W dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości, firmy muszą stale dostosowywać się do nowych wyzwań i trendów. Jednym z kluczowych czynników sukcesu jest posiadanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych, które umożliwiają efektywną pracę i podejmowanie świadomych decyzji biznesowych. W odpowiedzi na te potrzeby, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie systemów ERP, takich jak SAP S/4HANA. To droga, na którą w pewnym momencie z sukcesem zdecydowała się także firma Velvet CARE, a ważnym wymogiem było to, by wdrożenie nie wymagało zatrzymania produkcji.
Według danych Eurostatu w 2021 roku z systemów ERP korzystało 38 proc. europejskich przedsiębiorstw. Polskie firmy odstawały nieco od średniej, nad Wisłą na takie wdrożenia zdecydowało się wówczas bowiem 32 proc. organizacji. Jednak, jak podkreślają eksperci, świadomość przedsiębiorstw regularnie rośnie, a zalety wdrożeń ERP, przekładających się m.in. na obniżenie kosztów operacyjnych, poprawę jakości danych, czy też możliwości ich kontrolowania i szybszego podejmowania na ich podstawie decyzji, są niezaprzeczalne.
W stronę sprawniejszych procesów biznesowych
Velvet CARE to jeden z największych producentów wyrobów higienicznych w Europie Środkowej. Firma działa pod obecną nazwą od ponad 10 lat, ale bazuje na ponad 100 latach tradycji papiernictwa w Kluczach, gdzie mieści się jeden z jej zakładów produkcyjnych. Grupa Velvet CARE zatrudnia około 900 osób w Polsce i Czechach, a jej produkty, które powstają w ramach 18 linii przetwórczych, trafiają na rynek polski i około 30 innych rynków eksportowych.
W pewnym momencie Velvet CARE zdecydowało się na wdrożenie systemu SAP S/4HANA, w modelu on-premise. Projekt był elementem szerzej zakrojonej strategii transformacyjnej. Wśród celów, jakie Grupa Velvet CARE stawia inwestycjom w nowoczesną infrastrukturę informatyczną, jest bowiem zwiększanie bezpieczeństwa i stabilności działania, rozwijanie efektywności procesów produkcyjnych i zarządczych oraz integracja w jeden ekosystem, który umożliwi w przyszłości jak najpełniejszą wymianę informacji, analizę danych i raportowanie.
Do decyzji o wdrożeniu doprowadziła zatem przede wszystkim potrzeba zwiększenia bezpieczeństwa technologicznego. Dużą rolę odegrała też świadomość wagi ciągłego wsparcia i aktualizacji systemów. Od początku było także wiadomo, że wybrane rozwiązania muszą wspierać dalszy, dynamiczny rozwój organizacji, dlatego wybrano system SAP S/4HANA. Partnerem technologicznym projektu został dotychczasowy partner Plaut Consulting Polska, z którym współpraca Velvet jest kontynuowana od 2013 roku. Plaut Consulting Polska Sp. z o.o. to dynamiczna i innowacyjna firma, która dzięki wysokim kwalifikacjom zatrudnianych konsultantów, oferuje Klientom kompleksowe usługi związane z transformacją cyfrową z wykorzystaniem rozwiązań SAP. Firma należy do międzynarodowej grupy msg Plaut, która z kolei jest częścią grupy msg, zatrudniającej blisko 11 000 pracowników, posiadających ekspertów w 35 krajach.
Ważna diagnoza ryzyk
Duże znaczenie dla osób zaangażowanych w projekt miała uważna identyfikacja ryzyk, wynikających z wdrożenia i zapewnienie rozwiązań, które przełożą się na ich neutralizację. Wśród zdefiniowanych zagrożeń znalazło się m.in. ryzyko zatrzymania procesów w spółce, braku komunikacji z systemami zewnętrznymi, a także obciążenia wynikające z ewentualnego błędnego zaprojektowania procesów, braku wiedzy pracowników i niekompletnego przetestowania nowego systemu. Firma nie mogła sobie pozwolić na zatrzymanie codziennych procesów produkcyjnych. Z tego względu zdecydowano się na strategię konwersji z eksploatowanego systemu SAP, zapewniającą ewolucję, a nie rewolucję, zachowanie danych historycznych i minimalizację przestoju. Ważnym wyznacznikiem było także dążenie do najkrótszego możliwej niedostępności systemu produkcyjnego w ramach finalnej konwersji. Pod tym kątem uważnie przygotowano narzędzia służące m.in. kontroli i wychwyceniu oraz naprawieniu błędów przed rozpoczęciem samej konwersji i umożliwiające szczegółowe zaplanowanie kolejnych kroków.
