiązań RPA. Innymi popularnymi obszarami jest obsługa klienta, marketing czy rzeczone kadry i płace.
Wojciech Ziaja
Consulting Services Director
BPC GROUP POLAND Sp. z o.o.
BPC GROUP POLAND świadczy usługi doradcze dla przedsiębiorstw rozważających inwestycje w technologie informatyczne. Do tej pory BPC przedstawiła ponad 2000 rekomendacji dla polskich przedsiębiorstw z sektora MSP, które były w trakcie selekcji rozwiązań IT. Metodologia tworzenia rekomendacji wykorzystuje autorskie techniki penetracji rynku, oparte na wieloletnim doświadczeniu w zakresie wdrażania rozwiązań IT na polskim rynku. Konsultanci wspierają przedsiębiorstwa na każdym etapie wyboru rozwiązania informatycznego, począwszy od analizy procesów biznesowych, poprzez opracowanie zapytania ofertowego, prezentację systemów, aż po negocjacje warunków umowy. W szkoleniach, webinariach i konferencjach tematycznych organizowanych przez BPC GROUP POLAND uczestniczy kilkaset przedsiębiorstw rocznie. Wiele przedsięwzięć objętych jest Patronatami Honorowymi Ambasad, opiniotwórczych stowarzyszeń i organizacji, dzięki czemu wydarzenia mają większą rangę.
