Cyfrowa metamorfoza
Współczesny biznes na całym świecie, zwłaszcza w Europie, zmierza w kierunku digitalizacji. W ostatnich latach trend ten zauważalny jest również w Polsce, która obecnie robi kolejny krok wprowadzając w 2023 roku obowiązek e-fakturowania B2B.
„Wdrożenie e-fakturowania wpisuje się w strategię cyfrowej transformacji, którą polski rząd stara się realizować od wielu lat. Jest to również zgodne z kierunkiem rozwoju w krajach sąsiednich” – mówi Andrzej Pijanowski, Country Manager Pagero Poland.
W ciągu najbliższych 3-5 lat możemy spodziewać się, że wiele europejskich krajów wprowadzi analogiczny obowiązek. Polska jest bardzo ważnym elementem układanki na gospodarczej mapie Europy, a teraz nadchodzi czas na nowy rozdział. Z obserwacji wynika, że polskie firmy mają odpowiednie podejście i wizję digitalizacji, co jest dobrym punktem wyjściowym. W świetle szeroko pojętych zobowiązań, wynikających również z przepisów prawa, digitalizacja nie jest już opcją – jest koniecznością, by móc konkurować i odnosić sukcesy w biznesie.
Obowiązki i korzyści
„Wprowadzanie obowiązku e-fakturowania oraz innych modeli sprawozdawczości wynika bezpośrednio z chęci zmniejszenia luki w podatku VAT oraz pośrednio z chęci usprawnienia gospodarki. Jednocześnie na transformacji cyfrowej skorzystają również firmy” – kontynuuje Pijanowski.
Na pierwszy rzut oka korzyści nie zawsze są oczywiste. Z jednej strony może się wydawać, że rząd stara się jedynie spełnić własne potrzeby, ale z drugiej strony, wprowadzając e-fakturowanie i wymianę e-dokumentów przyniesie nam wartość biznesową w postaci oszczędności czasu i kosztów związanych z manualnym procesowaniem dokumentów oraz ograniczenie liczby błędów. Taka automatyzacja wpłynie również znacząco na jakość danych. Bez dokładnych i szczegółowych danych poruszamy się po omacku, a decyzje podejmowane są w oparciu o przeczucia. Posiadanie poprawnych i kompletnych danych umożliwi nam podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.
e-fakturowanie w KSeF
Aby umożliwić ogólnopolskie e-fakturowanie, powstała nowa scentralizowana platforma KSeF (Krajowy System e-Faktur), która jest już uruchomiona. Ta zmiana umożliwi ustawodawcy uszczelnienie systemu podatkowego. Tym samym przeniesie rozliczanie podatku VAT na wyższy poziom. Korzystanie z KSeF wiąże się również z wieloma korzyściami dla podatnika, na przykład zwrot podatku zostanie skrócony z sześćdziesięciu do czterdziestu dni, a archiwizacja e-faktur nie będzie wymagana, ponieważ dokumenty będą przechowywane w systemie KSeF. Ponadto nie będzie potrzeby oddzielnego generowania plików audytowych (JPK), ponieważ wymagane dane będą dostępne dla organów w systemie.
Przygotowanie do zmiany
Wejście w sferę digital nastąpi w krótkim czasie. Rok 2023 jest tuż za rogiem, dlatego też firmy powinny zacząć działać już teraz. Należy sprawdzić możliwości swojego systemu ERP oraz zdolność dostarczania i odbierania ustrukturyzowanych danych. Jeśli Twój system nie jest gotowy, a procesy nadal oparte są o formę papierową czy pliki PDF, należy upewnić się, że zostaną wprowadzone odpowiednie korekty, aby spełnić wymogi wynikające z przepisów.
Ponadto w KSeF obsługiwane będą jedynie faktury. Załączniki, zamówienia zakupu czy dokumenty dostaw w dalszym ciągu muszą być wymieniane między firmami. W związku z tym należy znaleźć rozwiązanie do dystrybucji również innych dokumentów biznesowych, aby uniknąć dodatkowej podwójnej, manualnej pracy.
W zgodzie z przepisami – globalnie dzięki Pagero
Podsumowując, uregulowane przepisami e-fakturowanie przynosi bezpośrednie korzyści Twojej firmie. Wysyłanie i procesowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych pomoże usprawnić wewnętrzne procesy i stworzyć solidną podstawę do dalszych optymalizacji.
Umożliwiając dostęp do największej na świecie, otwartej sieci biznesowej do wymiany e-dokumentów, Pagero z początkiem 2022 rozpoczęło lokalną działalność w Polsce. „W świetle nadchodzących zmian w przepisach chcemy być jeszcze bliżej naszych Klientów, by pomóc im w płynnej adaptacji” – mówi Pijanowski.
Jeśli uwarunkowania techniczne KSeF lub format ustrukturyzowanej faktury stanowią wyzwanie, powinieneś skontaktować się z dostawcą usług, takim jak Pagero, aby otrzymać wsparcie i adekwatne rozwiązanie
Powinniśmy również spojrzeć na wymianę e-dokumentów w szerszej perspektywie. Kupno i sprzedaż to jednoczesna kooperacja wielu podmiotów, często wykraczająca poza granice jednego kraju. Połączenie z siecią Pagero nie tylko umożliwia usprawnienie procesów oraz wymianę dokumentów w sposób cyfrowy, ale również wymianę dokumentów w sposób zgodny z lokalnymi przepisami – globalnie.
Bez względu na to gdzie się znajdujesz, kupowanie i sprzedawanie powinno być łatwe i właśnie to pomożemy Ci osiągnąć.
Andrzej Pijanowski, Country Manager
Pagero Poland
