W jaki sposób przedsiębiorstwa powinny przygotować się do wdrożenia systemu klasy BI?
Wdrożenie systemu klasy Business Intelligence to niewątpliwie zmiana technologiczna, ale przede wszystkim rewolucja biznesowo-organizacyjna. Z jakimi wyzwaniami wiąże się takie przedsięwzięcie? Jakie fazy składają się na kompleksowy proces wdrożenia?
Korzyści płynące z wdrożenia w przedsiębiorstwie systemu klasy BI
Wdrożenie w organizacji systemu klasy Business Intelligence to stosunkowo kosztowne i czasochłonne przedsięwzięcie, jednakże niosące za sobą wymierne korzyści. Mowa przede wszystkim o łatwym i szybkim dostępie do przejrzystych i spójnych informacji na temat bieżącej kondycji przedsiębiorstwa. Nie bez znaczenia jest również demokratyzacja dostępu do istotnych z punktu widzenia biznesu danych, co w konsekwencji prowadzi do decentralizacji zarządzania.
Od czego zacząć?
Sukces wdrożenia uzależniony jest od właściwego planowania, stąd też punkt wyjścia stanowić powinna gruntowna analiza potrzeb biznesowych. Dopiero po ich dokładnym zbadaniu istnieje możliwość wyboru optymalnego rozwiązania klasy BI oraz przejścia do kolejnego etapu – tworzenia hurtowni danych. Etap ten wiąże się z ich standaryzacją i czyszczeniem, a w dalszej kolejności z automatyzacją pracy hurtowni. Pomyślne zakończenie tej fazy wdrożenia stanowi początek pracy nad wzorcami i szablonami raportów, które będą następnie trafiać do osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary działalności. Finalny etap wdrożenia obejmuje testy oraz szkolenia przyszłych użytkowników i administratorów systemu.
Ryzyka i wyzwania związane z wdrożeniem
Niewątpliwie największym ryzykiem związanym z wdrożeniem systemu klasy BI w organizacji jest ryzyko błędnego określenia celów. Brak gruntownej analizy biznesowej to gwarancja niepowodzenia całego przedsięwzięcia. Częstym błędem jest ponadto niewłaściwe oszacowanie kosztów, co skutkuje nierzadko rezygnacją z wdrożenia nowego rozwiązania w całej organizacji i koncentracją na jednym bądź kilku obszarach biznesowych (np. sprzedaży bądź controllingu). Etapowe wdrażanie rozwiązań BI w organizacji to niezwykle często wykorzystywana strategia, jednak rodząca wyzwania w zakresie późniejszej integracji.
Kluczem do sukcesu jest bezsprzecznie gotowość osób decyzyjnych w firmie do zmiany obecnej kultury organizacyjnej w zakresie dostępu do informacji oraz przygotowanie na planowane zmiany pracowników, którzy podobnie jak kierownictwo powinni być w pełni świadomi korzyści wynikających z wdrożenia rozwiązań BI w organizacji.