Kluczowy moment
Bardzo ważnym elementem projektu była zatem chwila startu. Na tzw. „go live” w formule online przeznaczono 3 dni i 2 noce. Proces zaplanowano szczegółowo, co do godziny, istniał też szczegółowy plan awaryjny na wypadek niepożądanego dłuższego przestoju. W tym czasie wszyscy pracownicy mogli korzystać z utworzonego w tym celu kanału informacyjnego na platformie MS Teams, a produkcja niezmiennie prowadzona była w codziennym rytmie.
Wdrożenie przeprowadzono z sukcesem, choć w jego trakcie pojawiło się kilka wyzwań związanych z backupem danych, czy poprawkami. Zmierzenie się z nimi było możliwe m.in. dzięki dobrze zaplanowanym migracjom testowym, planowi awaryjnemu, rozwiązywaniu problemów na odpowiednich poziomach, współpracy, a także trwającemu przez tydzień po wdrożeniu wsparciu technologicznemu 24 h.
– Wdrożenie systemu SAP S/4HANA w Velvet CARE było złożonym procesem, a dzięki zaangażowaniu wszystkich stron, udało nam się osiągnąć sukces. Jednym z najważniejszych czynników, które się do tego przyczyniły, była dobra komunikacja pomiędzy uczestnikami projektu. Dzięki temu mogliśmy wspólnie wypracować najlepsze rozwiązania. Cały projekt trwał 6 miesięcy i w 99 procentach został przeprowadzony online. Finalna konwersja sprawiła, że system produkcyjny był niedostępny jedynie przez dwie doby, a przestoju produkcji nie było wcale, co jest imponującym wynikiem, zważywszy na to, że projekt wymagał weryfikacji niemal tysiąca operacji – podsumowuje Joanna Forkajm-Stachura, Managing Director z Plaut Consulting.
Dzięki projektowi wdrożenia SAP S/4HANA firma Velvet CARE zyskała nowoczesne narzędzia. Celem było ujednolicenie i usprawnienie procesów biznesowych, poprawa efektywności operacyjnej i zwiększenie bezpieczeństwa danych. Wdrożenie było dużym wyzwaniem, ale również szansą na rozwój. Aktualnie grupa planuje kolejne wdrożenia w swoich spółkach oraz dalszy rozwój w zakresie wykorzystania nowych rozwiązań technologicznych m.in. w obszarach planowania produkcji, analityki, współpracy z dostawcami czy automatyzacji procesów HR, co pozwoli na dalsze zwiększenie efektywności operacyjnej i konkurencyjności.
– Wdrożenie systemu ERP to wymagający projekt. Aby zakończyć go z powodzeniem, należy odpowiednio przygotować się do realizacji. Wśród kluczowych czynników sukcesu takiego przedsięwzięcia, ważną rolę odgrywa faza przygotowawcza, obejmująca przede wszystkim dokładną analizę bieżących procesów biznesowych oraz zidentyfikowanie obszarów do poprawy. W projektach migracyjnych z poprzednich wersji SAP warto pochylić się nad kwestią usprawnień, jakie wnosi system S/4HANA do już realizowanych procesów (na przykład z wykorzystaniem automatycznych narzędzi takich jak Process Insights) oraz zwrócić uwagę na nowe funkcjonalności systemu S/4HANA i rozwiązań komplementarnych. Mogą one usprawnić obszary nieobjęte do tej pory systemem lub nawet umożliwić wdrożenie nowego modelu biznesowego i strategii niemożliwych do zrealizowania na starym systemie – dodaje Marcin Mazurkiewicz z SAP.
