Na przestrzeni ostatnich miesięcy można było zaobserwować, że automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie to właściwa droga do tego, aby w awaryjnej sytuacji móc nadal właściwie zarządzać. O skuteczności nowoczesnych technologii przekonały się w szczególności firmy, które zostały zmuszone do oddelegowania swoich pracowników działów kadrowo-płacowych oraz HR na pracę zdalną w czasie pandemii. Jak systemy do zarządzania wpłynęły na organizację zadań podczas home office?
Przed wybuchem pandemii COVID-19 praca zdalna była benefitem postrzeganym jako atrakcyjne warunki zatrudnienia. Mało kto korzystał z takiej formy, a wiele osób nie wyobrażało sobie, jak można wykonywać obowiązki zawodowe z domu. Tymczasem sytuacja spowodowała, że praca zdalna stała się koniecznością wynikającą z ograniczenia ryzyka rozprzestrzeniania się infekcji. Pracodawcy coraz chętniej skłaniali się do tego, aby zamiast odsyłania pracowników na urlopy dać im możliwość wykonywania zadań z pomocą nowoczesnych technik informatycznych i telekomunikacyjnych.
Zarządzanie czy dezorganizacja?
Przejście na tryb pracy zdalnej spowodowało, że pracownicy zwrócili uwagę na istotny problem związany z zarządzaniem. Rozliczanie czasu pracy okazało się problematyczne zarówno dla pracowników, jak i kadry zarządzającej. Ograniczenia spowodowały zahamowanie procesów związanych ze szkoleniami oraz zatrudnianiem nowych pracowników, trudności pojawiły się także w obsłudze wniosków i dokumentacji księgowej, powodując opóźnienia. Dezorganizacja pojawiła się jednak wyłącznie w firmach, które przez okres swojej działalności nie zdecydowały się na wdrożenie dedykowanych systemów informatycznych.
Aplikacje usprawniające pracę w czasie pandemii
Wspomniane wyżej problemy nie dotyczą jednak firm, które znacznie wcześniej wdrożyły system do zarządzania zasobami ludzkimi i działem księgowości wraz z dedykowanymi aplikacjami. Posiadanie odpowiedniego narzędzia pomaga usprawnić zarówno komunikację (pracownik-firma), jak i właściwe zarządzanie. W systemie TETA HR pracownik może na bieżąco kontrolować swoje absencje czy godziny nadliczbowe, dzięki czytelnej ewidencji dbającej o właściwe rozliczanie czasu pracy na podstawie składników RCP, z których tworzone są karty pracy i listy płac. Z pomocą elektronicznego obiegu dokumentów pracownik może w każdej chwili złożyć wniosek urlopowy lub delegację w formie online. Podanie jest akceptowane przez przełożonego, który ma wgląd do systemu z poziomu urządzeń mobilnych. Dzięki technologiom mobilnym oraz webowym pracodawca ma stały dostęp do planu pracy pracownika. Co więcej, menadżer ma możliwość zlecać oraz zatwierdzać nadgodziny zarówno indywidualnie, jak i grupowo.
Narzędzia dopasowane do potrzeb
Oprócz dostępu do działu HR, osoba pracująca zdalnie może załatwić większość spraw z obszaru księgowo-płacowego. Automatyzacja wybranych procesów umożliwia nie tylko terminową realizację zadań, ale także ułatwia szereg czynności takich jak: naliczanie wynagrodzeń, wykonywanie przelewów czy rozliczanie z ZUS. Dzięki automatyzacji czasochłonnych procesów pracownicy mogą skupić się na analizie oraz weryfikacji wygenerowanych wartości, bez tracenia czasu na pracochłonne czynności. Do dyspozycji jest także aplikacja mobilna TETA ME dopasowana do potrzeb osób zatrudnionych, pracujących zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie. Narzędzie skoncentrowane na potrzebach pracowników, pozwala usprawnić komunikację, dzięki czemu ludzie będący na home office mogą wnioskować o urlop bez konieczności składania papierowego wniosku w siedzibie firmy. Oprócz tego osoba pracująca z domu ma stały podgląd do statusu złożonego dokumentu.
Podsumowanie
Pandemia COVID-19 pokazała, że technologie informatyczne w przedsiębiorstwach niezależnie od branży są niezastąpione. Bez stałego kontaktu z zespołem i menadżerami podczas pracy zdalnej wykonanie wielu zadań jest po prostu niemożliwe. Sam proces zarządzania oraz organizacji wymaga od pracowników zmiany podejścia do codziennych czynności, co dla niektórych osób okazało się sporym wyzwaniem. Niemniej jednak nowoczesne rozwiązania, w postaci systemów do zarządzania zasobami, pozwalają zachować płynne działanie w obszarach księgowo-płacowym oraz HR, co w przypadku wykonywania zadań na odległość jest sporym sukcesem.
OPTeam SA
Tajęcina 113
36-002 Jasionka
tel. 17 867 21 00
tel. 17 859 68 45
kom. 668 345 573
e-mail: opteam@opteam.pl
https://opteam.pl/
