Dostawcy IT działający na polskim rynku mają różne podejście do tematu analizy procesów biznesowych. Niektórzy twierdzą, iż jest to dokument niezbędny do prawidłowego wdrożenia systemu. Są jednak tacy dostawcy rozwiązań IT, którzy najchętniej zapomnieliby o jej istnieniu. Dlaczego? Być może dlatego, że ich system nie zrealizuje wszystkich procesów biznesowych kluczowych dla przedsiębiorstwa, a być może dlatego, że nie opłaca im się dostosowywać rozwiązania do potrzeb klienta.
Czym zatem jest analiza procesów biznesowych i dlaczego tak ważne jest, by stanowiła ona podstawę dla wszystkich dalszych kroków w procesie wdrażania systemu?
Analiza procesów biznesowych to nic innego, jak określenie poszczególnych działań wykonywanych przez pracowników w obszarach objętych projektem wdrożeniowym, najlepiej z podziałem na te realizowane ręcznie, zautomatyzowane lub już wsparte przez system.
{{ #special_banner }}
Takiej analizy najczęściej dokonuje się poprzez mapowanie, czyli zbiór wszystkich procesów na diagramie. Podstawą do stworzenia diagramu jest określenie wkładu (inputs) i rezultatu (outputs).
Na co zwracać uwagę:
1. Analiza powinna być przeprowadzana przez osoby z zewnątrz, które mają neutralny stosunek do poszczególnych stanowisk i pracowników oraz nie są zaangażowane w wewnętrzne konflikty, dzięki czemu żaden z procesów nie będzie pomijany lub faworyzowany.
2. Analiza procesów biznesowych wymaga także sporego zaangażowania od kadry wewnętrznej, która powinna być do dyspozycji analityków i skrupulatnie odpowiadać na zadawane pytania.
3. Podczas analizy należy przede wszystkim skupić się na korowych procesach, które przynoszą zyski przedsiębiorstwu, a dopiero w drugiej kolejności na kwestiach pobocznych.
Po tym etapie powinna nastąpić analiza przedwdrożeniowa, w której na pierwszym miejscu stawiamy narzędzie informatyczne, mające usprawnić opisane procesy biznesowe. Wcześniej kwestie IT nie muszą być w ogóle brane pod uwagę.
W najprostszym ujęciu, analiza przedwdrożeniowa powinna odpowiedzieć na pytanie w jaki sposób system może usprawnić drogę pomiędzy wkładem, a rezultatem (ustalonymi podczas analizy procesów biznesowych), co w następstwie zwiększy efektywność całego przedsiębiorstwa.
Co powinno składać się na analizę przedwdrożeniową:
- Analiza procesów biznesowych i sposobu ich realizacji,
- Określenie zakresu funkcjonalnego i organizacyjnego objętego projektem,
- Opis wymagań funkcjonalnych w ramach analizowanych procesów biznesowych,
- Sposób realizacji wymagań funkcjonalnych,
- Wymierne korzyści z wdrożenia,
- Harmonogram prac wdrożeniowych,
- Koszt projektu, najlepiej z uwzględnieniem kilku wariantów wymagań funkcjonalnych i ilości licencji.
